Общая характеристика средств коллективной работы (СКР), страница 4

Для автоматизации управления входными потоками информации используются правила. Правило – это заданная последовательность действий, выполняемых при выполнении определенных условий для поступающей в ящик пользователя почты. Эта последовательность может включать в себя действия с сообщением (удаление, перемещение в папку), создание и отправку нового сообщения, создание новой задачи или записи в календаре. В качестве условия может использоваться соответствии темы сообщения заданной фразе либо соответствие адреса отправителя заранее определенному адресу. Правила позволяют организовать автоматический разбор почты, а в некоторых случаях, и автоматический ответ.

Неотъемлемой частью любой СКР являются средства её администрирования, позволяющие создавать, удалять пользователей, редактировать их свойства, включать в различные группы, выполнять операции по конфигурированию системы и т.д. Обязательной функцией администрирования является управление хранилищем документов и базой данных о пользователях.

Большинство современных пользователей не мыслит своей жизни без Интернета, более того, многие компании ведут свой бизнес через Интернет. Всё это делает очевидным необходимость интеграции СКР и Интернета. Эта интеграция означает объединение систем электронной почты СКР и Интернета, а также автоматизацию web-публикаций части документов из хранилища на web-сервере предприятия.

Для слияния систем электронной почты в СКР имеются средства (шлюзы) передачи писем в другие почтовые системы, в том числе и системы сети Интернет. При этом каждый пользователь СКР помимо внутреннего (локального) электронного адреса получает почтовый адрес почты Интернет вида имя_пользователя@имя_компании.ru, где имя_компании – имя почтового сервера фирмы в сети Интернет. Различие почтовых систем СКР и почты Интернета в ряде случаев порождает проблему совместимости. Так большинство почтовых систем СКР использует средства оформления текста (например, различные виды и размеры шрифтов) и при передаче письма в Интернет может потеряться не только оформление, но и содержание письма. Существование нескольких способов кодировки символов кириллицы усугубляет проблему совместимости и делает обязательным возможность перевода пришедшего письма из одной кодировки в другую.

Использование возможностей СКР для web-публикации документов позволяет решить главную проблему Интернет-представительства компании – наполнение сайта свежими, актуальными материалами. СКР позволяют автоматически преобразовывать документы в пригодный для web-публикации формат (например, html) и поместить его на сайт. Эти возможности СКР позволяют создавать полноценные Интернет-представительства компаний, использующие современные методы защиты информации, в том числе и протокол SSL (Secure Socket Layer).

Помимо системы разграничения прав доступа для сотрудников внутри организации СКР меры защиты от несанкционированного проникновения пользователей извне.

Во все СКР используется парольная защита. Другими словами, пользователь имеет уникальное имя и пароль, с помощью которых он идентифицируется системой и получает свой набор прав. Проверка подлинности пользователя происходит один раз при запуске программного обеспечения клиента СКР. Для повышения безопасности в пароле рекомендуется использовать строчные и прописные буквы, цифры и специальные знаки, а также менять пароль не реже, чем раз в полгода.

Перехват информации при её транспортировки по сети достаточно хорошо предотвращается с помощью криптографических методов. Примером популярного способа защиты может служить алгоритм RSA шифрования с открытым ключом. Пользователь зашифровывает данные при помощи своего частного ключа. Получатель может расшифровать сообщение с использованием известного (открытого) ключа отправителя. Помимо защиты содержимого сообщения системы с открытым ключом широко применяются для реализации электронной подписи.

Существует также возможность того, что сервер, на котором располагается хранилище информации, будет украден физически. Для предотвращения доступа к хранилищу путём обращения непосредственно из файловой системы сервера, данные в хранилище записываются в зашифрованном виде и не могут быть прочитаны вне СКР.