Преобразование функциональной модели и построение информационной модели договорного отдела

3. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ  И ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА НПО АП

3.1 ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА  НПО АП С УЧЕТОМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АИС

3.1.1 ПОСТРОЕНИЕ ДЕРЕВА ФУНКЦИЙ

Построение функциональной модели любой системы всегда начинается с определения иерархии функций, т. е. построения дерева функций. Для изменения функциональной модели необходимо выяснить, какие функции будут исключены из дерева, а какие, наоборот, добавлены.

В данном случае модель изменяется в связи с предстоящим переходом  сотрудников договорного отдела на работу с АИС, поэтому необходимо удалить из дерева функций те из них, которые связаны с ведением книг учета договоров (необходимость в ведении этих книг отпадет, так как вся информация будет храниться в БД). Однако при этом в модель придется ввести функции связанные непосредственно с работой с приложениями к БД, на которой будет основана АИС. К таким функциям относятся следующие:

·  функции, связанные с занесением исходной информации о договоре, этапе или дополнительном соглашении в БД;

·  регистрация входящих документов в БД;

·  составление производных документов с использованием средств АИС;

·  составление отчетов по отдельным договорам и сводных справок по группам договоров для руководства.

Однако при изменении функциональной модели следует тщательно следить за тем, чтобы не нарушилась сама «технология» работы с договором, так как это может привести к тому, что договорной отдел перестанет выполнять все возложенные на него функции, не нарушился документооборот всей организации.

С учетом всех вышеописанных условий в дерево функций модели договорного отдела были внесены соответствующие изменения, и оно приобрело вид, показанный на схеме 2. Полный набор диаграмм для преобразованной функциональной модели договорного отдела НПО АП представлен в приложении 5.

С Х Е М А  2.

Дерево функций преобразованной  функциональной модели договорного отдела.

3.1.2 ОПИСАНИЕ ПРОСТЕЙШИХ ФУНКЦИЙ ПРЕОБРАЗОВАННОЙ МОДЕЛИ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА

Построение функциональной модели нельзя считать завершенным, если не описаны простейшие функции. Описание 70 простейших функций модели договорного отдела, преобразованной с учетом применения АИС, приведено ниже в порядке следования в дереве функций:

Провести переговоры с Заказчиком (Activity A11):

Решение о переговорах с Заказчиком принимается совместно генеральным директором НПО АП и начальником договорного отдела. В результате личной встречи начальника договорного отдела НПО АП с представителем Заказчика оговариваются предварительные условия возможного договора (какие именно работы будут заказаны, в какие сроки их необходимо выполнить и приблизительная  сумма  оплаты). Если обе стороны заинтересованы в заключении договора на рассмотренных условиях, то Заказчик представляет техническое задание (ТЗ).

Занести предварительные условия договора в БД и зарегистрировать ТЗ (Activity A12):

В БД АИС куратор договора заносит сведения о предварительных условиях договора с Заказчиком (сроки, сумма, работы...) и регистрирует ТЗ от Заказчика.

Рассмотреть ТЗ и определить трудоемкость работ (Activity A13):

Начальник договорного отдела с руководителем ВТК, который будет выполнять работы по договору, на основании ТЗ определяют приблизительную трудоемкость работ и возможности их выполнения без привлечения контрагентов. Таким образом, составляется список собственных работ, который может быть впоследствии скорректирован с учетом решений руководства.

Разбить собственные работы на этапы и определить отчетные документы для них (Activity A1411):

Руководитель ВТК, выполняющего собственные работы по данному договору, учитывая трудоемкость, определяет количество этапов и работы, которые будут выполняться на каждом из них. Для каждого этапа определяются отчетные документы. Название этапа определяется наименованием его работ.

Назначить сроки выполнения работ с учетом трудоемкости (Activity A1412):

Начальник договорного отдела и руководитель ВТК назначают сроки выполнения работ по каждому из этапов договора с учетом трудоемкости их выполнения.

Рассчитать себестоимость и цену работ по этапам          (Activity A1413):

Руководитель ВТК и начальник договорного отдела определяют себестоимость работ и окончательную цену работ, принимая во внимание необходимую быстроту их выполнения.

Занести в БД предварительные данные по этапам (Activity A1414):

Куратор договора регистрирует в БД этапы договора и заносит предварительные сведения о них (название, сумма, сроки, отчетные документы).

Зарегистрировать протокол собрания ВТК (Activity A1421):

Куратор договора регистрирует в БД протокол собрания ВТК.

Подписать и зарегистрировать договор подряда с ВТК (Activity A1422):