Ознакомление с дисциплиной «Организация делопроизводства и персональный менеджмент», страница 5

На страницах 242-250 Вы познакомитесь с рекомендациями правильного взаимодействия со средствами массовой информации, правилами организации и проведения пресс-конференций, выставок, ярмарок; условиями правильного выбора способа распространения рекламы.

Раздел 2.

Тема 7. Управленческие документы, состав, классификация

Перейдём теперь к обзору учебного материала второго раздела. Учебный материал второго раздела можно разделить как бы на три составляющие: впервой – Вы знакомитесь с правилами составления и оформления управленческих документов, их реквизитами; во второй – рассматривается структура служб документационного обеспечения управления, функции каждой из них; третья – содержит требования, предъявляемые к процессу подготовки документов к архивному хранению, их систематизации и формированию дел.

Тема семь имеет важное значение для успешного освоения всего материала второго раздела, так как она определение и характеристику таких понятий, как «документ», «информация», «Унифицированная система документации», «реквизит» и др., знакомит Вас с многообразием управленческих документов, которые классифицируются по целому ряду признаков; с правилами представления текстов унифицированных документов.

Изучая материал темы семь, Вам необходимо ознакомиться с Законом Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации», принятый у нас в стране 27.07.2006 №149, который даёт определение терминов «документ» и «информация». Вам следует знать, что нормативным документом, устанавливающим требования к бланкам документов и оформлению реквизитов, а также унификации текстов документов, является ГОСТ Р6.30-2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» – М,: Изд-во стандартов, 2003. Стандарт распространяется на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно – распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включённые в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000). Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идёт о бухгалтерских, кадровых, торговых и ряде других документов.

Вы должны уяснить, что соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска, более активное использование ЭВМ при их составлении и работе с ними.

Тема 8. Реквизиты управленческих документов

Каждый документ можно разделить на три части: заголовочную часть, куда входят реквизиты, располагаемые до текста и приложений; основную часть, содержащую реквизиты «текст» и «приложение»; оформляющую часть, содержащую реквизиты, располагаемые после текста и приложения. Вам следует знать, какие реквизиты располагаются в каждой части документа, что они содержат и как оформляются. Коды реквизитов и их наименование приведены в таблице на странице 21 и 22 Учебного пособия «Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга». Содержание и правила оформления каждого из реквизитов Вы можете узнать, прочитав страницы с 22 по 43 этого же Учебного пособия. Вам следует помнить, что расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям  Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Федеральной архивной службы России от 27.11. 2000 №68.

Большинство документов как государственных, так и коммерческих организаций оформляются на бланках. Виды бланков, установленных ГОСТ Р6.30-2003, приведены на страницах 37-39 Учебника. На этих образцах показано расположение всех реквизитов, которые могут встретиться при оформлении любого вида документа.