Слияние документов. Подготовка документов с использованием функции слияния

Задание № 7(Word)  

Слияние документов. Подготовка документов с использованием функции слияния.

Слияние – это процесс подготовки пачки однотипных писем (и других документов) путем объединения файла, содержащего список имен и адресов, с файлом, содержащим шаблон письма. Таким образом, в процессе слияния участвуют два файла:

Источник данных– представляет собой список данных одинаковой структуры, например, в нашем случае, обращение, фамилия, имя, отчество, адрес;

Основной документ – это подготовленный   документ (образец), в который вставляются поля слияния.

Поля слияния – представляют собой команды, заключенные между двумя символами поля, в форме фигурных скобок. Внутри скобок устанавливается также имя поля, определяющее информацию для данного поля, которая определяется как результат поля.

Требуется подготовить к рассылке в 4 организации документ следующего вида:

Используя приведенный документ без «шапки» в качестве основного документа, подготовьте источник данных, включающий в себя 4 «шапки» и проведите процесс слияния.

Порядок выполнения задания следующий:

1.  Наберите текст основного документа. Выполните команду: Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния. Область задач становится Мастером слияния, помогающим выполнять слияние документа в 6 этапов. На поле первого этапа установить переключатель Выбор типа документа в положение Письма и нажать на строку Далее для перехода ко второму этапу выполнения функции слияния.

2.  На втором этапе переключатель Выбор документа установить в положение Текущий документ и нажать на строку Далее для перехода к третьему этапу.

3.  На третьем этапе переключатель Выбор получателей установить в положение Создание списка и щелкнуть по   кнопке  Создать из раздела Ввести список. Мастер вызывает диалоговое окно Новый список адресов. На поле диалога находятся окна, позволяющие ввести основные данные о получателе письма, которые нужно установить в Основном документе. Перечень этих данных можно изменить. Для этого нужно нажать кнопку Настройка, которая открывает диалоговое окно  Настройка списка адресов. В нем находятся кнопки управления, с помощью которых можно добавить новое поле, удалить или переименовать предварительно выделенное поле (после нажатия кнопки Переименоватьвыводится диалоговое окно Переименование поля, а также кнопки для перемещения по области вкладки Поле. После установки нужных полей в источнике данных следует щелкнуть по кнопке ОК, что вернет процесс настройки к диалоговому окну Новый список адресов. Теперь следует заполнить список адресов, используя кнопку Создать запись и поля списка. Нажатием кнопки  Закрыть  переходим к диалоговому окну Сохранение списка адресов, набираем имя файла, в котором будет храниться наш Источник данных – список адресов и нажимаем кнопку Сохранить. На экран выводится диалоговое окно Получатели слияния. После проверки, нажимаем клавишу ОК. Нажимаем строку Далее  для перехода к четвертому этапу.