Отчет о прохождении учебно-ознакомительной практики в территориальном управлении по Первомайскому району администрации города Кирова

ходе деятельности органов муниципального управления  информация хранится и перерабатывается, т.е. создается новая в виде распоряжения, приказов и указаний, постановлений и инструкций, других нормативно-распорядительных документов, статистических отчётов.

Существующая система бумажного документооборота является давно сложившейся надежной системой, выполняющей свои задачи, но и имеющей присущие ей недостатки, вызванные несовершенством технических средств и информационных технологий, существовавших в то время, когда эта система возникла. Существующая система документооборота имеет следующие недостатки:

·  бумажные документы неудобны в работе, они занимают место на рабочем столе, теряются, легко уничтожаются;

·  местонахождение документа трудно проконтролировать;

·  один и тот же документ не может находиться одновременно в нескольких местах, создание копий лишь увеличивает число ненужных бумаг и осложняет работу;

·  трудно осуществлять контроль, за исполнением документов;

·  затруднена работа коллектива исполнителей над одним документом или разными его частями одновременно;

·  сложно найти нужный документ по его содержанию, когда документ отправлен в архив.

Для более наглядного примера рассмотрим прохождение входящих документов при традиционной системе документооборота (Приложение № 1) и прохождение входящих документов при автоматизированной системе документооборота (приложение № 2).

3.2. Система автоматизации документооборота

От перечисленных выше недостатков, традиционной системы документооборота, свободны автоматизированные системы, созданные на основе персональных компьютеров, объединенных в сети (как локальные - в пределах здания, так и глобальные). Компьютеры в сетях работают под управлением специального программного обеспечения для организации групповой работы.

Некоторые возможности новых информационных технологий для повышения эффективности работы приведены в таблице №5.

Таблица №5.

Как уже было сказано выше, прохождение документов традиционным способом занимает много времени и не эффективно. Применение автоматизированных систем документооборота и делопроизводства, созданных на основе персональных компьютеров, объединенных в сети (как локальные - в пределах одного здания, так и глобальные), способно решить многие проблемы.

Система автоматизации документооборота и делопроизводства должна обеспечивать:

·  преобразование в электронную форму входящих документов и их оборот в этой форме;

·  создание исходящих документов в электронной форме с использованием для ускорения этого процесса типовых документов и шаблонов;

·  полное представление внутренних документов в электронной форме;

·  автоматизированный контроль исполнения документов, возможность быстрого определения местонахождения документа, сроков его исполнения и лица, ответственного за исполнение;

·  архивация и хранение входящих, исходящих, внутренних документов в электронном виде, обеспечение быстрого поиска необходимого документа и доступа к нему.

3.3.Автоматизированные рабочие места в территориальном управлении

Автоматизация рабочих мест в  территориальном управлении началась