Ведение актово-претензионной работы на станции

Приложение М

(обязательное)

Ведение актово-претензионной работы

на станции

М.1 Общие положения

М.1.1 Актово-претензионное бюро (сектор) является структурным подразделением станции (товарной конторы). К его основным задачам относятся:

–  оформление коммерческих актов;

–  подготовка начальнику станции материалов для расследования случаев несохранности грузов;

–  розыск грузов;

–  ведение учета и отчетности по актово-розыскному делу;

–  анализ несохранных перевозок.

М.1.2 Сектор (бюро) актово-претензионной работы оборудуется:

–  телефонной связью с СТЦ, грузовыми пунктами станции, товарной конторой, отправителями и получателями;

–  пишущими машинками для заполнения бланков коммерческих актов;

–  электронно-вычислительными машинами для ведения коммерческой отчетности;

–  мебелью и стеллажами для хранения документов.

М.1.3 Все руководство работой актово-претензионного бюро (сектора) осуществляет инспектор по актово-претензионной работе (или приемосдатчик), который подчиняется начальнику станции и его заместителю. В отсутствие инспектора по актово-претензионной работе руководство работой сектора (бюро) осуществляется коммерческим агентом или товарным кассиром.

М.1.4 Бланки коммерческих актов хранятся в сейфе у инспектора по актово-претензионной работе. Выдача бланков коммерческих актов для печатания производится под расписку в Книге учета бланков строгой отчетности. Не использованные за рабочий день бланки коммерческих актов передаются другому работнику под расписку по Книге передачи ценного инвентаря по установленной начальником станции форме.

М.1.5 Все коммерческие акты, вагонные и натурные листы, розыскные дела хранятся в архиве за прошедший и текущий год.

В связи с тем, что коммерческие акты, розыскные дела, вагонные и натурные листы многократно изымаются из архива для работы, место хранения предварительно отработанных документов не считается обычным архивом, а является текущим рабочим архивом.

Коммерческие акты хранятся сброшюрованным в специальных папках по пятидневкам, по месяцам, по кварталам в хронологическом порядке входящих номеров отдельно для актов, розыскных дел, вагонных и натурных листов.

М.1.6 При изъятии из архива документов в дело обязательно вкладывается справка (заменитель) с указанием кто, когда, какой документ взял. По возвращении документа на свое место, справка (заменитель) уничтожается. Срок хранения документов в рабочем архиве для коммерческих актов – 5 лет, розыскных дел – 3 года (с учетом текущего года).

М.2 Организация актового делопроизводства

М.2.1 Обнаруженные случаи несохранности грузов оформляются в соответствии с Правилами составления актов и Инструкцией по актово-претензионной работе на Белорусской железной дороге РД РБ БЧ 21-004-99 (далее Инструкция). В зависимости от обстоятельств составляются коммерческие акты или акты общей формы. Кроме того, в необходимых случаях составляются акты о техническом состоянии вагона или контейнера, акт экспертизы груза, акт вскрытия вагона или контейнера для таможенного и пограничного досмотра и др.

М.2.2 Железная дорога обязана составить коммерческий акт при обнаружении обстоятельств, перечисленных в УЖТ (п. 135), или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель, до получения груза.

Коммерческие акты составляются в соответствии с Инструкцией по актово-претензионной работе (§ 8):

–  при выгрузке груза на местах общего пользования в день выгрузки, а в соответствующих случаях – в день выдачи груза получателю;

–  при выгрузке груза на местах необщего пользования – в день выгрузки, при этом проверка груза должна производиться в процессе выгрузки или непосредственно после выгрузки. В случае проверки тары вагона не тем приемосдатчиком, который участвовал во взвешивании груза в день его выгрузки, в соответствующем разделе акта указываются фамилии приемосдатчиков, участвовавших во взвешивании груза и проверке тары вагона. Коммерческий акт оформляется в день перевески тары вагона и подписывается приемосдатчиком, проверявшим тару вагона.

–  в пути следования груза – в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.

Если невозможно составить коммерческие акты в указанные сроки, то они должны быть оформлены во всех случаях не позднее следующих суток.

М.2.3 Коммерческие акты составляются по письменному рапорту приемосдатчика, заведующего грузовым двором, контейнерной площадкой, сортировочной платформой, принимавшего участие в погрузке, сортировке и проверке груза с отметкой в правом верхнем углу рапорта: «Необходимость составления коммерческого акта проверена. Разрешаю составить коммерческий акт, дата, подпись». Только после этого работники сектора актово-претензионной работы оформляют коммерческий акт.

М.2.4 В коммерческом акте должны быть полностью указаны все данные, предусмотренные соответствующими графами, подробно описано оказавшееся в наличии количество груза (по массе и числу мест), а также его состояние (при повреждении упаковки груза, порче груза и т. п.) и обстоятельства, при которых обнаружена несохранность.

М.2.5 О составлении коммерческого акта железнодорожная станция должна