Информационная интеграция в среде MS OFFICE 97. Импорт данных в EXCEL из документа WORD. Импорт данных в WORD из документа EXCEL

Информационная интеграция в среде MS OFFICE 97

Задание 1. Импорт данных в EXCEL из документа WORD

Наиболее часто требуется передавать таблицы, созданные в WORD, в среду электронной таблицы EXCEL для выполнения сложных вычислений или совместной обработки с другими табличными данными. Для этих целей применяется информационная технология формирования буфера обмена на основе документа WORD и вставка буфера в электронную таблицу EXCEL.

1.  Создать текстовый документ WORD, содержащий таблицу:

2.  Сохранить документ под именем Таблица.doc

3.  Установить курсор в текстовом документе в таблицу, выполнить команду Таблица, Выделить таблицу;

4.  Сформировать буфер обмена - команда Правка, Копировать;

5.  Запустить электронную таблицу EXCEL,

6.  Выполнить команду меню Правка, Вставить для вставки из буфера обмена таблицы (или Правка, Специальная вставка, Вставить как текст);

7.  В таблицу добавить столбцы: Объем продаж и Объем предложений и выполнить вычисления Объем продаж = Номинал*Курс*Спрос Объем предложений = Номинал*Эмиссия

8.  Переименовать лист электронной таблицы - Импорт;

9.  Сохранить рабочую книгу под именем Таблица.xls;

10.  Закрыть документы Таблица.doc и Таблица.xls.

Задание 2. Импорт данных в WORD из документа EXCEL

Для размещения в текстовом документе WORD таблиц, подготовленных в среде EXCEL, применяются следующие информационные технологии:

-  Формирование буфера обмена в электронной таблице EXCEL и его вставка в документ WORD. Таблица доступна для редактирования;

-  Вставка файла электронной таблицы (определенного листа или всей книги) - команда меню Вставка, Файл с указанием файла и способа вставки. Таблица доступна для редактирования.

-  Вставка объекта - электронной таблицы EXCEL с помощью команды Вставка, Объект, Создание из файла с указанием файла. Объект может вставляться как внедренный (EMBEDDED)или связанный (LINKING).

1.  Открыть документ Таблица.doc

2.  Выполнить команду меню Вставка, Файл;

3.  Выбрать файл электронной таблицы Таблица.xls;

4.  Указать - вставить лист Импорт;

5.  Закрыть документ Таблица.doc.

Задание 3. Экспорт данных из EXCEL в базу данных ACCESS

Для экспорта данных из EXCEL в базу данных ACCESS необходимо выполнить команду меню Сервис, Надстройки, Надстройка AccessLinksдлявключения новых команд в режим Данные:

Форма MS Access (см. далее)

Отчет MS Access (см. далее)

Перенести в MS Access

1.  Открыть рабочую книгу Таблица.xls;

2.  Установить курсор в список (базу данных);

3.  Выполнить команду меню Данные, Перенести в MS Access;

4.  Запускается Мастер переноса данных в MS Access, в диалоговом окне указать перенос - В новую базу данных:

5.  В СУБД ACCESS создается файл базы данных по имени рабочей книги - Таблица.mdb.

6.  Указать, что первая строка содержит заголовки столбцов;

7.  Сохранить данные в новой таблице;

8.  Определить структуру записи таблицы базы данных (можно изменить имя, пропустить ненужные столбцы, задать индекс определенного вида, изменить порядок расположения столбцов таблицы);

9.  Выбрать ключ таблицы (можно также  не задавать ключа, использовать автоматически определяемый ключ) - автоматически создать ключ;

10.  Ввести имя таблицы базы данных - Экспорт из EXCEL.

После завершения экспорта данных перейти в СУБД ACCESS и просмотреть таблицу, а затем вернуться в EXCEL.

На рабочем листе появляется сообщение о переносе данных в СУБД ACCESS с указанием имени файла базы данных.

Связь между электронной таблицей - источником и таблицей базы данных не поддерживается, то есть данные электронной таблицы и таблицы базы данных могут изменяться независимо друг от друга..

Задание 4. Импорт данных в ACCESS из документа EXCEL

Импорт данных электронной таблицы в базу данных ACCESS осуществляется с потерей связи с источником - команда Файл, Внешние данные, Импорт.

1.  Открыть базу данных Таблица.mdb;

2.  Выполнить команду меню Файл, Внешние данные, Импорт;

3.  В окне Импорт указать имя существующей электронной таблицы - Таблица.xls;

4.  Выбрать импорт листа Импорт;

5.  Указать, что первая строка содержит заголовки столбцов, импортировать в новую таблицу;