Організація проекту "Ярмарка вакансий". Створення системи управління проектом

УДК 658.012

Інв. №

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ,  МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського

«Харківський авіаційний інститут»

Кафедра менеджменту

Лабораторна робота № 1

Організація проекту. Створення системи управління проектом.

з дисципліни«Формування проектної команди»

ХАІ.602.657УПм.12В.116506ПЗ

Виконав          студент гр. 657УПм    

(№ групи)

Миронова, Рахими,  Пазий, Пыжик  

(підпис, дата)                   (П.І.Б.)

Керівник                     Виходець Ю.С.

 (науковий ступінь, вчене звання)

(підпис, дата)                   (П.І.Б.)

2012

Лабораторная работа № 1                                                                                                                               ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА. СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ                                                                                                                Цель: научиться описывать систему управления проектом и разрабатывать план мероприятий по организации проекта

Задание: Проект Ярмарка вакансий (проект студенческой инициативы).

Ход работы: Проект реализуется в ХАИ и должен получить одобрение руководства.

Ярмарка Вакансий (предлагаемая орг-структура)

Спонсор (Ректорат)

  

               _ _

Менеджер по связям

Менеджер по снабжению

Дизайнер- программист

Менеджер по работе с волонтерами

                                              

Ярмарка вакансий (исходная орг-структура)

Для организации данного проекта необходимо собрать команду. Желательно, что бы эта команда состояла из студентов разных курсов и разных факультетов(по возможности и мальчиков, и девочек). Для того, что бы студенты смогли узнать о том, что в институте стартует такой проект необходимо сделать объявления по набору членов команды и волонтеров для Ярмарки Вакансий. На этот момент руководитель проекта должен разработать ориентировочный план мероприятия. Когда команда будет набрана и сформирована - руководитель согласовывает свой план с командой проекта, вносит коррективы и относит его для утверждения спонсору проекта, где определяется конечная дата проведения мероприятия.

Руководителем проекта разрабатываются должностные инструкции, в которых видно кто и за что отвечает, а самое главное на какую дату и какие работы должны быть выполнены. Каждый участник ознакамливается со своими обязанностями и ставит подпись, что он согласен, либо за ним остается право покинуть проект. В случае невыполнения заданий, либо выполнение их не в срок руководитель проекта имеет право заменить на другого участника. Также очень важно в формировании данной команды ввести контрольные точки своих наработок, это также должно быть прописано в должностной инструкции. А именно сдача полного отчета сделанного каждым членом команды за неделю. Во-первых, это уменьшит риск того, что кто-то уйдет из команды и исчезнут все наработки, а во-вторых по каждой недели будет видно кто какой объем работы сделал.

Данная организационная структура отличается от прошлой тем, что нет менеджера по согласованию, который занимался вопросом подписания всех служебок и организационных вопросов на территории института. Этот человек не был заинтересован в успешности самого проекта и тем самым наше предложение, что бы этим занимался сам руководитель проекта, который владеет всей информацией. Появился комитетет Ярмарки Вакансий, состоящий из представителей разных факультетов, а именно преподавателей которые занимаются трудоустройством выпускников. В свою очередь комитет может вынести свои предложения и возражения по проекту.

У руководителя проекта есть 4 ключевых участника, которые в свою очередь занимаются своими обязанностями согласно должностной инструкции.

Менеджер по связям ищет потенциальных участников Ярмарки Вакансий, высылает им пригласительные письма и ведет постоянно переговоры, формирует базу компаний согласно требованиям института об участии работодателей для выпускников всех факультетов. Также менеджер ищет возможных спонсоров, которые готовы поучаствовать в проекте.

Менеджер по снабжению составляет список всего необходимого для проведения Ярмарки (баннера, пауки, аппаратура, сувенирная продукция, шарики, подставки, кофе-брейк и т.д.) И начинает находить, где лучше заказать и сделать все необходимое и согласно бюджету проекта. Все расходы он согласовывает с руководителем проекта.

Дизайнер-программист разрабатывает буклеты Ярмарки Вакансий с компаниями-участниками, рекламные листовки, афиши и т.д.

Менеджер по работе с волонтерами проводит отбор по набору волонтеров, обучает их и контролирует. Волонтеры до дня проведения проекта распространяют рекламу, помогают менеджеру по снабжению через менеджера по работе с волонтерами.

Руководитель проекта контролирует каждого участника команды и предоставляет отчетную работу перед комитетом Ярмарки Вакансий.

Вывод: Для выполнения данной лабораторной работы нам понадобилась информация о работе Ярмарки вакансий, взаимосвязях, а также принципах подчинения участников проекта.