Ознакомление с дисциплиной «Организация делопроизводства и персональный менеджмент», страница 7

По окончании календарного года исполненные документы должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены.

Большое значение в процессе подготовки документов к хранению имеет формирование дел. Необходимо чётко представлять себе основные правила группировки документов в дело, требования, предъявляемые к заголовку дела.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях. Обратите внимание на виды оперативного хранения дел, их особенности. Вам следует знать, как оформляется внутренняя опись документов дела; лист-заместитель, его назначение.

Вы должны чётко представлять все этапы процесса подготовки документов к архивному хранению. Обратите внимание на то, как устанавливаются сроки хранения документов, как организуется экспертиза ценности документов, какова её цель; какие документы подлежат уничтожению.

Документы, подготовленные к передаче в архив, должны быть соответствующим образом оформлены. Вы должны знать, как осуществляется полное оформление дел, как – частичное; для каких документов предназначен каждый из этих способов оформления. Форма обложки дела постоянного и временного хранения, а также  образец итоговой записи о категориях и количестве дел, заведённых в структурных подразделениях организации, приведены на страницах 111-113 Учебника.

Далее Вы знакомитесь с процессом сдачи дел в ведомственный архив.

Овладев материалом перечисленных тем, Вы переходите к рассмотрению особенностей составления, оформления и хранения первичных документов в бухгалтерии. Новые унифицированные формы документов первичного учёта, их шифры приведены на страницах 118-120 Учебника. Обратите внимание на то, какую обязательную информацию должны содержать первичные учётные документы. Вам следует знать правила группировки различных бухгалтерских документов и особенности формирования дел в бухгалтерии. Перечень бухгалтерских документов, подлежащих постоянному хранению, приведён на странице 127 Учебника.

Значительно повысить производительность делопроизводственного труда можно путём автоматизации делопроизводства. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной. Об автоматизации делопроизводственных процессов Вы можете почитать на страницах 132-143 Учебника.

Изучив установочную лекцию, Вы имеете общее представление о структуре курса «Организация делопроизводства и персональный менеджмент», расположении материала в Учебнике и ваших задачах по изучению данной дисциплины. Надеюсь, что знания, полученные Вами в процессе работы над курсом, помогут Вам в вашей профессиональной деятельности, будут способствовать повышению эффективности и культуры вашего труда.     

Желаю удачи!