Информатика и выч. техника \ Базы данных

Відбір і сортування записів за допомогою запитів, страница 15

Щоб створити складений документ Microsoft Word за допомогою майстра, необхідно:

  1. У вікні бази даних виділити ім'я експортованого запиту, вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Зв'язку з Office (Office Links) і подкоманду Злиття з MS Word (Merge It with MS Word).
  2. У вікні Злиття з документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) установити один із двох перемикачів: Встановити зв'язок з готовим документом Microsoft Word (Link your data with existing MS Word document) або Створити новий документ і встановити зв'язок з ним (Create new document and then link data to it), а потім нажати кнопку OK (мал. 1.40).
  3. У першому випадку необхідно вибрати необхідний файл у вікні відкриття файлу й нажати кнопку Відкрити (Open).

Відкриється порожній документ Word, і відобразиться панель інструментів Злиття (Mail Merge). Щоб вставити в документ потрібні поля, використовуйте кнопку Додати поле злиття (Insert Merge Field) на цій панелі.

Рис. 1.40. Вікно злиття з документами Word

Для того щоб здійснити експорт запиту у файл даних складеного документа Microsoft Word, необхідно:

  1. У вікні бази даних вибрати ім'я експортованого запиту, а потім виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).
  2. У вікні Експорт об'єкта (Export Object) вибрати тип файлу Злиття з MS Word (Microsoft Word Merge) у поле Тип файлу (File Type), а в поле Ім'я файлу (File name) увести ім'я файлу й нажати кнопку Экпорт (Export).

Microsoft Access автоматично створює файл даних, що містить імена полів і всі дані з таблиці. Приклад такого файлу, отриманого шляхом експорту запиту "Список наявних товарів", наведений на мал. 1.41.

Щоб зберегти запит у файлі формату RTF, необхідно:

  1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що зберігається. Для того щоб зберегти виділений фрагмент об'єкта в режимі таблиці, відкрити запит і виділити необхідну частину.
  2. Виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).
  3. У поле Тип файлу вікна Експорт об'єкта (Export Object) вибрати тип файлу Формат RTF (Rich Text Format), а в поле Ім'я файлу (File name) увести ім'я файлу й нажати кнопку Експорт (Export).

Файл у форматі RTF, відкритий у редакторі Word для запиту "Список наявних товарів", наведений на мал. 1.42.

Рис. 1.41. Текстовий файл, отриманий шляхом експорту запиту

Рис. 1.42. Файл формату RTF, отриманий шляхом експорту запиту

Якщо ви хочете експортувати запит у документ Word і відразу побачити результат операції експорту, використовуйте команду меню Сервіс, Зв'язки з Office, Публікація в MS Word (Tools, Office Links, Publish It With MS Word). При цьому результуючі записи запиту зберігаються у файлі формату RTF у папці, у якій установлений Microsoft Access. Word завантажується автоматично, і в ньому відкривається збережений файл.

Щоб проаналізувати дані запиту в Microsoft Excel, використовуйте команду меню Сервіс, Зв'язки з Office, Аналіз в MS Excel (Tools, Office Links, Analize It With MS Excel). Результати обраного запиту при цьому будуть збережені у файлі Microsoft Excel у папці, у якій установлений Microsoft Access. Microsoft Excel запускається автоматично й відкриває цей файл. Приклад пересилання даних із запиту MS Access в MS Excel наведений на мал. 1.43.

Рис. 1.43. Експорт запиту в MS Excel

Запит можна перетворити в кожній з форматів, у який експортуються дані з таблиць Access, і приєднати до повідомлення електронної пошти. Для цього необхідно:

  1. У вікні бази даних вибрати необхідний запит або, відкривши його в режимі Таблиці, виділити потрібну частину даних.
  2. Вибрати в меню Файл (File) команду Відправити (Send To).
  3. У діалоговому вікні Відправлення поштою (Send) (мал. 1.44) вибрати формат файлу, що приєднується, і нажати кнопку ОК.

Рис. 1.44. Діалогове вікно Відправлення поштою

Скачать файл