СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ И ОТЧЕТОВ В СРЕДЕ СУБД MICROSOFTACCESS
Лабораторная работа №2
1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ
Приобретение практических навыков создания запросов и отчетов в среде СУБД MS Access.
2. КРАТКИЕ ПОЯСНЕНИЯ
2.1. Создание и использование
запросов
Запрос - это требование на получение или на изменение информации
в БД. Для простых случаев вместо создания запроса можно использовать фильтры.
В MS Access имеются
фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр,
расширенный фильтр.
В отличие от фильтров запросы являются более гибким и мощным средством получения необходимых данных. Запросы используются также для модификации данных. Они делятся на две основные категории:
§ Запросы на выборку - содержат набор критериев для выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц.
§ Запросы на изменение - используются для создания таблиц или изменения данных.
Для создания запросов в СУБД, в том числе в Access, как правило, используется специальный язык SQL (Structured Query Language). В MS Access при разработке запросов также применяется язык QBE (Query-By-Example – язык запросов по образцу). Он основан на использовании визуальных шаблонов для формирования команд на языке SQL. При выполнении действий в окне запроса Access конструирует эквивалентный оператор языка SQL, который можно просмотреть, отредактировать и затем выполнить в новой редакции. Изменения, внесенные в запрос в режиме SQL, отражаются также в бланке Конструктора запроса.
Данные для формирования запросов на выборку могут извлекаться из одной или нескольких таблиц БД. Если в основе запроса лежат несколько таблиц, то их следует связать одна с другой, т.е. соединить по общим полям, если они не были связаны. Существующий запрос можно в дальнейшем использовать в качестве источника при создании нового запроса, т.е. источником данных при построении нового запроса могут быть не только таблицы, но и уже имеющиеся запросы.
Простые запросы в MS Access 2007 могут быть созданы с помощью Мастера запросов , для этого на вкладке Создание в группе Другие следует щелкнуть Мастер запросов, в диалоговом окне Новый запрос выбрать Создание простых запросов. При запуске программа Мастера задает пользователю несколько вопросов о содержании и стиле создаваемого запроса и далее генерирует программу и результат запроса. Созданный Мастером запрос может быть сохранен и при необходимости доработан в Конструкторе запросов и в окне SQL.
Access 2007 кроме мастера простых запросов имеется ещё три мастера:
o мастер нахождения повторяющихся записей – запрос позволяет найти те записи, которые содержат одинаковые значения в одном или нескольких полях,
o мастер нахождения записей без подчиненных – запрос возвращает записи из таблицы, в которых указанное поле не связано с соответствующим полем второй таблицы,
o мастер перекрестных запросов – запрос предназначен для анализа данных таблиц по определенным критериям.
Более сложные запросы создаются в режиме Конструктора запросов. Окно Конструктора запросов состоит из двух частей: в верхней области отображаются списки полей используемых в запросе таблиц и запросов, в нижней области (бланке запроса) формируются условия отбора, сортировки и отображения данных. При создании запроса в режиме Конструктора MS Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL.
Для создания запроса в режиме Конструктора нужно на вкладке Создание в группе Другие выбрать команду Конструктор запросов, добавить нужные объекты (таблицы и/или запросы) в окно конструктора, ввести необходимые поля в бланк запроса, определить условия (критерии) отбора, при необходимости – вычисляемые поля и порядок сортировки, сохранить запрос и выполнить его для просмотра результатов и возможной коррекции. При необходимости использования групповых операций в запросе следует подключить команду Итоги в группе команд Показать или скрыть. Для того, чтобы просмотреть SQL-код запроса, следует применить команду Режим→ Режим SQL.
Созданный запрос следует сохранить, после чего он отображается в списке объектов в Области переходов. Для исполнения запроса и просмотра его результатов можно воспользоваться командой Выполнить из группы Результаты.
При создании запросов часто имеется необходимость создания вычисляемых полей. Например, если в таблицах БД имеются поле цены на товар и поле количества товара, то можно создать вычисляемое поле стоимости товара как произведение цены и количества. В таких полях обычно используются арифметические операторы (+, -, *, /, ^, MOD) и оператор конкатенации строк &. Для задания сложных выражений в строке Условие отбора Конструктора можно использовать программу Построитель на вкладке Конструктор. Эта утилита позволяет построить необходимое выражение с применением имеющихся в ней разнообразных функций.
В Приложении 1 на рис. 1.1 а) показан пример создания и исполнения запроса на выборку в режиме Конструктора. Содержание запроса заключается в выборке из таблицы «Усилители» записей, у которых коэффициент усиления >105, входное сопротивление >107 и цена < 200.
В верхней части окна Конструктора располагается таблица, являющаяся источником данных для запроса. В нижней части окна указываются поля, участвующие в запросе, имя таблицы, в котором находится соответствующее поле, направление сортировки по возрастанию или убыванию для данного поля, если такая сортировка используется, задается вывод поля на экран (флажок установлен) или признак отмены вывода поля на экран (флажок снят), и устанавливаются условия отбора записей в выборку.
На рис. 1.1 б) демонстрируются результаты данного запроса,
а на рис. 1.1 в) – сгенерированный системой оператор языка SQL, который
доступен для редактирования.
Запросы, создаваемые на основе нескольких таблиц/запросов, называют многотабличными.
В макете многотабличного запроса можно задавать связи между таблицами, если они
не были ранее установлены.
Запросы на изменение разделяются на следующие типы (категории): создание таблицы, удаление, обновление или добавление записей. Запросы на изменение необратимы. Поэтому перед исполнением подобных запросов рекомендуется создавать резервную копию БД. Для создания запросов на изменение данных вначале следует построить соответствующий запрос на выборку и убедиться, что он выбирает нужные записи. После этого следует выбрать необходимый тип запроса соответствующей кнопкой из группы Тип запроса вкладки Конструктор. Тип запроса меняет набор полей в схеме запроса. Например, при создании запроса на обновление в нижней части окна появится поле Обновление, в которое следует ввести нужное по характеру запроса выражение изменения данных.
Более подробные сведения о создании запросов можно получить в Справочной системе MS Access (раздел «Запросы») или в рекомендуемой литературе. С примерами запросов можно ознакомиться также в БД «Борей».
2.2. Разработка отчетов
Отчет – это
форматированное представление данных из одной или нескольких таблиц, выводимое
на экран, принтер или в файл. В основе отчета лежат записи таблиц БД или запросов.
Помимо данных в отчет могут быть включены итоговые значения, схемы и
диаграммы, верхние и нижние колонтитулы, содержащие служебную информацию, и
графические элементы, в том числе фотографии и иллюстрации. По одному источнику
данных можно сделать несколько отчетов с разным содержанием.
При создании отчета необходимо заранее представлять его назначение, структуру, группировку и упорядочивание данных. Желательно предварительно представить схему (эскиз) будущего отчета на бумаге.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
