Индивидуальное планирование времени

ТЕМА 3. ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

3.1. ПЛАНИРОВАНИЕ

Есть ли у вас план, мистер Фикс?

Сущность любой деятельности проявляется в ее функциях, т.е. основных задачах общего характера, возникающих в процессе разделения труда. Общие функции менеджмента, которые отражают его суть, были сформулированы в 1916 году Анри Файолем (1825 – 1925, генеральный директор крупной французской горнодобывающей и металлургической компании «Комамбо»). Он выделил 5 функций:

планирование

организация

 мотивация

 контроль

координация.

Планирование определяет цели функционирования системы и способы их достижения.

В узком смысле планирование – это составление планов.

Индивидуальное планирование

Планирование жизненных целей оказывает прямое влияние на индивидуальное планирование рабочего времени человека. Анализ показал, что они редко выполняются более чем на 2/3, поэтому происходит их постоянная корректировка.

Принцип Парето

Свой принцип итальянский  экономист и социолог Вильфредо Парето (1848 – 1923 гг.) сформулировал в 1897 г.. суть его состоит в следующем: 20 % приложенных человеком усилий порождает 80 % результата, т.е. лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 эффективны в 16 раз меньше. Поэтому метод получил название «правило 80/20» или «принцип дисбаланса».

100 лет спустя англичанин Ричард Кох проанализировал причины универсальности действия принципа Парето. Исходя из его работы, коротко можно сказать, что самое главное – это планирование личного времени и система принятия решений.

Кроме того, Кох делает неожиданные выводы, названные им «Ересью принципа 80/20» (Ересь – это нечто противоречащее общепринятому мнению):

- мы пользуемся временем нерационально, поэтому нужна полная реконструкция представлений о времени, не какие-то частичные изменения;

- нехватка времени – миф. По-настоящему используется только 20 % нашего дня. А многие талантливые люди делают основное в течение нескольких минут. Если мы уделим внимание 20 % главных видов деятельности, то можем свести нашу рабочую неделю к двум дням, но сможем достичь на 60 % больше чем сейчас;

- наш враг не само время, а то, как мы его используем. Все возвращается на круги своя. Все повторяется – дни недели, времена  года… Потерянное время не потеряно навсегда;

- мы транжирим и проматываем время именно потому, что у нас Егор слишком много. Самый продуктивный период в любой работе – последние 20 % рабочего времени перед ее сдачей. Поэтому надо просто сократить время на его реализацию.

Итак, планирование необходимо, но как его осуществить? Разные психологические типы по-разному относятся к планированию.

ПРАКТИКУМ: каждый студент должен рассказать коротко о планировании своего рабочего дня, недели.

Но есть несколько универсальных принципов:

1.  Планирование должно приводить к выигрышу времени.

2.  Регулярная подготовка ежедневного плана экономит до 2-х часов рабочего времени.

3.  Целесообразно планировать примерно 60 % рабочего времени, 20 % оставлять на спонтанные действия (творчество), 20 % - резерв на незапланированные действия.

4.  Устанавливать конкретные сроки выполнения любого задания.

5.  Определить приоритетные цели.

6.  Точно определить, что должны сделать вы, а что можно поручить другим.

7.  Предложен президентом Дуайтом Эйзенхауэром, который рассматривал все дела с точки зрения важности и срочности. Все дела он расположил в ячейки простой матрицы.

высокая

ВАЖНОСТЬ

низкая

низкая                                          СРОЧНОСТЬ                                          высокая  

А – срочные, важные; выполняются незамедлительно.

Б – важные, но не слишком срочные; требуют внимания и определения сроков исполнения, без которых они в какой-то момент рискуют превратиться в задачи А, а вы к этому не будете готовы.

В – поручают подчиненным или специалистам, т.к.должны быть сделаны срочно, но они не слишком важные.

Г – несрочные, неважные, которые нужно просто забыть.

Чаще всего работники занимаются делами Г и В, потому что их делать проще, а результаты – налицо.

Почему это происходит? Мы работаем, ориентируясь на две перспективы – ближнюю и дальнюю. Лишь немногие руководствуются  дальней (написать, например, статью легче, чем выпустить книгу). Нужен быстрый конкретный результат (мешок денег).

Изменить себя очень сложно, но можно использовать свои психологические особенности и правильно распланировать день, обязательно принять во внимание особенности индивидуального графика трудоспособности и учитывать навык саморазгрузки.

Краткие рекомендация по текущему планированию

План на год

В конце каждого года отведите несколько дней для составления плана на следующий год. Создайте обзор имеющегося времени на кварталы, месяцы, недели. Решите, какие по длительности периоды вы хотите отвести для проектов, главных задач, поездок, отпусков и т.д.

План на месяц

В конце каждого месяца выделите время на составления плана на следующий месяц. Создайте обзор имеющегося у вас времени в течение рабочего дня по вечерам, в выходные. Подготовьте все известные мероприятия на месяц: встречи, важные сообщения, покупки и т.п.

План на неделю

Для планирования недели требуется всего 10 – 15 минут. Подумайте, что надо сделать в течение недели, как использовать утренние, вечерние и дневные часы. Что конкретно вы хотите добиться в конце недели.

План на день

Начало дня.

1.  Начинать с позитивного настроения.

2.  На работу – без спешки.

3.  Начинать работу по возможности в одно и то же время.

4.  Перепроверить план работы на день.

5.  Согласовать план работы с секретарем.

6.  Начать день с относительно важной, но достаточно простой задачи (Б).

7.  решив ее, создать хорошее настроение.

8.  Заняться важными и сложными задачами.

Ход дня.

1.  Фиксировать сроки выполнения заданий.

2.  Отклонять дополнительно возникающие проблемы.

3.  Избегать незапланированных импульсивных действий.

4.  Делать паузы и соблюдать размеренный темп работы.

5.  Выполнять небольшие однородные дела сериями.

6.  Использовать паузы.

7.  Контролировать время и план.

Завершение рабочего дня.

1.  Завершить начатое.

2.  Осуществить контроль.

3.  Составить план на следующий день. Составить перечень мелких до 10-15 минут дел.

4.  Привести в порядок рабочее место.

5.  Домой – с хорошим настроением, для этого найти важное позитивное событие дня.

Три приема «обмана» лени

1. Не стоит сразу настраивать себя на героические подвиги, надо разбить дела на несколько маленьких.
2. Метод «пяти минут»: убедите себя, что будете работать только 5 минут, а потом – перерыв. Но затем втянитесь, и трудно будет оторваться.
3. используйте случайную свободную минуту, чтобы сделать часть дела (например, во время рекламы подготовьте рабочий стол).

Организация рабочего места

Рабочее место должно быть хорошо оборудовано и удобно для работы. Для объяснения беспорядка на рабочем столе имеется несколько причин:

ü Вы не можете решить сразу, что делать с той или иной бумагой.

ü В вашем письменном столе нет архива.

ü Вы не пользуетесь папками для бумаг.

ü Вы держите бумаги на виду, чтобы не забывать о них.

Поэтому Вы складываете бумаги в одну стопку на столе. Вырастают штабели бумаг, которые напоминают о незаконченных делах, что уменьшает работоспособность и ухудшает самочувствие.

Беспорядок на столе является отражением беспорядка в голове. Вы теряете возможность видеть проблемы в перспективе, на дела уходит гораздо больше времени, чем нужно.

Не бойтесь пустоты на столе. Многие склонны связывать пустой письменный стол с небольшим объемом работ. Это побуждает некоторых следить, чтобы на столе всегда лежало много бумаг.