Порядок движения документов в организации, страница 5

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами (инструкцией по делопроизводства, правилами оформления ОРД), исполнитель согласовывает с руководителями, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. После согласования проект документа передается на подпись (утверждение) подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемым более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение.

Если исполнение документа поручено нескольким исполнителем, ответственным является первый исполнитель, который имеет право:

-  определять задания исполнителям сроки исполнения;

-  собирать совещания исполнителей и определять порядок исполнения задания в целом;

-  предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания.

7.2.  Регистрация и индексация документов.

Регистрация – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или выходном формате.

Главное назначение регистрации - -придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Регистрация является основой построения информационно-поисковых систем.

Согласно ГСДОУ регистрации подлежат: распорядительные, плановые, отчетные, финансовые, бухгалтерские, учетно-статистические документы.

Регистрироваться должны также поступившие, внутренние, исходящие документы.

Регистрация документа производится децентрализовано по группам документов в местах их создания и использования.

Например приказы по основной деятельности – в канцелярии, приказы по кадрам -  в отделе кадров, бухгалтерские документы – в бухгалтерии и т.д.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. К дополнению к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному его к определенному вопросу, должностному лицу и т.д.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Например при регистрации приказов по кадрам, порядковый номер дополняется буквой «К» (18-К), пр регистрации заявлений и жалоб регистрационный номер дополняется буквой фамилии заявителя (И-122).

Индекс документа, составляемого несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации – авторе.

При регистрации документов индекс, как и другие регистрационные данные переносятся в регистрационные формы. Регистрационными формами могут быть регистрационные журналы и регистрационно-контрольные карточки.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, представлен в таблице 7.1.

Технологическая схема процесса регистрации входящих документов представлена на рисунке 7.3.

Технологическая схема процесса регистрации исходящих документов представлена на рисунке 7.4.

Образцы регистрационных журналов представлены в таблице 7.2.

Таблица 7.1.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

1.  Письма присланные для сведения (копии).

2.  Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.