Отбор на должность секретаря приемной, вопросы к собеседованию, страница 2

Название должности:

Секретарь приемной

Подчиняется:

Офис-менеджеру

Отвечает за:

Младших секретарей приемной (2 человека)

Предназначение должности:

Приветливо встречать посетителей, приходящих в компанию, отвечать на их вопросы и проверять, чтобы соответствующий сотрудник быстро решал все сложные вопросы. Это же относится и к вопросам, заданным по телефону.

Поскольку секретарь приемной – это первый человек в компании, с которым вступают в контакт посетители, то он обязан поддерживать высокий уровень заботы о клиентах.

Контакты:

Все клиенты и посетители: отвечает на их вопросы.

Все сотрудники: передает им вопросы.

Основные обязанности:

• Приветствовать всех посетителей и уточнять цель их визита. Отвечать на их вопросы или направлять их к соответствующему сотруднику;
• Отвечать на телефонные звонки, с учетом сказанного выше;
• Отвечать на все первоначальные запросы по поводу получения платежей, используя систему информации он-лайн;
• Вскрывать входящие письма и сортировать по отделам. Организовывать доставку почты помощниками секретаря приемной;
• Выполнять задания по делопроизводству, полученные от отделов, после согласования с офис-менеджером;
• Руководить работой помощников секретаря приемной и распределять работу между ними;
• Выполнять другие обязанности по указанию офис-менеджера или другого уполномоченного менеджера.

Квалификационные требования:

Знания:

• Знание делопроизводства (необходимо)
• Знание компании (желательно)

Навыки:

• Опыт канцелярской работы (необходимо)
• Опыт работы с клиентами компании при личной встрече и по телефону (необходимо)
• Опыт руководства подчиненными (желательно)

Личные качества:

• Вежливая манера поведения (необходимо)
• Способность работать в напряженной обстановке (необходимо)