Основы документооборота. Анализ структуры документооборота. Методы учета и сокращения документооборота

Фрагмент матрицы документооборота

Шифры подразделений:                 3103 – ПДБ линейного цеха

03 – производственный отдел       3203 – ПДБ кузнечного цеха

04 – отдел главного механика       3104 – служба механика линейного цеха

31 – линейный цех                          служба механика кузнечного цеха

Рис 6.2. схема документационного наряда

б) Наименование подразделеНИЛ

Рис. 6.3. Схема документооборота при горизонтальном (а) и вертикальном (б) размещении

6.2. Анализ структуры документооборота.

ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах.

В таких схемах должны найти отражения все этапы и пункты прохождения документальной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на следующих принципах:

-  исключение или крайнее ограничение  возвратного движения документов;

-  однократность пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

-  пребывание документа в той или иной  инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

-  различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

-  учетно-информационные сведенья о доходе движения и исполнения, результаты контроля и другие сведенья следует передавать в службу ДОУ с помощью регистрационно-контрольных карточек, бездокументными способами, исключающие возвратное движение  самих документов;

-  должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

Основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток.

Основными параметрами документопотока являются:

-  содержание или функциональная принадлежность;

-  структура потока;

-  направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, контроль исполнения  и т.д.

На направления документопотока влияет так же способ удостоверения составляющих этот поток документов: ознакомление, согласование, подпись, утверждение и др.

Объем документопотока измеряется физическим колличеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом, содержащейся в документах информации, выраженный в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Наиболее эффективными методами совершенствования документопотоков являются:

-  создание и внедрение системы унифицированных документов;

-  унификация текстов документов;

-  создание информационно-поисковых систем;

-  регламентирование документообразования и прохождения документов;

-  введение компьютерной технологии обработки информации.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

-  повышение эффективности управленческой деятельности;

-  ускорения движения документов в организации;

-  уменьшение трудоемкости обработки документов.

6.3. Методы учета и сокращения документооборота.

6.3.1. Учет количества и качества документов организации.

Учет  количества документов может быть использован для определения штатной численности подразделений (в том числе ДОУ), определение номенклатуры и количества средств оргтехники и технических средств, определения загрузки (напряженности) труда сотрудников, выбора системы регистрации документов, построение справочной системы.

Под объемом документооборота понимается количество докуметов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени (месяц, квартал, полугодие, год).

Учет документов проводится единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы ДОУ.

Характеристиками документов, заносимыми в учетные карточки, являются:

-  количество листов в документах;

-  тираж;

-  срок хранения;

-  коды по ОКУД;

-  формат бумаги;

-  вид документа (инициативный или ответный);

-  корреспонденты.

Для фиксации и анализа движения документопотоков являются:

-  табличные маршрутно-технологические карты;

-  графические оперограммы;

-  документограммы;

-  информационные модели.

6.3.2. Сокращение документооборота.

Существуют объективные причины, влияющие на рост колличества