Общая характеристика средств коллективной работы (СКР), страница 3

В 90-х годах обладающее перечисленными признаками программное обеспечение вполне можно было назвать системой коллективной работы. Однако, последующая эксплуатация этих систем показала недостаточность базовый свойств и необходимость дооснащения средствами адаптации к особенностям конкретного предприятия. Для этой цели компания Lotus создала специальный язык lotus-script, на котором можно построить сколь угодно сложное приложение. Компания Microsoft использует язык Visual Basic, который позволял писать приложения для среды Windows и MS Office. Компания Novell не создавала никакого специального языка, но открыла исходный код программы, для того чтобы сторонние разработчики могли через интерфейс Windows API создавать свои собственные приложения.

Системы, обладающие такими возможностями, можно назвать платформами для коллективной работы. В настоящее время все меньше и меньше организаций приобретают СКР в базовой конфигурации. Чаще всего, для решения проблемы управления информацией в рамках одной компании, фирма обращается к сторонним разработчикам. Они, в свою очередь, создают требуемую информационную систему на базе одной из платформ.

Таким образом, наличие средств для разработки приложений становится одним из базовых свойств любой СКР, которые сейчас уместнее называть платформами для коллективной работы.

Кроме базовых свойств, все СКР обладают дополнительными свойствами, которые позволяют сделать работу в системе более удобной и приятной.

Служащие любой компании не только обмениваются информацией, но и встречаются с другими сотрудниками, проводят совместные мероприятия, работают над различными проектами. В той или иной мере, автоматизация этих действий заложена в СКР.

Для того, что бы пользователь мог эффективно управлять своим временем, у каждого пользователя существует календарь. В этом календаре, как в ежедневнике, пользователь может делать пометки о встречах и делах, которые ему необходимо сделать. Для каждой записи в календаре пользователь определяет место проведения, время начала и окончания мероприятия, другую необходимую информацию.

Электронный календарь СКР обладает рядом важных преимуществ перед обычным ежедневником. Эти преимущества состоят в автоматическом оповещении (по электронной почте) всех участников мероприятия, получении либо согласия на участие, либо отказа от приглашения, либо делегировании вместо себя другого лица, либо внесения своих предложений. Кроме того, при создании записи пользователь может получить информацию о занятости участников в других мероприятиях и выбрать наилучшее, устраивающее всех время и место для его проведения.

В календаре также присутствует функция напоминания. У любого работника есть множество дел и информацию о них трудно держать в голове, легче записать ее на бумаге, но и тут может ждать беда - бумага может затеряться. Лучше воспользоваться календарем, где записи не потеряются, а СКР напомнит о том, что и где необходимо сделать.

Другим, не менее важным свойством любой СКР является базирующаяся на свойствах календаря возможность сетевого планирования, т.е. возможность назначения задач пользователям и контроля  их исполнения. Сетевое планирование - важная функция СКР, так как в большинстве организаций служащие выполняют отдельные конкретные проекты и задачи, поставленные перед ними руководством. При постановке задачи руководитель указывает время начала, срок исполнения задачи и тех, кто будет выполнять задачу. Подчиненные, получившие задание, могут отказаться от её выполнения, делегировать другого вместо себя или выдвинуть свое предложение. В результате процедуры согласования подчиненные получат выполнимую задачу и в их календаре (в той части почтового ящика, которая отображает состояние задач) будет присутствовать соответствующее отображение. После завершения задачи руководитель получит извещение об исполнении.