Кроме папок имеющихся по умолчанию, пользователь может создавать другие, в которых можно будет хранить письма определенной тематики или переписку с одним человеком.
Таким образом, система обмена сообщениями, построенная на электронной почте может принимать, отправлять, распределять информацию.
Вторым свойством или функцией СКР является хранение информации. Для обозначения единицы хранимой информации, независимо от её вида (текст, аудио, видео и т.д.), используется термин «документ», понимаемый более широко по сравнению с повседневным значением этого слова. Документ – это объект, который может содержать в себе любую информацию и обладать такими атрибутами (свойствами), как название, краткое содержание или тема, автор, время создания, время изменения, время актуальности (период времени до помещения документа в архив). Перечисленные свойства позволяют организовать обработку и анализ документов в зависимости от поставленных задач.
Надёжная система безопасности является обязательной составляющей СКР. Так как, одной и той же СКР могут пользоваться люди совершенного различного ранга, соответственно, и доступ к информации у них должен быть различен. Обычно СКР имеет несколько уровней безопасности. Хранилище документов обычно организовано либо по функциональному принципу (финансовая, производственная, кадровая информация) либо по организационному принципу (информация отдела финансов, информация отдела продаж и т.п.). На уровне каждой части хранилища определяется, кто имеет доступ к этой части, а кто не имеет. Следующий уровень - это уровень документов. Для каждого документа (множества документов) формируется лист доступа (access list), в котором указывается, кто и какие права имеет. Пользователь может обладать различными правами, например, правом просмотра имени документа, правом на создание нового документа, правом чтение содержимого документа, правом на редактирование, правом на удаление документа. Для удобства администрирования прав групп пользователей с одинаковыми правами применяется понятие роли пользователя. Роль – это набор прав объединенных одним именем. Например, обладая ролью читателя, пользователь может просматривать имена документов и читать их содержимое; обладая ролью автора, пользователь может создавать, читать и редактировать документы и т.д. Хотя система безопасности позволяет устанавливать права на каждый документ по отдельности, но в этом случае, особенно при большом количестве документов, формирование листов доступа может оказаться весьма утомительным занятием и определение прав на уровне части хранилища выглядит более привлекательным. Полезной является также возможность присвоения того или иного набора прав группам пользователей, что обеспечивает работу механизма наследования прав путём включения пользователя в соответствующую группу.
Основой системы безопасности и адресной книги является база данных, в которой хранятся имена пользователей и информация о группах, к которым они принадлежат. Так как, многие пользователи обладают какими-либо общими признаками - принадлежат одному отделу, работают в одном регионе и т.п. – то объединение их в группу поможет избежать потери времени при наборе их адресов и при назначении им прав на документы.
Таким образом, все СКР имеют три общих базовых признака (функции). Первый – эффективная система обмена информацией, основанная на электронной почте. Второй – общее хранилище документов с надёжной системой безопасности, и, наконец, третий – база данных о пользователях системы.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.