Нормативно-правове забезпечення виконання функцій діловодства. Функціональні можливості систем електронного документообігу

Зміст

Вступ

Метою даної курсової роботи забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Об'єктом роботи виступає контроль за виконанням доручень і вказівок керівництва, перевірку правильності та своєчасності виконання документів

Предметом роботи є організація контролю виконання документів для підприємства.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Розділ 1. Нормативно - правове забезпечення виконання функцій діловодства

1.1.Функціональні можливості систем електронного документообігу

Система автоматизації документообігу (Система електронного документообігу) — організаційно-технічна система, яка забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в        організації. Основні поняття електронного     документообігу:           Документообіг — комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова          робота.           Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового      діловодства».           Машиночитаний документ — документ, придатний для автоматичного прочитування вміщеної в нім інформації, записаний на магнітних,оптичних і інших носіях інформації.           Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений намашинному носієві у вигляді файлу відповідного   формату.           Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, є засобом захисту інформації. Забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів. Основні принципи електронного документообігу:

·  Єдиноразова реєстрація документа

·  Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання

·  Безперервність руху документа

·  Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів

·  Ефективно організована система пошуку документа

·  Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу           Система електронного документообігу  — типове рішення, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів, форм власності і роду діяльності. Система дозволяє атоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати із зверненнями громадян і вирішувати інші задачі. Система може бути легко перенастроєна з урахування специфіки роботи кожного конкретного         підприємства. Система враховує положення Закону України про електронні документи і електронний документообіг.

ЗАКОН УКРАЇНИ

Про електронні документи та електронний документообіг

Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади