Роль делопроизводства в современной организации

5. Роль делопроизводства в современной организации

          Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор как этот аппарат появился. Установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, то есть необходимо письменно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решения и их обоснованиям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации

          В любой организации выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система.

          Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ, но при этом можно отметить следующую тенденцию – чем крупнее фирма, тем в большей мере виды деятельности, связанные с организаций информационных взаимосвязей и документационным обеспечением аппарата управления, выделены в самостоятельные службы.

          Обращают на себя внимание коммуникационные аспекты функционирования организации – сюда поступают все сообщения из разных подразделений и из внешней среды. Здесь документируются и проводятся различные совещания и встречи.  Первыми по времени возникновения и главными по своему значению в административной (управленческой) работе стали учет и документирование. В связи с этим управленческие службы выступают как органы, деятельность которых заключается главным образом в создании, передаче и хранении информации.

          Таким образом, на первое место выходят следующие три основные функции современной организации;

          - документационное обеспечение, т.е. документирование процедур управления;

          - коммуникации или технологии документационного обеспечения;

          - организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.

          Даже небольшой организации, в которой работает руководитель и несколько работников, уже необходима система ДОУ. В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и  специальной структурой службы ДОУ. Ведение ДОУ на современном уровне требует комплексной системы документной информации, поток которой еще нужно организовать. Необходимо, чтобы потоки документной информации стали «нервной системой», составляющей основу рациональных действий всей организации.

          Главным параметром системы должно стать обеспечение свободного обращения за информационными услугами для всех сотрудников офиса независимо от их статута. Автоматизация не должна нарушать существующие системы коммуникации и принципы ДОУ.

          Письмо является одним из основных средств официальной коммуникации между организациями. Внедрение автоматизированных технологий документирования уменьшает число фильтров (инстанций), при прохождении