Основы создания и использования баз данных в программе Access: Методическое пособие

Введение

Данное методическое пособие поможет Вам познакомиться с основами создания и использования баз данных в программе Access.

В пособии описаны все этапы создания учебной базы данных,  основные команды программы Access, примеры и задания по созданию объектов базы и их использованию. В Приложении 1 и  Приложении 2 данного пособия приведены данные для создания таблиц базы, в Приложении 3 и Приложении 4 – дополнительная информация, ссылки на которую имеются в пособии.

Рекомендации по использованию данного пособия.

Для эффективного использования пособия необходимо, следуя приведенным рекомендациям, создать учебную базу данных (построить таблицы и организовать связи между ними). Все остальные действия:  создание объектов базы, их использование и т.п. возможны только после того, как БД будет создана.

Для облегчения работы с пособием отдельные действия маркированы:

8 - отмечает действия или команды, которые необходимо выполнить;

7 - отмечает необходимость ввода с клавиатуры данных;

: - отмечает результаты, отображаемые на экране.

Курсивом в тексте выделяются термины и названия элементов БД. Жирным шрифтом – команды, пункты меню, подчеркиванием – выполняемые операции.

Основные понятия БД. СУБД  Access.

База данных (далее – БД) – это место и способ хранения информации в упорядоченном виде. Компьютерная система управления базой данных (СУБД) – это программа, предназначенная для записи, поиска, сортировки, обработки и вывода на печать информации, содержащейся  в БД. Примером СУБД является программа MS Access, которая входит в пакет программ MS Office.

В БД информация хранится в виде таблицы. Количество таблиц в БД зависит от структуры и объема хранящихся в них данных.

Таблица состоит из столбцов, которые называются полями и строк, называемых записями. Все столбцы имеют заголовки – имена полей.

На рис. Б-1 пример таблицы. В ней: столбцы – поля, Фамилия – Имя – Телефон - имена этих полей.  Кравец – Иван – 222-22-22 – одна из трех строк - записей в данной таблице.

Столбцы – поля

Строки – записи

Различают три основных вида БД: плоские, иерархические и реляционные.

В плоских БД вся информация хранится в одной таблице. Для поиска необходимых данных требуется просмотр всей таблицы и, кроме того, одни и те же данные повторяются в разных записях. Примером подобной базы может служить телефонный справочник.

В иерархических БД несколько таблиц связаны между собой связью в виде цепочки – примером может служить структура вложенных папок на диске ПК.

Реляционные БД состоят из нескольких таблиц, объединенных между собой связями (реляциями – Relations). Эти связи представляют собой общие элементы данных в различных таблицах и позволяют быстро и оперативно манипулировать ими. Отличительной особенностью таких баз является то, что данные не дублируются в различных таблицах, а хранятся в одной из них в единственном числе. При этом оптимизируются операции по поиску, редактированию и обновлению данных, их анализ.

Запуск программы Access особенностей не имеет: ярлык на Рабочем столе или в списке программ Главного меню. После запуска пользователю предлагается:

·  Открыть имеющуюся базу

·  Создать файл

8          Выбираем: Создать файл. В следующем окне предлагается создать:

·  Новую базу

·  На основе имеющейся

При создании новой базы можно использовать доступные шаблоны.

8          Выбираем: Новая база данных.

Открывается окно Файл новой базы данных, в котором предлагается ввести имя новой базы (по умолчанию – db1) и указать адрес ее сохранения.

7         Вводим имя: Учебная, адрес – Рабочий стол, команда – Создать.

В окне программы Access открывается Окно базы данных.

Объекты БД.

В Access понятие база данных относится к единичному файлу, содержащему всю информацию. Каждая БД состоит из следующих объектов: таблиц, запросов