исфлнения документов, получение аналитической информации, необходимой для
оценки исполнительской дисциплины подразделений и исполнителей,
выполнения требований к оформлению документов.
Контроль исполнения документов включает следующие этапы:
- постановка документов на контроль;
- поверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
учет, обобщенней анализ результатов контроля исполнения контроль исполнения ведется на следующих уровнях:
формализованный контроль своевременности исполнения;
анализ существа и полноты исполнения поручений заданий, ответов на запросы;
- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
контроль соответствия формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
контроль исполнения обычно осуществляется централизованно службой ДОУ или специально назначенной группой контроль (сотрудником). Важными факторами системы контроля исполнения является определение перечня документов, подлежащих контролю исполнения; определению ответственного за снятия с контроля; определение срока исполнения; анализ исполнительской дисциплины.
Техническими средствами контроля являются: журнал регистрации с пометкой (графой) контроля исполнения, регистрационно-контрольная карточка или специальная контрольная карточка.
Причинами неисполнения документов могут является:
- слишком высокая централизация полномочий;
- перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;
- недисциплинированность исполнителей;
- недостаточные сроки для качественного исполнения;
- нерациональная система документооборота.
Технологическая схема процесса контроля исполнения представлена на рис. 8.1.
Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, представлен в табл. 8.1.
Нормативы времени на составление документов-ответов представлены в табл. 8.2.
Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в табл. 8.3.
Порядок заполнения регистационно-контрольной карточки представлен в табл. 8.4.
Образцы контрольной карточки представлены в табл. 8.5. и 8.6.
Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль представлен в табл. 8.7.
Ведомость контроля исполнения документации представлена в табл. 8.8.
Сводная ведомость состояния исполнения контролируемой документации представлена в табл. 8.9.
Таблица 8.1.
 |
|||||||||
 |
|
|
 |
||||||
1
2 3 4
 |
|
Да
 |
 |
|
||||||||||||||
 |
||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||
|
||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||
7
6Нет
5
 |
|||||||||||||||
 |
|||||||||||||||
 |
|||||||||||||||
 |
|||||||||||||||
 |
|||||||||||||||
 |
|||||||||||||||
 |
|||||||||||||||
 |
|||||||||||||||
|
Да
 |
|||||||
 |
|||||||
 |
 |
||||||
Нет
|
|
|
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
14 15
 |
|||
 |
|||
|
 |
|||||||
 |
 |
||||||
 |
|||||||
да
 |
|||||
|
 |
||||
|
21
Нет
17 16
18
 |
 |
|||
 |
||||
Рис. 8.1. Технологическая схема процесса контроля за сроками исполнения и правильностью оформления документов.
Таблица 8.1.
Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения
|
Вид документа |
Срок исполнения |
Примечание |
|
Указы Президента РФ |
согласно указанному в них сроку |
Если срок исполнения оговорен в документе |
|
Постановления, распоряжения, указания и письма правительства РФ |
10 дней 5 – 7 дней |
или к указанному сроку при условии подготовки по ним приказов |
|
Решения и распоряжения Администрации Самарской обл. |
согласно указанному в них сроку |
|
|
Решения и распоряжения Мэра г. Тольятти |
согласно указанному в них сроку |
|
|
Запросы, заявления и письма депутатов Госдумы, Федерального собрания РФ и местных представительских органов |
Безотлагательно до 30 дней до 10 дней |
по письмам, не требующим дополнительного изучения и проверки по письмам и запросам депутатов Госдумы и Федерального собрания РФ по письмам и запросам депутатов местных органов |
|
Приказы Министерства здравоохранения РФ |
согласно указанному в них сроку |
|
|
Приказы главного Управления здравоохранения Администрации Самарской области |
согласно указанному в них сроку |
|
|
Приказы управления здравоохранения Мэрии г. Тольятти |
согласно указанному в них сроку |
|
|
Письма-ходатайства организаций |
10 дней |
|
|
Письма запросы и письма поручения вышестоящих учреждений и организаций |
10 дней |
|
|
Заявления, жалобы и предложения граждан |
до 15 дней до 30 дней |
не требующие дополнительного изучения и проверки требующие дополнительного изучения и проверки |
|
Критические замечания и предложения, содержащиеся в местных органах печати |
до 30 дней |
|
|
Телеграммы и телефонограммы |
Безотлагательно до 3х дней |
в исключительных случаях, требующие дополнительной проверки. |
Таблица 8.2.
нормативы времени
на составление документов-ответов
|
№ п/п |
Наименование документов |
Максимальные сроки исполнения |
Примечание |
|
1. |
Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы |
3 дня |
|
|
2. |
Ответы по заявлениям и жалобам трудящихся, не требующих специального рассмотрения |
15 календарных дней |
|
|
3. |
Ответы по заявлениям и жалобам , требующих социального рассмотрения |
30 календарных дней |
|
|
4. |
Договору на поставку продукции |
10 дней |
|
|
5. |
Письма-ответы по производству и заказам |
10 дней |
|
|
6. |
Претензии по выпуску некачественной продукции |
10 дней |
|
|
7. |
По вопросам отсылки технической документации |
10 дней |
|
|
8. |
Ответы по заявлениям жалоб военнослужащих и членов их семей |
7 календарных дней |
|
|
9. |
Прочие письма |
10 дней |
Таблица 8.3.
Регистрационно-контрольная карточка
|
0229140 |
Регистрационно-контрольная карточка |
||||||||
|
01 Корреспондент |
01 |
||||||||
|
02 Вид документа |
02 |
||||||||
|
03 Дата документа |
03 |
||||||||
|
04 Индекс документа |
04 |
||||||||
|
05 Дата поступления |
05 |
||||||||
|
06 Индекс поступления |
06 |
||||||||
|
07 Пункт, приложение |
07 |
||||||||
|
08 Краткое содержание |
08 |
||||||||
|
09 Отв. Исполнитель |
09 |
||||||||
|
10 исполнители |
10 |
||||||||
|
11 Резолюция |
|||||||||
|
12 Автор |
12 |
||||||||
|
13 Дата контроля |
13 |
||||||||
|
14 срок исполнения |
14 |
||||||||
|
Код операции |
|||||||||
Лицевая сторона
|
15 |
15 Ход исполнения |
|||||||
|
16 |
16 Изменение срока |
|||||||
|
17 |
17 Причина неисполнения |
|||||||
|
18 |
18 Дата исполнения |
|||||||
|
19 |
19 Индекс |
|||||||
|
20 |
20 Адресат |
|||||||
|
21 |
21 Содержание |
|||||||
|
22 |
22 Важность документа |
|||||||
|
23 |
23 Качество исполнения |
|||||||
|
24 |
24 С контроля снял |
|||||||
|
25 |
25 Подпись контролера |
|||||||
|
26 |
26 Дело № |
27 Опись № |
28 Фонд № |
|||||
|
27,28 |
Записано на МН |
|||||||
Оборотная сторона
Таблица 8.4.
|
Графы Карточки |
На входящую корреспонденцию |
На исходящую корреспонденцию |
На прием граждан |
|
1. Лицевая сторона карточки |
|||
|
Индекс, который присваивается входящему документу |
Индекс, который присваивается исходящему документу |
порядковый номер карточки |
|
|
Корреспондент |
Город, учреждение, организация, от которого поступил документ |
Город, учреждение, организация, которому адресован | |
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.