Методические рекомендации по организации самостоятельной работы студентов по дисциплине "Документирование управленческой деятельности"

расположении реквизитов на фирменном бланке предприятия обратить внимание на следующие вопросы:

— область применения;

— состав реквизитов документов;

— правила оформления реквизитов документов;

— требования к бланкам документов.

Все реквизиты организации должны размещаться  в строгом соответствии  с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Наиболее часто встречаются следующие реквизиты: наименование предприятия, дата документа, индекс документа, подпись.

Вопросы для самоконтроля

1. Расположение реквизитов на печатном листе.
2. Отметка о контроле.
3. Грифы оформления копий, визы согласования документа.
4. Расположение реквизитов и границы зон на бланке формата А4.
5. Образец бланка письма организации.

Литература

Основная

Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. М.: Инфра, 2000.

Чуковенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. М.: Дело, 1999. 232 с.

Дополнительная

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

Тема 6. Деловые и коммерческие письма

Задачи:классификация писем, структура писем, состоящих из двух-трех частей, примеры деловых и коммерческих писем:

1.  Структура деловых и коммерческих писем.

2.  Одноаспектные и многоаспектные письма.

3.  Наиболее употребимые фразы, встречающиеся при составлении писем.

4.  Основные требования к тексту деловой переписки.

Методические указания

Деловые и коммерческие письма делятся: 1) на приглашения; 2) просьбы; 3) предложения о совместном сотрудничестве; 4) сопроводительные и гарантийные; 5) информационные.

Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз для каждого вида письма.

Вопросы для самоконтроля

1.  Примеры структуры писем.

2.  Наиболее употребимые фразы, встречающиеся при составлении письма-приглашения, письма-просьбы, письма-предложения о совместном сотрудничестве, сопроводительных и гарантийных писем, информационных писем.

3.  Письма-приглашения, письма-просьбы, письма-предложения о совместном сотрудничестве, сопроводительные и гарантийные письма, информационные письма и типичные примеры по каждому из вышеприведенных писем.

4.  Использование цифр и слов, обозначающих количество или порядок.

5.  Правила сокращения слов и словосочетаний.

6.  Этикет в деловой переписке.

Литература

Основная

Сотов П. В., Тихомиров А. Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. М.: Проспект, 1999.

Организация работы с документами: учеб. / под ред. В. А. Кудряева. М.: Инфра, 2002.

Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. М.: Приор, 1999.

Тема 7. Составление и оформление исходящей документации

Задачи:классификация документов в зависимости от способа передачи и процедура оформления телеграмм и телефонограмм:

1. Процесс согласования документов со службами организации.
2. Основные реквизиты телеграмм и телефонограмм.
3. Определение и составление актов.
4. Определение докладных и  служебных записок.
5. Общие требования к оформлению документов.

Методические указания

При рассмотрении данной темы обратить внимание на требования к лексико-грамматическому и орфографическому оформлению исходящей документации и типичные примеры докладных, служебных записок и актов.

Вопросы для самоконтроля

1. Знаки препинания при составлении телеграмм.
2. Основания для составления актов.
3. Основные реквизиты, отражаемые в докладных и служебных записках.
4. Требования к оформлению таблиц.

Литература

Основная

Организация работы с документами: учеб. / под ред. В. А. Кудряева. М.: Инфра, 2002.

Дополнительная

Демушкин А. С. Оформление документов. М.: Науч. кн., 2001.

Справочник руководителя. Формы хозяйственных документов. М.: Приор, 1997.

Тема 8. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Задачи:ознакомление сосновными реквизитами, содержащимися в зарубежных документах, и правилами оформления письма, принятыми в зарубежной практике:

1.  Международные стандарты по оформлению переписки.

2.  Реквизиты международного письма.

3.  Структура документа, принятая в зарубежной практике.

Методические указания

Сравнить реквизиты российских и международных писем. Обратить внимание на наиболее часто применяемые обращения и особенности проставления дат в зарубежных письмах.

Вопросы для самоконтроля

1. Содержание стандартов ИСО по документации.
2. Отечественные и зарубежные правила оформления писем.
3. Расположение реквизитов документа, принятое в зарубежной практике.
4. Написание почтового адреса в зарубежных странах.

Литература

Основная

Организация работы с документами: учеб. / под ред. В. А. Кудряева. М.: Инфра, 2002.

Дополнительная

Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов н/Д: РГЭА, 1995.

Ваш зарубежный партнер / Н. М. Громова [и др.] // Переписка. Документация. Контракты. М.: МП «Техноэкология», 2002.

Тема 9. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

Задачи:рассмотреть понятие коммерческой тайны, условия, при которых служебная и коммерческая информация является коммерческой тайной в соответствии с ГК РФ, примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации:

1.  Сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

2.  Защита документов, содержащих коммерческую тайну.

3.  Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Методические указания

При изучении данной темы обратить внимание: на условия деления коммерческой тайны на научно-техническую и деловую информацию, меры по защите