электронной почте, а позже доставляются непосредственно в подразделение адресата ввиду того, что офисы компании «Группа «Илим» не сосредоточены в одном месте положения. Входящие служебные записки также фиксируются (фиксируется тот факт, что она доставлена), дабы избежать утери документов. Если в течение 1 месяца служебная записка не была доставлена, то на ее копии (заблаговременно сделанной с оригинала перед отправкой) ставится печать, подпись и пишется: «Копия верна» и направляется адресату с пометками: «Повторно».
4. Регистрация документов.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Одним из главных принципов документооборота Дирекции по продажам и маркетингу является естественно регистрация исходящих писем, служебных записок, контрактов, дополнительных соглашений и приложений к ним. Так как объем входящих писем, которые получает рассматриваемая дирекция, очень большой и практически невозможно следить за потоком входящей информации одному человеку для ведения соответствующего учета, работа налажена таким образом, что каждое входящее письмо извне обрабатывается в наикратчайшие сроки. Все исходящие документы имеют свой порядковый номер. Порядковый номер включает в себя дату создания документа, наименование подразделения (например Центральный офис (ЦО), или Филиал в Коряжме (ФК)), далее
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
