Excel, выявление зависимостей и структуры, страница 5

Рис. 5.1-3

Исследуя видимые связи, легко осознать реализуемые в таблице процессы и выявить возможные ошибки. Здесь же (выше и слева по периметру таблицы) показаны элементы структуры таблицы, которые обсудим ниже.

5.2. Работа со структурой

Инструмент Группа и структура из меню Данные позволяет отобразить на экране структуру таблицы с возможностью управления ею. Последнее предъявляет меню (рис. 5.2-1) со средствами структурирования данных. Структура определяется используемыми в таблице формулами и наличием зависимостей. Разъяснить смысл элементов меню будет удобнее, если сначала рассмотреть уже “проструктурированную” таблицу (рис. 5.1-3), которая была создана с помощью пункта меню Создание структуры. Этот пункт меню автоматически структурирует выделенный интервал или весь рабочий лист, основываясь на формулах и направлении ссылок. Все ссылки на формулы должны идти в одном направлении. На рис. 5.1-3 выше и слева от бордюра появились элементы, опи­сывающие структуру и управляющие ею. Маленькие кнопки с цифрами обозначают уровни структуры таблицы. Самый нижний уровень составляют собственно данные. Следующий уровень фиксирует первое обобщение данных в таблице. В столбцах это квартальные суммы продаж (столбцы Е и I), где установлены кнопки со знаком “–”. Данные, относящиеся к этому уровню, охвачены горизонтальной скобкой.

Самый высокий первый уровень по горизонтали имеет единственную группу, формирующую колонку Всего. Аналогично показана структура по вертикали (слева от бордюра таблицы).

Нажатие на любую кнопку со знаком минус скрывает данные, относящиеся к соответствующей группе, оставляя только итоговую строку/столбец. На самой кнопке знак минус замещается на плюс. Повторное нажатие на эту кнопку возвращает прежний вид группе.

Результат манипуляций со структурой приведен, например, на рис. 5.2-2. Здесь первый квартал отображен только квартальной суммой, кроме того, скрыты все фамилии.

Нажатие на кнопки с цифрами соответствует скрытию данных всех групп данного уровня. Восстановление показа скрытых данных из групп может быть осуществлено нажатием на кнопку более низкого уровня (с бóльшей цифрой).