Разработка автоматизированной системы учета информации для предприятия розничной торговли ЧП "Золушка" (Аналитическая часть)

Глава 2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1. Технико-экономическая характеристика объекта управления.

Магазин "Золушка",  имеет частную форму собственности и зарегистрирован в 1998г. как ЧП Кожедуб М.И. На протяжении 5 лет  занимается розничной торговлей игрушками. Организационная структура упрощена, в связи с совмещением в одной должности нескольких обязанностей, а так же с небольшой численностью персонала. В данной структуре директор имеет возможность осуществлять прямое руководство, непосредственно отдавая указание каждому сотруднику в отдельности. Практически все отделы (подразумевается конкретный работник) имеют обратную связь с вышестоящими. Исключением является самое младшее звено - продавцы. Они не имеют обратной связи с директором.  Так же существует отдел разработок, который не является официально зарегистрированным и имеет прямую связь только с директором. Графическое изображение организационной структуры представлено в (Рис.2.1).

Общеизвестно, что основу управления на любом предприятии составляет информация. Только полная, достоверная информация в нужное время и в нужном месте позволяет принять своевременное правильное решение. Обеспечить процесс принятия решения на всех уровнях управления согласованной и адекватной информацией в необходимом, но достаточном объеме и в соответствующей форме позволяют информационные системы. Данная система будет накапливать информацию о результатах деятельности предприятия, и обрабатывать в соответствии с поставленными задачами.

Организационная структура предприятия.

Рис.2.1.

С 01.01.03 ЧП Кожедуб М.И. Налогообложение с вмененного дохода, что позволяет сократить документооборот в несколько раз и не расширять функции программного продукта.

2.2.     Экономическая сущность комплекса задач.

Объектом управления является организация введения, хранения и обработки информации,  а также анализ полученных данных. Объект управления характеризуется наличием ассортименты товара,  поставщиков и служащих.

Функции, решаемые объектом управления:

·  Ввод информации о дневной выручки

·  Внесение данных приходных накладных (редактирование веденных данных)

·  Занесение результатов учетов

·  Занесение отработавших день сотрудников в базу с соответствующей выручкой

·  Ведение базы данных «Поставщики»

·  Расчет заработной платы сотрудников в соответствии с получаемыми данными 

·  Построение гистограммы «Отработанные дни» сотрудников предприятия.

·  Построение гистограммы месячных продаж по укрупненным видам товара (на основе сводной таблицы)

·  Построение графиков товаров с низким спросом и с отсутствующим.

·  Построение гистограммы «недостача» за весь период работы предприятия

·  Построение таблицы и диаграммы «Заказ»

·  Работа с документами, книгами средствами главной формы.

·  Хранение исходной и результирующей информации.

Информационное обслуживание данного управления находится на достаточно высоком уровне; оно применяется для ввода информации, добавляя данные в течении месяца, и создавая новую базу данных после проведения учета; использования информации о фирмах-поставщиках в качестве справочника а также с целью облегчения процедуры заказа товара.

В будущем, при положительном опыте работы с данной базы, планируется ввод дополнительной услуги заказ товара покупателем, для чего необходимо будет сформировать каталог с ассортиментом товара. В базу же необходимо внести дополнительную форму, содержащую информацию о заказчике и его заказе.

2.3. Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения комплекса задач.

Необходимость в средствах автоматизации возникает в связи с неэффективной тратой времени при проведении учета, а также с возникновением ошибок при подсчете итоговых данных при ручной обработке информации.

Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получить необходимые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями потребностями организации.

Основные возможности, которые предоставляет программа, предназначенная для автоматизации работы организации:

ü Отслеживание закончившегося товара в торговом зале;

ü Выявление эффективно работающих сотрудников;

ü Обеспечение достоверности информации как промежуточной, так и итоговой;