Технология создания отчетов (СУБД ACCESS 2002/XP). Схема данных базы данных отдела продаж

Страницы работы

39 страниц (Word-файл)

Содержание работы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

МЕТОДИЧЕСКИЕ  УКАЗАНИЯ  И  ЗАДАНИЯ ДЛЯ  ВЫПОЛНЕНИЯ  ЛАБОРАТОРНЫХ  РАБОТ ПО  ДИСЦИПЛИНЕ

«ИНФОРМАТИКА»

для студентов очного, вечернего и заочного отделений

ТЕМА: «ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ (СУБД ACCESS 2002/XP)»

ИЗДАТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ 2003


Рекомендовано научно-методическим советом университета

Методические  указания и задания для выполнения  лабораторных работ  по  дисциплине  «Информатика»  для  студентов очного,  вечернего и заочного отделений. Тема: «Технология создания отчетов (СУБД ACCESS 2002/XP)»,- СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2003,- 30 с.

Составители:      ст. преп. канд. техн. наук, доц.

Рецензент:  директор ЦИТ, канд. экон. наук, доц.


НАЗНАЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ

В СУБД Access одним из средств просмотра и вывода на печать необходимой информации являются ОТЧЕТЫ. Отчеты предоставляют пользователю информацию на основании тех данных, которые в этот момент хранятся в базе данных.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документа, который можно просмотреть, отправить на принтер, в файл, разместить на Web-серверах.

Источником данных для отчетов являются таблицы, запросы на выборку данных и перекрестные запросы, т.е. данные для отчета могут поступать как непосредственно из таблиц, так и после предварительной обработки с помощью механизма запросов, а также и сам механизм отчетов позволяет подвергнуть эти данные некоторым (характерным для отчетов) видам обработки.

Внимание! Отчеты имеют много общего с ФОРМАМИ, но через них нельзя редактировать, а также удалять или добавлять данные в ТАБЛИЦЫ, т.е. изменять исходные данные.

Методологию создания отчетов рассмотрим на основе базы данных отдела продаж, схема данных которой представлена на рисунке 1, и запросов к этой БД, построение которых рассмотрено в методических указаниях.

АВТОМАТИЧЕСКОЕ СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА НА ОСНОВЕ ТАБЛИЦЫ ИЛИ ЗАПРОСА

Access предоставляет несколько способов создания отчетов.

Автоотчет - это полностью автоматизированный способ создания отчета. Необходимо лишь выбрать формат отчета (ленточный или в столбец) и указать источник данных. Данные берутся только из какой-либо одна базовой таблицы или запроса, при этом отчет будет включать все поля, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Задание 1. Полностью автоматизированным способом в формате в столбец создадим отчет на основе полей таблицы ТОВАР.

Для этого:

·  В окне БАЗЫ ДАННЫХ перейдите на вкладку ОТЧЕТЫ и с помощью кнопки СОЗДАТЬ  откройте диалоговое окно НОВЫЙ ОТЧЕТ (Рисунок 2.).

·  Выделите вариант Автоотчет: в столбец.

·  В нижней части окна имеется поле со списком, в котором содержатся имена всех доступных таблиц и запросов, выберите необходимое – ТОВАР.

·  Нажмите кнопку OK

Полученный отчет представлен на рисунке 3.

·  Для сохранения отчета выберите команду ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ или нажмите кнопку СОХРАНИТЬ на панели инструментов.

·  В текстовом поле диалогового окна СОХРАНЕНИЕ введите имя нового отчета ТОВАР и нажмите кнопку OК.

Рисунок 1 Схема данных базы данных отдела продаж

 

Рисунок 2. Окно выбора способа создания отчета и указания источника данных

Рисунок 3. Отчет, созданный командой Автоотчет: в столбец

Задание 2. Используя тот же источник данных – поля таблицы ТОВАР, создадим отчет командой Автоотчет: ленточный

Полученный отчет представлен на рисунке 4.

Новому отчету дайте имя – ПРАЙС-ЛИСТ.

Рисунок 4. Отчет, созданный командой Автоотчет: ленточный

Прежде чем познакомиться с другими способов создания отчетов, на примере созданных отчетов рассмотрим РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ОТЧЕТАМИ и СТРУКТУРУ ОТЧЕТА.

РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ОТЧЕТАМИ

Существуют три режима работы с отчетами: режим ПРОСМОТРА ОБРАЗЦА, режим ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ПРОСМОТРА, режим КОНСТРУКТОРА. Переключение из режима в режим производится либо с помощью выбора соответствующей команды в пункте меню ВИД, либо с помощью кнопки ВИД панели инструментов КОНСТРУКТОР ОТЧЕТОВ.

Режим ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ПРОСМОТРА отображает отчет в том виде, в котором он будет выведен на печать. В этом режиме отчет выводится со всеми данными  в отличие от режима ПРОСМОТР ОБРАЗЦА, где выводятся не все данные, а лишь те, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. При большом объеме данных режим ПРОСМОТРА ОБРАЗЦА является удобным средством, так как при отладке макета отчета, когда необходимо то и дело проверять внешний вид отчета, сокращается время на переход из режима в режим.

Рисунок 5. Отчет, созданный командой Автоотчет: в столбец, в режиме конструктора

.

Рисунок 6. Отчет, созданный командой Автоотчет: ленточный, в режиме конструктора

Похожие материалы

Информация о работе

Предмет:
Информатика
Тип:
Методические указания и пособия
Размер файла:
994 Kb
Скачали:
0