Делопроизводство – одна из функций управления

Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

          Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или специальное назначенное должностное лицо.

          Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и метолы работы с документами.

          Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов работы с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

          Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на основах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация работы с документами.

          Средства механизации подразделяются на:

- технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);

- технические средства для копирования и оперативного размножения документов (электрографическое копировальное оборудование – ксерокс, а также средства оперативной полиграфии – гектографы, ротапринты, ротаторы);

- технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумераторы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бумагорезательное оборудование);

- средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).

          При решении задач ДОУ используется электронная техника по двум направлениям: документирование и организация работы с документами. Использование ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанный текст, не прибегая к перепечатке документа набранный текст распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования.

          От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность , экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования документной информации в будущем.

          В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.

          Вид документа следует различать от его разновидности.

          Вид документа – это обозначение наименования вида документа