Информационная интеграция в среде MS OFFICE 97. Импорт данных в EXCEL из документа WORD. Импорт данных в WORD из документа EXCEL, страница 2

6.  Проверить структуру записи новой таблицы, формируемой на основании данных электронной таблицы (можно изменить имена полей, пропустить ненужные столбцы, задать индексы);

7.  Не создавать ключа таблицы;

8.  Указать имя новой таблицы - Импортиз EXCEL;

9.  Зарыть базу данных Таблица.mdb.

Подобная информационная технология пригодна и для передачи данных между различными базами данных под управлением СУБД ACCESS.

Задание 5. Присоединение таблиц к базе данных ACCESS

Присоединение к базе данных ACCESS таблиц и сохранение возможности их использования в различных приложениях осуществляется с помощью команды меню Файл, Внешние данные, Связь с таблицами.

1.  Открыть базу данных Таблица.mdb;

2.  Выполнить команду меню Файл, Внешние данные, Связь с таблицами;

3.  В окне Связь указать имя файла существующей электронной таблицы - Таблица.xls;

4.  Выбрать связь с листом Импорт;

5.  Указать, что первая строка содержит заголовки столбцов;

6.  Указать имя новой таблицы - Связь.

С таблицей Связь можно работать как с обычной таблицей(вводить и редактировать данные, использовать в запросах и т.п.). В исходной электронной таблицей EXCEL также обеспечен нормальный режим работы. Все изменения, выполненные в среде ACCESS, доступны в среде EXCEL, и наоборот.

1.  Открыть таблицу Связь;

2.  Ввести новые записи и отредактировать существующие;

3.  Закрыть таблицу Связь;

4.  Закрыть базу данных Таблица.mdb;

5.  Открыть электронную таблицу Таблица.xls;

6.  Просмотреть результат редактирования данных таблицы;

7.  Закрыть электронную таблицу Таблица.xls.

Задание 6. Совместная работа с присоединенными таблицами в базе данных ACCESS

Можно одновременно в различных приложениях работать с данными присоединенных таблиц. Так, в соответствии с заданием 5, в базе данных Таблица.mdb создана таблица Связь, которая соответствует электронной таблице Таблица.xls,  лист Импорт.

1.  Открыть базу данных Таблица.mdb,

2.  Открыть таблицу Связь;

3.  Открыть электронную таблицу Таблица.xls;

4.  Установить курсор в список Импорт.

Добавление новых записей

-  Добавить новые записи в таблицу Связь;

-  Убедиться, что ни автоматически добавлены в электронную таблицу Импорт;

-  Добавить новые записи в электронную таблицу Импорт;

-  Убедиться, что они автоматически добавлены в таблицу Связь.

Удаление записей

-  Удалить существующие запись в таблице Связь;

-  Обратить внимание на сообщение:

Рис. 1

-  Убедиться, что они автоматически удалены в таблице Связь.

Редактирование записей

-  Отредактировать в существующих записях таблицы Связь какие-нибудь поля;

-  Убедиться, что они автоматически отредактированы в электронной таблице Импорт;

-  Отредактировать в в электронной таблице Импорт какие-нибудь поля;

-  Убедиться, что они автоматически отредактированы в записях таблицы Связь.

Для разрыва связи EXCEL-ACCESS в окне базы данных Таблица.mdb осуществить удаление значка связанной электронной таблицы. При этом физического удаления электронной таблицы не происходит.

После выполнения корректировок закрыть базу данных и электронную таблицу Таблица.xls.

Задание 7. Связи СУБД ACCESS с другими программами MS OFFICE

Команда меню Сервис, Связи с Office:

1.  Слияние с MS WORD - экспорт данных объектов базы данных в файл составного документа.

Указать создание нового или использование существующего документа WORD, в который можно вставлять поля слияния из базы данных ACCESS:

1.  Открыть базу данных Таблица.mdb,

2.  Открыть таблицу Импорт;

3.  Выполнить команду Сервис, Связи с Office, Слияние с MS WORD;

4.  Указать, что создается новый документ WORD;

5.  В окне документа WORD разместить поля слияния, произвольный текст;