Оптимизация загрузки ресурсов по проекту и планирование назначений

Практическая работа  №2.1

ЦЕЛЬ:    оптимизация   загрузки   ресурсов   по   проекту   и   планирование назначений.

В ходе выполнения этой работы Вы должны научиться:

·  распределять загрузку ресурсов;

·  решать ресурсные конфликты;

·  определять даты начала и окончания назначения;

·  определять время участия ресурса в проекте и персональный график работы сотрудников.

Введение

После того, как ресурсы добавлены в проект, нужно определить, в какое время и по какому графику они могут работать. Сотрудники могут находиться в отпуске или в командировке, быть заняты в других проектах или работать по совместительству. Всю информацию о режиме работы сотрудников нужно ввести в MS Project, с тем, чтобы программа помогла вам правильно распределить ресурсы и не дала возможности запланировать использование сотрудника в то время, когда это будет невозможно.

Также после создания назначений необходимо проверить доступность ресурсов. Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них, является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

В MS Project для выравнивания загрузки ресурсы предусмотрены автоматизированные средства, что не исключает возможности перераспределять загрузку вручную.

Порядок выполнения работы

Запустите программу MS Projectи откройте файл созданный в предыдущей работе.

1. Проверка и выравнивание загрузки сотрудников

В результате распределения работ между сотрудниками менеджер по качеству Иващенко оказался занят на 200%. Процент загруженности ресурса можно посмотреть в представлениях Лист ресурсов и Использование ресурсов. Перейдите в окно представления График ресурсов и определите причину возникшей перегрузки.

1.1. Ручное выравнивание ресурсов

Менеджер по качеству одновременно занят разработкой документации системы качества и обучением сотрудников. Проведем ручное выравнивание ресурсов, т.е. проанализируем ситуацию на предмет перераспределения нагрузки между ресурсами.

Руководство по качеству и процедуры - важнейшие документы, требующие от составителя не только профессиональных знаний, но и знания специфики организации. Поэтому данную работу мы можем доверить только менеджеру по качеству. А обучение сотрудников можно перепоручить и стороннему специалисту. Для этого мы обратимся в учебный центр «Логос» и пригласим специалиста Гончарова А.А. для проведения занятий с нашими сотрудниками. Оплата 50 рублей в час, выплаты - пропорционально.

Занесите информацию о ресурсе в Лист ресурсов. Для работы обучение сотрудников замените менеджера по качеству на специалиста учебного центра.

1.2. Автоматическое выравнивание ресурсов

Теперь менеджер по качеству перегружен, так как он одновременно занят работами по разработке структурной и процессной схем. Для устранения этой перегрузки используйте автоматическое распределение ресурсов.

Для автоматического распределения ресурсов воспользуйтесь командой Сервис - Выравнивание загрузки ресурсов. В открывшемся окне включите переключатель Выполнять автоматически. Для выбора позиции раскрывающегося списка Поиск превышения доступности воспользуйтесь подсказкой размещенной на Листе ресурсов в столбце Индикаторы напротив перегруженного ресурса. Проследите изменения на календарном графике.

Вернитесь в окно Выравнивания ресурсов и переведите переключатель
в положение Выполнять вручную.
Проверьте, что теперь проект завершается 15.11.2004.

2.   Назначение материальных (невозобновляемых) ресурсов

Ресурсы, с которыми мы работали до сих пор, относились к типу трудовых или возобновляемых, т.е. многократно используемых (например, рабочее время сотрудников). Но для выполнения некоторых работ могут затрачиваться невозобновляемые ресурсы, например материалы или энергия.

Допустим, что во время проведения информационного совещания нам понадобятся горячие обеды для каждого из участников. Добавьте в таблицу ресурсов строку Горячий обед, цена одного обеда 50 рублей (поле Стандартная ставка), единицы измерения - порция. Назначьте этот ресурс работе Информационное совещание, объем назначения 12 порций (6 человек на 2 дня).

3.   Сохранение базового плана

Исходный вариант плана составлен и утвержден. Сохраните базовую линию проекта (команда Сервис - Отслеживание - Сохранить базовый план...). Базовая линия - первоначальный вариант плана. С базовой линией мы будем сверять сделанное и по ней контролировать исполнение проекта.

Отображение базового плана на графике можно увидеть в представлении Диаграмма Гантта с отслеживанием. Базовый план представлен на диаграмме в виде нижних серых полосок.

4.   Редактирование рабочего времени ресурсов. Индивидуальные календари

Для каждого из ресурсов проекта MS Project автоматически создает новый календарь, наименование которого совпадает с наименованием соответствующего ресурса. По умолчанию этот календарь соответствует стандартному для проекта календарю. Но в сторонних организациях может быть установлены другие режимы работы.

Установите с помощью календаря, что у аудиторов фирмы «Аудитор+» рабочий день длится с 9 до 17 часов, с часовым перерывом на обед. Проследите изменения продолжительности работ на графике.

5.   Время участия ресурсов в проекте

Среди сотрудников привлекаемых к проекту не все могут участвовать в нем на всем его протяжении. Иногда сотрудники не могут тратить на проект весь свой рабочий день. Это может быть связано с командировками или участием в других проектах.

Например в нашем проекте, директор Перов может приступить к проекту только с 6 сентября, так как находится на семинаре для топ-менеджеров в г.Сочи. Внесите эту информацию в окно Сведения о ресурсе в поле Доступность ресурса {доступен с - 6.09.2000, доступен до - НД, единицы - 100%).

Выполните автоматическое выравнивание ресурсов.

Самостоятельно внесите в проект информацию о командировке Иващенко в период 27-29 сентября 2004 г. Выполните автоматическое выравнивание ресурсов.

Проверьте, что проект завершается 24.11.2004 г.

6. Редактирование дат началаи окончания назначения

Некоторые ресурсы могут подключаться к выполнению конкретной задачи лишь на ограниченное время. Длительность назначения ресурса можно регулировать в окне Сведения о назначении представлений Использование задач или Использование ресурсов.

Например, обучение сотрудников с 13 по 25 октября будет проводить менеджер по персоналу Гурова, а о 26 октября по 5 ноября обучением будет заниматься специалист Гончаров, причем в периоды своей работы ресурсы будут загружены на 100%, т.е. будут проводить 4 часа занятий в день.

Внесите указанную информацию о назначении в окно Сведения о назначении представления Использование задач. Проследите изменения ежедневных трудозатрат менеджера Гуровой и специалиста Гончарова в период обучения сотрудников.

Выполните команду меню Сервис - Назначить ресурсы..., и в открывшемся окне   посмотрите   графики   загрузки   Гуровой   и   Гончарова.   Для   просмотра

информации по нескольким ресурсам выделите ресурсы нажав клавишу   Ctrl