Первичный документ характеризуется маршрутным технологическим процессом, который отражает последовательность прохождения документа по подразделениям или рабочим местам (операциям). Маршрутные технологические процессы используются для планирования, так как позволяют определить номенклатуру, предметов труда, обрабатываемых в подразделении (на рабочем месте).
Необходимо знать, чтобы определить на каком этапе (РМ) осуществить ввод документа. Можно совместить операцию ввода документа с к.-л. другой операцией, осуществить ввод документа на другом РМ (обязательно оборудованном необходимыми средствами инф-ой техники) раньше на несколько этапов маршрута.
Кроме этого первичный документ характеризуется следующими параметрами:
- периодичностью (документ/ед.времени);
основной параметр, по которому осуществляют выбор варианта тех. процесса; определяется тип производства: единичное, крупносерийное, массовое и т.д.
- форматом бланка; позиционированием бланка (книжная, альбомная);
организация РМ: как позиционировать бланк на рабочем месте, где его хранить, какие характеристики приспособлений выбрать (например, размер стола; ЖК-монитор, чтобы было больше свободного пространства и т.д.)
- видом документа (разовый, накопительный);
разовый документ – на определённый момент времени,
накопительный – за период
У накопительного документа больше кол-во строк, необходимо предусмотреть scroll
- область действия (внешние, внутренние);
во внешнем документе изменении недопустимы!!!
внутренний мы можем модифицировать так, чтобы он удовлетворял требованиям обработки и ввода, принятым на предприятии
- степенью срочности (обычный, срочный);
если документ срочный, то при активации БД форма срочного документа выводится в свернутом виде с тем, чтобы можно было быстро его открыть и ввести
влияет и на маршрутный тех. процесс: регламентация передачи документа дальше по инстанциям (этапам маршрута) – срочный документ сразу же, обычные – пачками, спустя некоторый период времени, за который они накапливаются
- степенью секретности (рядовой, для служебного пользования, секретный);
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????
- количеством экземпляров;
возможность распараллеливания информационного потока с целью сокращения времени на ввод. Например, если документ, составленный в 3-ёх экземплярах, очень трудоёмкий, а ввести его надо быстро, то можно раздать по экземпляру 3-ём разным людям, и каждый из них будет вводить лишь свою 1/3 часть.
- количеством страниц;
1) scrolling, или различные закладки, дополнительные формы и т.п.
2) необходимо организовать контроль полноты ввода информации (все ли страницы документа заполнены)
- количеством заполняемых сторон (односторонний, двухсторонний);
для двухстороннего документа возможно создание 2-х разных форм, 2 вкладки, кнопка перехода к обратной стороне и т.п.
- формой построения (линейная, анкетная, табличная, комбинированная);
при анкетной форме построения возможно автоматическое считывание для читающих автоматов – автоматизированный процесс ввода (например, программой FineReader)
- функцией управления (плановый, учетный, управленческий и т.д.);
1) Необходимо знать, чтобы сформулировать требования к точности (функция планирования менее точная, чем функция учёта)
2) дискретность: планирование реализуется реже учёта
3) если реализуется контрольная функция, то повышаются требования к достоверности информации (см. ниже)
- способом заполнения (ручное, механизированное, автоматическое);
1) автоматическое заполнение подразумевает, что на предыдущем этапе какие-то поля были заполнены автоматом с собственной системой контроля, а значит нет необходимости проверять эти данные
2) механизированный способ подразумевает, что документ был заполнен машинными печатными буквами, а значит чёткость записи документа очень велика, то есть ошибок за счёт нераспознавания записи не будет
3) ручное заполнение – увеличение контроля по всем параметрам
- используемыми шрифтами (типовые, стилизованные, штрихкоды);
1) могут возникнуть проблемы с оборудованием РМ – например, нет китайской клавиатуры, не установлены экзотические шрифты и т.п.
2) обычно заголовки граф подгоняются под размер поля с учётом формата документа – если шрифт слишком разреженный, или слишком крупный или наоборот мелкий - это может создать неудобства
3) при проектировании необходимо учитывать «читабельность» документа (существует даже ГОСТ на шрифты), так что желательно использовать стандартные, это приводит к снижению количества ошибок при вводе
- длительностью жизненного цикла;
1) планирование РМ: сколько шкафов для хранения документов необходимо поставить, сколько разных папок необходимо и т.д.
2) необходимо сформировать механизм архивирования и удаления устаревших документов
- допустимостью исправлений;
необходимо заложить механизм контроля исправлений в документе (соответствуют ли изменённые значении формату поля, м.б. попадают ли они в заданный интервал и т.д.)
-
степенью формализации 
, где
Кq - коэффициент формализации документа;
n - количество реквизитов в документе;
Kpi = V/W где :
- коэффициент формализации i-го реквизита.
V – минимальное количество идентификаторов позволяющее идентифицировать объект;
W - реальное количество идентификаторов позволяющее идентифицировать объект.
Если коэффициент формализации небольшой, то необходимо включать дополнительные операции:
1) дошифровка
2) разметка (уникальный код)
Например, если в справочнике материалов указано только наименование материала, то коэф-т формализации очень мал. Но если каждому материалу присвоить уникальный код и работать не с наименованием материала, а с этим кодом, то коэф-т формализации станет =1.
Если коэф-т формализации =1, значит созданы либо машинные справочники, либо классификаторы.
- логической структурой (схема взаимосвязи реквизитов первичного документа);
1) какое количество ошибок будет порождено, если допустить ошибку в вершине логического графа
2) по логической структуре можно разбить документ на несколько форм, логически связанных между собой
- количеством строк; количеством столбцов;
scroll по горизонтали или по вертикали, подчинённые форма и её окно просмотра, заодно осуществляется и ввод и контроль
- размером полей (левое, правое, верхнее, нижнее);
совершенно не нужны!!!
- трудоемкостью заполнения (чел./час.);
???????????????????????????????????????????????????????????????????????
- коэффициентом переноса из других документов: Кпер=КП/КО где:
Кпер - коэффициент переноса;
КП - количество реквизитов, заносимых в документ из других документов;
КО - общее количество заполняемых реквизитов в документе;
Связан с маршрутным тех. процессом – можно автоматизировать процесс заполнения отдельных зон, так что заполнять их не надо, они переносятся с предыдущих этапов
- достоверностью информации
где:
Dq - достоверность документа;
N - количество реквизитов в документе;
-
достоверность i-го реквизита.
где:
l - количество классов допускаемых ошибок в реквизите;
Pij - вероятность возникновения ошибки j-ого класса в i-м реквизите.
Достоверность – фильтр, который позволяет не затрачивать ресурсы на ввод недостоверной информации и обосновать методы контроля
1) для независимых атрибутов достоверность находится как сумма вероятностей искажения элементов
2) для зависимых – как произведение этих вероятностей
На этапе проектирования необходимо определить, какие методы контроля использовать, чтобы повысить достоверность.
Среднестатистическая вероятность ошибки 5,9*10-3
По вероятности возникновения различных классов ошибок можно определить методы контроля. Например, метод контроля по модулю не чувствителен к блочным ошибкам, и если большинство ошибок именно блочные, то употреблять этот метод контроля нет никакого смысла
Визуальный контроль
Если большой объём информации, то для контроля необходимы 2 человека: один читает вслух документ, а второй проверяет электронную копию (введённый документ в электронном виде).
Если вводимая информация сложна для контроля (большие номера, сложные аббревиатуры, иностранные названия), то лучше выбирать её из справочников-списков (их достоверность должна быть =1). В случае, когда сложный номер необходимо ввести вручную (например, при добавлении новой записи в справочник), для контроля можно потребовать ввести этот номер 2 раза (как это происходит при вводе пароля и его подтверждения).
Можно также визуально сравнивать не всё число, а только позиции значащих цифр (например, если число начинается с множества нулей).
Если в день одним человеком вводится множество документов, то необходимо усилить контроль за вводом и применять различные его методы.
Необходимо во всех полях установить форматный контроль, таким образом блокируются некоторые типы ошибок.
Контроль прагматических ошибок
1) использование словарей – проверка номенклатур
2) уникальный ключ
Необходимо также знать, когда ставятся контрольные точки.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.