Итогом вашей работы над данной темой должно быть чёткое представление о структуре документа, месте расположения каждого реквизита на нём, знание правил его написания.
Затем Вы переходите к знакомству с правилами составления и оформления различных групп документов: организационных, распорядительных, справочно-информационных, документов по персоналу. Вам следует знать, какие документы относятся к каждой из перечисленных групп. Обратите внимание на то, какие разделы содержит текст каждого вида документа, какие реквизиты включает, кем утверждается документ, с кем согласовывается. Образцы некоторых видов документов приведены в Учебнике. С целым рядом документов Вы ознакомитесь при работе с КОПР.
Изучение материала второй части Вы начинаете со знакомства со структурой и функциями служб документационного обеспечения управления.
В соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления функции организации делопроизводства в учреждении (предприятии) возлагаются на Управление делами. Вам следует знать, что структура и штаты Управления делами утверждаются руководителем учреждения (предприятия) с учётом специфики предприятия и объёмом работ.
Так как в документационном обеспечении управления выделяются три группы документов (внутренние, входящие и исходящие), Вы должны изучить особенности прохождения и обработки каждой из этих групп.
Входящие документы – вся корреспонденция, поступающая в организацию каким–либо путём, - проходит экспедиционную обработку, регистрацию. Порядок регистрации прописан на страницах 85-87 Учебника; там же приведён образец журнала регистрации входящих документов.
После предварительной обработки в канцелярии документы распределяют на потоки. Обратите внимание на то, какие факторы положены в основу такого распределения, какие документы направляются руководителю, какие – исполнителю.
Затем Вы знакомитесь с процессом обработки исходящих документов – документов, отправляемых из организации. Схема работы с исходящими документами приведена на страницах 88-89. Обратите внимание на то, что исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые оформляются в одном экземпляре. Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Следует знать, как осуществляется рассылка документов.
При изучении вопроса подготовки и оформления внутренних документов обратите внимание на то, что эти документы готовятся и оформляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов, а исполнение этих документов организовано согласно правилам работы с входящими документами.
Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошо организованный контроль за этим процессом. Необходимо знать, что контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы; документы других видов контролируются руководителями или сотрудниками соответствующих подразделений. Следует уяснить, какие операции включает процесс контроля исполнения документа, какие существуют сроки исполнения документа; кто имеет право устанавливать типовые сроки, кто – индивидуальные сроки исполнения документа; как осуществляется изменение или перенос срока.
Систематизация исполненных документов и формирование их в дело служит основой порядка в делопроизводстве, обеспечивает сохранность документов и быстрый их поиск.
При изучении материала третьей части Вы должны разобраться в сущности таких понятий, как «номенклатура дел» организации, «систематизация документов», «дело», «формирование дел». Следует знать, что номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Необходимо уяснить назначение номенклатуры, знать её виды и применение, порядок составления номенклатуры дел. Форма номенклатуры дел организации приведена на странице 96 Учебника. Нужно знать, как оформляется каждая из граф номенклатуры, что туда записывается.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.