Рекламная компания с участием промоутеров

А. Планирование работы промоутеров

1.   

1.

Планирование распределения промоутеров по магазинам

Планирование распределения промоутеров по магазинам

(продолжение)

Планирование распределения промоутеров производится еженедельно по понедельникам (плановый период – со вторника текущей недели по понедельник следующей) и выполняется в форме адресной программы существующего образца. Разработка адресной программы осуществляется руководителем службы промоутеров на основе заказа, поступающего от брэнд-менеджера, и собственной информации о возможности использования тех или иных промоутеров в определенные дни и часы (это связано с тем, что большой процент промоутеров составляют студентки дневных ВУЗов). Разработанная адресная программа согласовывается с брэнд-менеджером, срок получения согласованной и готовой к использованию адресной программы – окончание рабочего дня в понедельник.

Порядок действий по разработке программы:

1.  Каждую пятницу брэнд-менеджер на основе заявок торговых представителей разрабатывает и передает руководителю службы промоутеров заказ на распределение промоутеров на следующий плановый период. В случае, если заказ на следующий период не отличается от заказа, который был предоставлен в предшествующую пятницу, брэнд-менеджер извещает руководителя службы промоутеров, что заказ не изменился. Непосредственно заказ содержит в себе:

a)  полный перечень магазинов для распределения промоутеров;

b)  условия по каждому магазину (срок работы, время работы, дополнительные требования к промоутеру, данные по конкретному промоутеру, информация по запланированным промоакциям и т.д.);

c)  перечень магазинов группы «А» - магазинов, с которыми заключены длительные контракты и обеспечение которых промоутерами является обязательным;

d)  перечень магазинов группы «В», отсортированных по их рейтингу в сторону уменьшения, - расстановка промоутеров в этих магазинах производится по мере возможности (т.е., в случае если промоутеров не хватает для выполнения всех заказов, промоутеры должны отзываться из магазинов с низким рейтингом и направляться в магазины с более высоким)

2.  До 14:00 понедельника руководитель службы промоутеров разрабатывает адресную программу и передает ее на согласование брэнд-менеджеру.

3.  До окончания рабочего дня понедельника брэнд-менеджер  согласовывает адресную программу, о чем извещает руководителя службы промоутеров. В случае, если брэнд-менеджер имеет основания не согласовывать адресную программу, он и руководитель службы промоутеров во второй половине дня в понедельник проводят совещание, на котором разбираются с ситуацией и согласовывают адресную программу.

4.  Непосредственно после получения согласования адресной программы (и ее доработки, если это необходимо), руководитель службы промоутеров предоставляет копии готовой адресной программы брэнд-менеджеру и торговым представителям (в каком виде представлять адресную программу торговым представителям – надо уточнить дополнительно).

2.   

2.

Внесение изменений в адресную программу по причине внешних факторов (например, появление новых магазинов)

Внесение изменений в адресную программу по причине внешних факторов (продолжение)

1.  Брэнд-менеджер на основе заявок торговых представителей разрабатывает и передает руководителю службы промоутеров заказ на перераспределение промоутеров, который содержит в себе:

a)  полный перечень магазинов по которым производятся изменения с указанием их рейтинга в соответствии с рейтингом последнего утвержденного месячного плана;

b)  условия по каждому магазину (срок работы, время работы, дополнительные требования к промоутеру, данные по конкретному промоутеру информация по запланированным промоакциям и т.д.);

2.  В течение суток с момента получения заказа руководитель службы промоутеров корректирует адресную программу и передает ее на согласование брэнд-менеджеру

3.  В течение суток с момента получения адресной программы брэнд-менеджер согласовывает адресную программу, о чем извещает руководителя службы промоутеров. В случае, если брэнд-менеджер имеет основания не согласовывать адресную программу, он и руководитель службы промоутеров проводят совещание, на котором разбираются с ситуацией и согласовывают адресную программу.

4.  Непосредственно после получения согласования адресной программы (и ее доработки, если это необходимо), руководитель службы промоутеров предоставляет копии готовой адресной программы брэнд-менеджеру и торговым представителям.

3.   

Внесение изменений в адресную программу по причине внутренних факторов (например, болезнь/увольнение  промоутера)

1.  Если изменения можно произвести таким образом, что все магазины группы «А» (магазины, в которых работа промоутеров должна быть обеспечена в обязательном порядке) будут обеспечены промоутерами, то руководитель службы промоутеров самостоятельно вносит изменения в адресную программу (согласование брэнд-менеджера не требуется) и предоставляет ее копии брэнд-менеджеру и торговым представителям с пометкой, по каким магазинам произведены изменения.

2.  Если ситуация такова, что руководитель службы промоутеров не может обеспечить наличие промоутеров во всех магазинах группы «А», он незамедлительно докладывает об этом брэнд-менеджеру и они принимают решение совместно.

В. Организация работы промоутеров

4.   

Решение организационных вопросов

1.  В целях общей организации работы и решения рабочих вопросов, требующих собрания всего коллектива, руководитель службы промоутеров проводит совещание в первой половине вторника каждую вторую неделю (по четным или нечетным неделям – необходимо уточнить). Совещание является регламентным – проводится в строго установленные часы, без дополнительного извещения промоутеров.

2.  Вопросы, которые могут быть решены руководителем службы промоутеров в индивидуальном порядке, решаются по телефону либо при личной встрече на усмотрение руководителя службы промоутеров.

5.   

Доведение еженедельной адресной программы до промоутеров

1.  В случае, если на текущей неделе запланировано очередное регламентное совещание во вторник, руководитель службы промоутеров доводит до подчиненных адресную программу именно на этом совещании (поэтому серьезные изменения в адресной программе целесообразно производить по возможности два раза в месяц и приурочивать к совещаниям). Промоутеры непосредственно на совещании заполняют в соответствии с адресной программой свои индивидуальные графики (форму, если ее нет, необходимо разработать) и визируют их у руководителя службы промоутеров.

2.  В случае, если на текущей неделе регламентного совещания не запланировано, руководитель службы промоутеров доводит до подчиненных адресную программу в индивидуальном порядке в понедельник вечером по телефону либо в ходе личных встреч с промоутерами в понедельник вечером или во вторник с утра – на свое усмотрение. В любом случае промоутеры фиксируют информацию в своих индивидуальных графиках и визируют их у руководителя службы промоутеров. Если информация доведена до промоутера по телефону, визирование производится при очередной личной встрече или на ближайшем совещании.

6.   

Доведение до промоутеров информации по изменению графиков работы

Руководитель службы промоутеров доводит до промоутеров информацию об изменении адресной программы на очередном регламентом совещании, либо в индивидуальном порядке. Промоутеры в обязательном порядке фиксируют все изменения в своих индивидуальных графиках и визируют их у руководителя службы промоутеров. Если изменения доведены до промоутера по телефону, визирование производится руководителем при очередной личной встрече или на ближайшем совещании.

С. Обеспечение промоутеров инструментарием и раздаточными материалами

7.   

Обеспечение промоутеров инвентарем и оборудованием

За обеспечение промоутеров инвентарем и оборудованием целиком и полностью отвечает брэнд-менеджер. В случае, если по каким-либо магазинам запланирована промоакция, информация об этом указывается в заказе, передаваемом руководителю службы промоутеров в пятницу. За сутки до начала промоакции брэнд менеджер извещает руководителя службы промоутеров, каким образом будут доставлены инвентарь и оборудование в магазин (службой доставки, самостоятельно руководителем службы промоутеров и т.д.) и предоставляет все необходимые документы. В случае возникновения каких-либо проблем с выдачей инвентаря и оборудования со склада – руководитель службы промоутеров незамедлительно докладывает об этом брэнд-менеджеру и тот оперативно их решает.

8.   

Обеспечение промоутеров раздаточными и расходными материалами

За обеспечение промоутеров раздаточными и расходными материалами целиком и полностью отвечает брэнд-менеджер. В случае, если по каким-либо магазинам запланирована промоакция, информация об этом указывается в заказе, передаваемом руководителю службы промоутеров в пятницу. За сутки до начала промоакции брэнд менеджер извещает руководителя службы промоутеров, каким образом будут раздаточные и расходные материалы будут предоставлены промоутерам и предоставляет все необходимые документы. В случае возникновения каких-либо проблем с выдачей раздаточных и расходных материалов со склада – руководитель службы промоутеров незамедлительно докладывает об этом брэнд-менеджеру и тот оперативно их решает.

D. Контроль за работой промоутеров

9.   

Обеспечение контроля силами ответственных сотрудников магазинов

Обеспечение контроля силами ответственных сотрудников магазинов, где работают промоутеры производится в форме визирования индивидуального графика промоутера с проставлением отметок о начале работы, окончании и нахождении на рабочем месте в течение всех рабочих часов. При этом необходимо разработать (предложения могут быть предоставлены позже) соответствующий механизм, регламентирующий работу с промоутерами с тем, чтобы им было в принципе не выгодно, чтобы сотрудники магазина хоть в какой-либо форме покрывали их нарушения (опоздания, уход с рабочего места и т.д.). Например, любая выявленная неверная информация, указанная сотрудниками магазина в индивидуальном графике промоутера (не зависимо, по просьбе промоутера это сделано или нет), признается фальсификацией и обманом руководства, что влечет за собой серьезное взыскание, вплоть до увольнения. 

Проверка руководителем службы промоутеров индивидуальных графиков промоутеров производится раз в неделю, либо чаще (на усмотрение руководителя службы промоутеров).

10.   

10.

Обеспечение контроля силами торговых представителей

Обеспечение контроля силами торговых представителей

(продолжение)

Торговые представители после каждого посещения магазина в обязательном порядке докладывают руководителю службы промоутеров, видели ли они промоутера в магазине и кого именно.

Как вариант – торговые представители могут делать пометки на имеющейся у них адресной программе и передавать их руководителю службы после того, как эта адресная программа будет отработана.

11.   

Обеспечение контроля путем выборочных проверок

Выборочные проверки могут быть следующих видов:

1.  Личные проверки руководителем службы промоутеров. Производятся руководителем службы промоутеров в форме посещения магазинов в рабочие часы промоутеров (вопрос с количеством посещений требует проработать).

2.  Телефонные проверки. Производятся руководителем службы промоутеров в форме телефонных звонков в магазины в рабочие часы промоутеров (например, звонок с просьбой подозвать промоутера к телефону для решения какого-либо вопроса).

12.   

12.

Наказание промоутеров за выявленные нарушения в работе

Наказание промоутеров за выявленные нарушения в работе

Система наказаний строится на четком разграничении грубых и мелких нарушений.

К грубым нарушениям должны быть отнесены:

1.  Нарушения, повлекшие прямой материальный ущерб компании (наказание не отменяет компенсации нанесенного материального ущерба)

2.  Нарушения, повлекшие нанесение ущерба имиджу компании (например, магазин по вине промоутера отказался от работы с компанией)

3.  Обман руководства вне зависимости от формы (фальсификация документов, предоставление ложной информации и т.д.)

4.  Воровство (присвоение товара, выданного для подарков покупателям)

5.  Прогул или оставление рабочего места более, чем на 30 минут (время необходимо согласовать)

К мелким нарушениям относятся:

1.  Опоздание на работу, уход с работы раньше установленного срока, уход с рабочего места в течение рабочего дня (не более, чем на 30 минут).

2.  Невыполнение своих обязанностей на рабочем месте (например, отвлечение на беседы с продавцами магазина)

3.  Несвоевременное или неполное предоставление отчетности

4.  Прочие нарушения (более полный список следует проработать), не являющиеся грубыми нарушениями.

Наказанием за грубое нарушение является крупный штраф (таблицу штрафов необходимо разработать), вычитаемый из заработной платы и/или увольнение промоутера. Увольнение промоутера согласуется с брэнд-менеджером.

В случае выявления факта нанесения материального ущерба компании, промоутер в обязательном порядке немедленно отстраняется от работы, а информация о факте нанесения ущерба докладывается брэнд-менеджеру.

В случае выявления других грубых нарушений, промоутер может быть отстранен от работы, либо продолжать работать (на усмотрение руководителя службы промоутеров).

Наказанием за мелкие нарушения, допущенные в первый раз, является незначительный штраф либо устное порицание. В случае, если мелкие нарушения носят системный характер (например, три и более в месяц) они наказываются более существенным штрафом (это также надо будет учесть в таблице штрафов). Однако, баланс наказаний должен быть таков, чтобы в любом случае наказание за мелкие нарушения, связанные, например с опозданием, было существенно меньше наказания за фальсификацию отчетных документов при попытке скрыть это опоздание.

Наложение штрафов в соответствии с таблицей штрафов находится целиком в компетенции руководителя службы промоутеров.

E. Комплектование службы промоутеров

13.   

Планирование персонала службы промоутеров

Учет персонала службы промоутеров ведется на основе единого плана по персоналу службы промоутеров, который ведется непрерывно, и в котором фиксируются вся информация по вакансиям и работающим сотрудникам (форму следует разработать).

14.   

Прием на работу новых промоутеров

1.  Прием на работу новых промоутеров на открытые вакансии производится лично руководителем службы промоутеров.

2.  Открытие новых вакансий производится по распоряжению, поступающему от брэнд-менеджера, на котором есть согласование с руководителем по продажам и финансовой службой.

15.   

Увольнение промоутеров

1.  Промоутер может уволиться по собственному желанию, предупредив о своем увольнении за 2 недели.

2.  Промоутер может быть уволен по решению руководства с извещением за 2 недели.

3.  Промоутер может быть уволен по решению руководства немедленно в случае, если он допустил более трех мелких нарушений в месяц, либо одно из грубых нарушений.

16.   

Обучение и стажировка промоутеров

В целях обучения новых промоутеров, руководитель службы промоутеров проводит с ними 5-6 часовой тренинг, после чего обеспечивает их распределение на стажировку к опытным промоутерам. Срок стажировки – 3 дня. Оценку готовности промоутера к самостоятельной работе определяет лично руководитель службы промоутеров.

F. Оплата труда промоутеров

17.   

Начисление и выплата заработной платы

Выплата заработной платы промоутерам производится по вторникам каждую вторую неделю после окончания очередного совещания. Выплату производит финансовая служба, в которую руководитель службы промоутеров подает расчетную ведомость, в которой указаны суммы к выплате на руки (начисления минус удержания по штрафам). Данные по промоутерам, отстраненным от работы из-за грубого нарушения, не подаются.

Срок подачи ведомости – понедельник накануне дня совещания.