Учет основных средств по подразделениям, страница 3

Создадим подчиненную форму при помощи Конструктора форм. На панели инструментов выберем команду Подчиненная форма/отчет, укажем местоположение на форме, выберем из имеющихся запросов ранее созданный. В создаваемую форму добавим необходимые поля: наименование и сумму амортизации за месяц. На рис. 14 представлены форма.

Рис. 14. Подчиненная форма.

Далее с помощью Конструктора форм создадим главную форму, куда включим поля: код и наименование подразделения, дата (вводимая вручную). Выбрав команду Подчиненная форма/отчет, разместим ей на поле формы. В качестве источника укажем ранее созданную подчиненную форму.

Рис. 15. Составная форма.

5.  Создать запрос для поиска основных средств, введенных в эксплуатацию в текущем году.

В созданном запросе добавим в окно таблицу Основные средства, а в бланк запроса введем 2 столбца: Наименование и Дата ввода в эксплуатацию. Для отбора данных в поле Условие отбора добавим запись:

>#01.01.2009#

Таким образом, получим выборку следующего вида рис. 14:

Рис. 16. Выборка основных средств, введенных в текущем году

6.  Создать отчет «Сводная ведомость амортизационных отчислений за текущий месяц по подразделению» с указанием первоначальной стоимости и вычислением сумм амортизации с начала эксплуатации и за текущий месяц, а также остаточной стоимости по каждому наименованию.

Для создания отчета воспользуемся ранее созданным запросом для вычисления  суммы амортизационных отчислений. Добавим также поля для вычисления сумм амортизации с начала эксплуатации и остаточной стоимости по каждому наименованию.

Для вычисления суммы с начала эксплуатации введем следующие вычисления:

с начала: ([Выражение1]-[Дата ввода в эксплуатацию])/30

сначала амортизация: IIf([с начала]>0;[с начала]*[Сумма амортизационных отчислений за месяц];0)

Сумма аморт с начала: IIf([сначала амортизация]>0;[сначала амортизация];[Первоначальная стоимость])

Для вычисления суммы остаточной стоимости введем следующие вычисления:

остаток дата: ([Срок окончания амортизации]-[Выражение1])/30

остаток: IIf([остаток дата]>0;[остаток дата]*[Сумма амортизационных отчислений за месяц];0)

Остаточная стоимость: IIf([остаток]>0;[остаток];0)

Для создания отчета воспользуемся Мастером отчетов. Добавим необходимые поля: наименование подразделения, сумма амортизации с начала эксплуатации и за текущий месяц, остаточная стоимость. В качестве уровня группировки выберем наименование подразделения. В разделе сортировки выберем Итоги и отметим итоговые значения Sum. На рис. 17 представлен внешний вид отчета «Сводная ведомость амортизационных отчислений за текущий месяц по подразделению».

Рис. 17. Отчет.