Экономика и менеджмент \ Управление проектами

Контроль этапа. Общие функции участников команды управленцев

Страницы работы

15 страниц (Word-файл)

Посмотреть все страницы

Скачать файл

Фрагмент текста работы

ЛЕКЦИЯ 5: КОНТРОЛЬ ЭТАПА

1. ОБЗОР

Целями контроля этапа являются:

1) осуществление контроля за областью применения проекта, качеством, стоимостью и графиком работ и результатами этапа;

2) мониторинг состояния выполнения этапа, выявление расхождений и корректировка планов с целью устранения выявленных расхождений;

3) готовность к возможным рискам, принятие превентивных мер для их сдерживания;

4) обеспечение гарантий согласованности результатов этапа с целями проекта;

5) эффективное разрешение спорных вопросов и проблем, определение их основополагающих причин и принятие действий по исправлению;

6) проведение кадровой политики в целях обеспечения эффективной работы и рациональной организации.

Критическими факторами успеха при осуществлении контроля этапа являются следующие моменты:

а) область применения проекта и его цели согласованы и однозначно трактуются заказчиком и исполнителем;

б) поддержание соответствия между интересами сторон и целями проекта;

в) изменения в области применения проекта и основные спорные вопросы эффективно решаются на соответствующем уровне компетенции;

г) регулярные обзоры состояния работ и активные действия, предпринимаемые для устранения расхождений с рабочим планом;

д) управление проектом предусматривает систему мер по обеспечению качества работ;

е) результаты проекта защищены от несанкционированных изменений, основные положения проекта полностью отвечают требованиям проекта.

На рисунке 1 представлена исходная информация, процессы и ключевые результаты стадии контроля этапа.

Схема реализации стадии планирования этапа

Исходная информация	Процессы	Ключевые результаты
- область применения проекта, его цели и подходы; - план качества; - стратегии, стандарты, процедуры процесса «контроль и отчетность»	Контроль и отчетность	Изменение области применения проекта. Отчеты о состоянии работ
- рабочий план; - финансовый план; - стратегии, стандарты и процедуры процесса управление работами	Управление работами	Скорректированный рабочий план. Скорректированный финансовый план
- план по персоналу; - организационный план; - план по материальным ресурсам; - стратегии, стандарты, процедуры процесса управления ресурсами	Управление ресурсами
- стратегии, стандарты, процедуры процесса управления качеством	Управление качеством	Отчеты по аудиту
- стратегии, стандарты, процедуры процесса управления конфигурацией	Управление конфигурацией	Релизы

Рисунок 1 – Схема реализации стадии контроля этапа

Приведенная в таблице 1 информация является исходной для стадии контроля этапа. Эти документы по управлению, подготовленные при планировании этапа, определяют порядок исполнения и контроля этапа. В таблице 2 приводится описание процессов, которые задействованы в контроле этапа. В таблице 3 приводится описание ключевых результатов стадии контроля этапа.

Таблица 1 – Исходная информация

Исходная информация	Источник информации
Область применения проекта, его цели и подходы	Контроль и отчетность
План качества работ по проекту	Контроль и отчетность
Стратегии, стандарты, процедуры процесса управления «контроль и отчетность»	Контроль и отчетность
Рабочий план	Управление работами
Финансовый план	Управление работами
Стратегии, стандарты и процедуры процесса управление работами	Управление работами
План по персоналу и организационный план	Управление ресурсами
Стратегии, стандарты, процедуры процесса управления ресурсами	Управление ресурсами
Стратегии, стандарты, процедуры процесса управления качеством	Управление качеством
Стратегии, стандарты, процедуры процесса управления конфигурацией	Управление конфигурацией

Таблица 2 – Процессы

Процесс	Описание процесса
Контроль и отчетность	Контроль и подготовка отчетности по рискам, спорным вопросам, проблемам и изменениям. Мониторинг состояния этапа
Управление работами	Контроль выполнения рабочего и финансового планов. Проведение рабочего плана в соответствиями с изменениями в материальных ресурсах, графике работ, области применения проекта и мерах по сдерживанию рисков
Управление ресурсами	Поддержка на соответствующем уровне персонала проекта. поддержка инфраструктуры проекта
Управление качеством	Обзор результатов, аудит процессов, контроль выполнения показателей качества
Управление конфигурацией	Сопровождение документов, управление элементами конфигурации, доставка релизов

Таблица 3 – Ключевые результаты

Результат	Описание результата
Изменения в области применения проекта	Документированные и утвержденные изменения в области применения проекта
Отчеты о состоянии работ	Описание состояния этапа и проекта в целом с точки зрения степени выполнения задач, достигнутых ключевых показателей, оценки рисков, обзора спорных вопросов и проблем
Скорректированный рабочий план	Последовательные изменения рабочего плана, включающие описание состояния текущей работы и текущий план завершения этапа и проекта
Скорректированный финансовый план	Последовательные изменения финансового плана, включающие описание состояния текущего финансового состояния и финансовую оценку завершения этапа и проекта
Отчеты по аудиту	Задокументированные данные о результатах аудита проекта
Релиз	Базовый набор результатов этапа, подготовленный для использования на этапе или для доставки заказчику

2. ПОДХОД

Данный подход включает описание задач и результатов, управление рисками, описание технологии работ, оценку трудоемкости и составление графика проекта.

2.1 Задачи и результаты

В таблице 4 приведен перечень задач и результатов стадии контроля этапа. На рисунке 2 показаны зависимости между задачами на стадии контроля этапа.

Таблица 4 – Задачи и результаты стадии планирования проекта

Задача	Результат
Контроль и отчетность
Управление рисками/спорными вопросами	Решенные спорные вопросы, меры по сдерживанию рисков, запросы на изменение
Управление проблемами	Решенные спорные вопросы, меры по сдерживанию рисков, запросы на изменение
Контроль изменений	Изменения в области применения проекта, утвержденные запросы на изменения
Мониторинг и отчетность состояния проекта	Отчеты о состоянии работ, пункты действий
Управление работами
Контроль рабочего плана	Скорректированный рабочий план, бюллетени о состоянии работ
Контроль финансового плана	Скорректированный финансовый план, бюллетени о финансовом состоянии
Управление ресурсами
Контроль персонала	Оценка работы персонала, организационные изменения, скорректированная система назначений
Контроль материальных ресурсов	Запросы на оборудование, отчеты об установке и списании оборудования, отчеты об неисправности оборудования
Управление качеством
Обзор качества	Решения по комментариям к обзору
Аудит качества	Формы с описанием проведения аудита, отчеты по аудиту
Система качества	Отчет по показателям качества
Управление конфигурацией
Контроль документов	Контролируемые документы, неконтролируемые документы
Управление конфигурацией	Элементы конфигурации, версии, базовые наборы, изменения в конфигурации
Управление релизами	Релизы, комментарии к релизам
Учет состояния конфигурации	Информация по управлению конфигурацией, бюллетени о состоянии ее элементов