Операционная инструкция "Ведение основных данных по сотрудникам" (Версия_1). Описание функциональности в ЕКАСУТР ведения основных данных сотрудников по кадровому учету

 Функциональное направление

«Кадровый учет и делопроизводство»

Операционная инструкция

«Ведение основных данных по сотрудникам»

(Версия_1 )

2008

Управление документом

Автор
Файл	РАОИ-01-03 Ведение основных данных по сотрудникам.doc
Создан
Последнее редактирование
Количество страниц	67

Версии документа

Версия	Дата изменения	Описание изменения	Автор изменения	Подпись
1	02.06.2008	Инструкция дополнена пунктом 2.1.8 Удостоверения СНГ (виза)	И.А. Бочарова
2	07.10.2008	Дополнен пункт 4.7 в части Удостоверения СНГ медицинский полис	А.А.Комлев

Утверждение документа.

Версия	Дата утверждения	Описание изменения	Орган, утвердивший документ

Согласования

Версия	Организация, должность	ФИО	Подпись, дата

Содержание

1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА. 5

2. ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ. 6

3. Общее описание. 7

4. Личная карточка. 9

4.1. Организационное присвоение. 10

4.2. Персональные данные. 10

Ведение данных об ученых степенях работника. 12

4.3. Адреса. 12

Адрес иностранных граждан. 14

Данные о месте рождения работника. 16

4.4. Семья/контактное лицо. 23

4.5. Образование. 25

4.6. Квалификации. 27

4.7. Удостоверения СНГ. 30

Удостоверения СНГ, паспорт. 30

Удостоверения СНГ, военный билет. 31

Удостоверения СНГ, военный билет офицера запаса. 34

Удостоверения СНГ (ИНН, страховое свидетельства ПФР, медицинский полис, удостоверение работника железнодорожного транспорта, формуляр) 37

Удостоверения СНГ (виза) 39

4.8. Инфо-тип «Внешние организации» (Выборная работа) 40

4.9. Дополнительные данные. 42

5. Основные данные. 44

5.1. Мероприятия. 45

5.2. Организационное присвоение. Персональные данные. Удостоверения СНГ. 45

5.3. Медосвидетельствование. 46

5.4. Нормативное рабочее время. 48

5.5. Основные выплаты. 49

5.6. Периодические выплаты и удержания. 50

5.7. Компоненты договора. 50

5.8. Определение дат. 51

5.9. Отслеживание сроков. 52

5.10. Трудовая книжка. 52

5.11. Приказы, распоряжения. 56

5.12. Ведение склонений ФИО сотрудников. 57

5.13. Взыскания и наказания. 58

5.14. Награды, поощрения. 59

5.15. Проездные документы. 60

5.16. Объективка. 60

5.17. Профессиональное объединение. 60

5.18. Пребывание за границей. 61

6. Закладка «Льготы, соц. страхование, ПФ». 62

6.1. Негосударственное пенсионное страхование. 62

6.2. Инвалидность. 63

6.3. Ветеран, прочие льготы. 64

6.4. Норма отпуска бытового топлива. 65

6.5. Жилищные условия. 65

1.  НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Целью данного документа является описание  функциональности в ЕК АСУТР ведения основных данных сотрудников  по кадровому учету.

2. ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

Сокращение	Расшифровка
ЕКАСУТР	Единая корпоративная система управления трудовыми ресурсами ОАО «РЖД» на базе SAP R/3 версии 4.7  (модуль HR)
Инфо-тип	Набор данных, образующих группы с одинаковым содержимым, логическая и техническая группировка связанных друг с другом полей.
Подтип	Дополнительная логическая группировка типов данных, которые ведутся в одном инфо-типе.
Администрирование персонала	Функциональный компонент SAP HR предназначенный для ведения данных по работникам.

3. Общее описание

Для заполнения или изменения данных по сотруднику необходимо выполнить следующую навигацию:

Меню пользователя ® Ведение основных данных персонала

Выделить «Ведение основных данных персонала» и щелкнуть на него два раза мышкой, откроется экран «Ведение основных данных персонала».

Основные данные работника ведутся в нескольких закладках:

«Личная карточка», «Основные данные», «Временные данные», «Льготы, соц.страхование ПФ», «Представление к награждению», «Договор гражданско-правового характера». Для перехода  из одной закладки в другую нажать на нужную закладку либо выбрать из справочника по пиктограмме .

В процессе трудовой деятельности у работника данные инфо-типов могут изменяться (персональные данные, удостоверения, образование, организационное присвоение и т.д.).

Для корректировки  данных  в записи инфо-типа воспользоваться пиктограммой -   изменить.

Для внесения новых записей инфо-типа воспользоваться одной из двух пиктограмм

  - «создать»   или  - «скопировать».

В случае создания новой записи в инфо-типе не содержится информации – ее необходимо вносить, в случае копирования данных запись копируется из прежнего инфо-типа, после копирования необходимо внести требуемые изменения.  Решение об использовании пиктограмм копирования или создания принимает пользователь в зависимости от рациональности внесения информации.

Новые записи сохранить с помощью пиктограммы -  «сохранить».

Таким образом, в инфо-типе  хранятся все созданные и измененные записи, действовавшие  в определенные периоды.

Просмотр списка записей осуществляется по пиктограмме –   обзор»,

для чего предварительно  необходимо выделить интересующий  инфо-тип, затем в списке записей инфо-типа выделить  интересующую строку.

Нажать пиктограмму -  просмотреть.

4. Личная карточка

Закладка «Личная карточка» содержит следующие инфо-типы:

Организационное присвоение

Персональные данные

Адреса

Семья/контактное лицо

Образование

Аттестации

Квалификации

Удостоверения СНГ

Дополнительные данные по сотрудникам

Заполнить поле «Табельный номер», отметить нужный инфо-тип и выбрать пиктограмму:

   изменить,  

   просмотреть или

     создать.

4.1. Организационное присвоение.

Этот инфо-тип формируется при выполнении мероприятия (прием, перевод, увольнение и т.д.). Создать данный инфо-тип с помощью пиктограммы  нельзя.

4.2. Персональные данные.

Инфо-тип «Персональные данные» формируется при приеме на работу.

Если необходимо исправить ошибку, допущенную при внесении информации в инфо-тип, то следует выполнить следующее:

§  выбрать название инфо-типа,

§  выбрать пиктограмму «Изменить»,

§  исправить ошибки,

§  сохранить.

При внесении новых данных в том случае, когда требуется сохранить старую запись, а также  добавить новую (например, запись ИТ «Персональные данные» до замужества работницы и запись с фамилией после регистрации брака)   необходимо выполнить следующее:

§  выбрать название инфо-типа в закладке «Личная карточка»,

§  выбрать пиктограмму –  «Создать» или «Скопировать»,

§  внести соответствующие изменения в данные,

§  сохранить.

Ведение данных об ученых степенях работника

Если сотрудник имеет ученую степень, то нужно ввести соответствующие данные в раздел «Дополнительные поля», а именно:

-  Ученая степень – значение выбирается из справочника;

-  Ученое звание – значение выбирается из справочника;

-  Отрасль науки – значение выбирается из справочника.