Дополнение к своим программам системы управления контентом, функциональность управления записями, как компания Documentum, IBM и Interhoven (среди других content management software vendors ) .
Многие корпоративные пользователи хотят иметь сбор данных из различных приложений, работающих в гетерогенных средах, а также генерировать отчеты в электронном виде. Эта возможность особенно полезна для компаний, использующих ERP-системы (которая есть и всегда будет хранить много информации, но не всегда гибко формировать все необходимые отчеты ).
Гетерогенная среда сегодня представляют большой интерес. Этот термин относится не только к различному программному и аппаратному обеспечению в пределах одной организации, а также взаимодействию между различными субъектами. Как известно, проблема переписки между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (DMS) может быть решена даже совершенно абсурдным способом - для примера, цифровой документ, созданный в одной организации, печатаются на бумаге, доставляется курьером или по почте в другую организацию, где он проверяется, и опять заносится в СЭД. Учитывая, что не все документы являются статичными , многие из них могут быть изменены , соответственно , количество документы в течение их жизненного цикла, подвергшихся процедуре описания возрастает в несколько раз .
Интерес в интеграции гетерогенных систем привел к появлению так называемых систем управления (ERM, EDM), основной целью которой является генерация выходных документов. Некоторые дополнительные функциональные возможности для длительного хранения и архивирования вывода отчетов и документов. В связи с этим многие OMS - систем классифицируются Gartner Group, как комплексной системы архивации и поиска документов (IDARS - интегрированный архив документов и поисковых систем). Однако главная причина популярности OMS - систем по-прежнему рыночную нишу они занимают - создание документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, созданных с использованием ERP-систем.
В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.
Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:
· сохранение входной корреспонденции;
· работа с оцифрованными документами;
· управление потоками работ (Workflow) и контроль хода выполнения работ;
· интеллектуальный поиск информации;
· информационная безопасность;
· поддержка дублирующего, или отдельного бумажного документооборота;
· средства надстройки.
В отдельную Таблицу 2 были вынесены общие характеристики систем.
В этой таблице приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.
Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.
При сравнении функциональных возможностей СЭД (Таблица 1) приняты следующие обозначения:
· «+» — возможность реализована;
· «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
· «−» — возможность не реализована.
Все эти системы узкоспециализированные - нескоординированная попытка многих участников создать СЭД для узкого набора задач в скором будущем приведет к большим трудностям при взаимодействии этих не универсальных систем. Это делает более выгодным использование системы SWEB. В России она не используется, зато в Германии широко применяется
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
