Business Correspondence. How to start and close the letter

Ольга Александровна Калинкина (словарь Лонгмана)

Каб. 1-506

Business Correspondence

Item (пункт, образец, штука), paragraph, clause - параграф

Piece - штук

Hand out – раздаточный материал

Layout – топология, план, размещение письма

Margin - поле

Highlight – выделять

Position – должность

Title – звание

FAO – for the attention of

Pp – in the place of – исполняющий обязанности (ио)

Enc. (enclose/ enclosure) – приложить (чаще в физическом смысле)

Attach – приложить (чаще в электронном виде)

Appendix – приложение (к документу, контракту)

Card – пропуск, читательский билет (membership card)

Line space – одинарный интервал

dep

Margin (5-6 characters)			1)Addresser, sender
	2)Addrressee, receiver (any marks) Name, position, department, company, address *FAO …		3)Date
	4)Salutation 5)Subject (underline, highlight) -Тема 6)Body 7)Closing 8)Signature/ sign 9)Full name 10)Post/ position

Data:

-26^th February 2010

-26 February 2010

-February 26, 2010

UK=Rus

В году – in

Перед числом, днем недели – on

The order of the address:

Number of house/Apt.3, street, city, zip (post code), country

Транслитерация используется для перевода названий компаний и улиц:

Krasny Prospekt

St.=street

Rd.=road

Sq.=square

# in America= house number

[ж] – zh

[я] – ya

[ё] – yo

[е] – ye

[щ] – shch

[ц] – ts

[х] - kh

[ый] – y

При переводе названий компаний

NAME	Plc – public limited company
	Ltd – limited liability Inc. – incorporated (Ltd – American company)

ЗАО - Ltd

ОАО - Plc

ООО - Plc

Open/public (Closed/private) Joint Stock Company (OJSC/CJSC) – совместное акционерное общество открытое (закрытое)

Shareholders – public – Plc

Shareholders – employees – Ltd

Liability – долговая ответственность

Plc and Ltd пишутся в английском в конце, а в русском в начале.

Joint venture – СП –

Например

CJSC Sever - Совместное акционерное общество открытое Север

Zip:

CA-Canada

UA- the Ukraine

GB – Great Britain

IT – Italy

FR – France

JP – Japan

G – Germany

US – USA

DM – Denmark

Должности

Chef = cook = шеф повар

Chief Engineer = Engineer in Chief = главный инженер

Vice-Chief Engineer = Vice Engineer in Chief = заместитель главного инженера

Chief Engineer Deputy = заместитель главного инженера

Secretary in charge = ответственный секретарь

Editor in charge = ответственный редактор

Run (manage) the project – вести проект

Head of the department – руководитель отдела

Physicist – физик

Physician – детский врач

Accountant (bookkeeper) – бухгалтер

CEO – Chief Executive Officer – президент компании

Customs officer – таможенник

Executive – любого исполнительного руководителя можно назвать

Line-manager – руководитель (проекта, группы)

MD – managing director – административный директор

Manager – руководитель

Supervisor – мастер

Commodity agent – товаровед

In charge of

Dear Sirs – Господа

Dear Ms

Dear Sir or Madam – yours faithfully

Dear David – Best wishes

Dear Mr. Black – yours sincerely

Dear Colleague

Письма:

-необходимо узнать что-то: I’m writing to enquire.

-сообщаем

I’m looking forward to V+ing (I look forward to)– жду с нетерпеньем

I’m looking forward to your reply – жду ответа

5.03.2010

Your ref. – reference number– ссылка, регистрационный номер

References – рекомендации в заявлении о приеме на работу

To refer - рекомендовать

Details information- Подробная информация

Details – детали механизмов

Order number – номер заказа

Invoice – счет-фактура

12.03.2010

Memo (memorandum) – a letter written inside the company

Memorandum
To:	Ref:
Date:	Subject:
From:
Text

Office Supplies – office facilities

The company place the order for – компания размещает заказ на

Price for

Для начала письма можно использовать:

I am writing in connection with (order)	Ссылаясь на (заказ)
With reference to
Further to
With regard to

To supply, to deliver – поставлять

The supplier – поставщик

How to start and close the letter

If you answering:

Thank you for your letter of (date)	Asking if..
	Enquiring about..
We have received your letter of (date)	Enclosing..
	Concerning..

We are writing to enquire about ..

We are writing in connection with ..

We are interested in .. and we would like to know ..

We are writing to inform

We are writing to claim

We are writing to apologize

We are writing to apply this position

The end of the letter:

I look forward to receiving your reply/order/products

Looking forward to hearing from you.

If you give some information:

I hope that this information will help you.

Please contact me if you need any further information.

Please feel free to contact me if you have any further question.

Please let me know if you need any further information.

With regard to

Customer – заказчик

Inform – сообщать

Regretting – жалеем о том, что сделали в прошлом (сказал, забыл, пришел)

Regret to – жалеть в деловых письмах

Regret – forget – remember (-ing/ to)

We are write to inform to that the delivery has been delayed/ (that we are unable to deliver the filing cabinet in time).

В связи с (из-за)	This is	Owing to ..(negative meaning, with bad information)
		Due to ..
		As a result of ..
		Because of ..

We have been forced – мы были вынуждены

High cost of production – высокая стоимость производства

VAT – value added tax – НДС

Назначить цену – set, fix

Currency – валюта

Convertible currency – конверсируемая валюта

Cancel – отменять, разрывать (the meeting, conference, contract)

Cut –

Reduce –

Salary – per month

Wages – per hour

Receipt – чек в магазине, квитанция

Price per piece – pcs – штука

Price per item – штука

Total price

Branch – филиал (дочерняя компания) (напр. банка)

Account – счет в банке

Bill – счет в ресторане

Draw – тащить

Withdraw – снять (напр. деньги со счета)

Loan – заем, ссуда