Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц. Такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Непродуктивные совещания – дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений.
Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от правильной подготовки. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения – ключ к продуктивному совещанию.
На этапе определения цели совещания важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что групповое решение целесообразно в тех случаях, когда:
- проблема сложная и один человек не обладает всей информацией для принятия решения;
- разделение ответственности за решение этой проблемы;
- желательные также и потенциальные решения, а не только одно;
- полезна проверка различных взглядов;
- руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя более демократичными, или хочет получить их доверие;
- членам группы необходимо получше узнать друг друга.
Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на его участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Организатору совещания следует играть роль катализатора, создавая атмосферу доверия, своим поведением способствуя и стимулируя открытость участников и их сотрудничество. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная атмосфера, способствующая укреплению доверия.
На практике эффективность совещаний уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания, необоснованности его проведения, безответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для творческой дискуссии. Этого можно избежать, если придерживаться:
- обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;
- четкое и понятное всем присутствующим изложение обсуждаемой проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов;
- тщательное фиксирование выступлений участников, особенно тех, кто указывает на трудности и пути их преодоления;
- побуждение участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения;
- стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;
- строгое соблюдение регламента; неоправданная продолжительность выступлений, тавтология в высказываниях приводит к снижению работоспособности участников и временным потерям;
- периодическое обобщение уже достигнутого, четкая формулировка задач
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.