Організація управлінської діяльності. Удосконалення комунікаційно-інформаційних аспектів розпорядчої діяльності керівників функціональних підрозділів, страница 3

3 Організація ефективної системи зворотного зв’язку.

Тобто, отримання інформації від першоджерел. (наприклад, начальника відділу кадрів якого-небудь універмагу під час зустрічі із торговою группою може отримати інформацію про стан об’єкту керування та донести її до керівника.) Періодичний опит робітників по багатьом питанням. Анонімність опиту практично гарантує достовірність інформації.

4 Впровадження системи збору пропозицій.

5 Інформаційне оповіщення адміністрації підприємства.

Бюлетені про стимулювання, охорону праці та ін. Інформування робітників з офіційних джерел зменшує негативні наслідки чуток.

6 Використання сучасних інформаційних технологій.

Суть і види управлінських документів.

Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, приписуючого або повідомного характеру, який створюється в цілях управління і оформляється відповідним чином на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують по ознаках:

1. Залежно від використаного для фіксації матеріалу:

-письмові-це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою техніки або друкарським засобом документи на паперовій основі;

-графічні-це креслення, схеми, графіки, малюнки і ін.

2. За походженням:

-офіційні(службові) -направляють адресату від імені підприємства або посадовця і оформляють в установленому порядку;

-особові (іменні) -створює особу поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату і ін.).

3. По видах діяльності розрізняють:

-організаційно-приписуючі документи;

-документи з фінансово-розрахункового питання;

-документи з постачальницько-збутового питання;

-документи по особовому складу.

4. По найменуванню виділяють декількох десятків видів і різновидів документів:

-наказ, анкета, договір і ін.

5. З погляду кількості відображених в них питань

-прості документи- звичайно містять одне питання;

-складні документи- з декількома питаннями.

6. По місцю складання:

-одержані підприємством або відправлені їм за межі,що входять;

-відправлені з підприємства;

-зовнішні, що виходять адресовані підприємству;

-внутрішні -складені на підприємстві для внутрішнього користування.

7. За термінами виконання:

термінові несуть на собі реквізит – дату виконання нетермінові

8. За формою документа

індивідуальні статут типові договір, заява про отримання ліцензії

трафаретні бланки

9. По засобах інформації:

-рукописно-друкарські;

-графічні;

-фото-кінодокументи;

-звукові.

10. По термінах зберігання:

-постійного зберігання;

-довгострокового зберігання;

-тимчасового зберігання.

11. По ступеню гласності:

-секретні документи -містять інформацію, що є державною таємницею;

-документи для службового використовування-містять інформацію, розповсюдження якої за межами підприємства може завдати йому шкоди

-звичні документи вільно видають для ознайомлення всіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін.

Системи документації в управлінні. Процеси документування.

Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.

У підприємствах використовують такі види документації:

- нормативно-технічна - комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЕСКД), Уніфікована система документації (УСД);

- проектні - документи, які використовують при проектуванні підприємства - будівельні норми і правила, норми технологічного проектування і др.;

- конструкторські (технічні) у вигляді графічних документів (креслення, схеми). Текстові (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації технологічного устаткування документів);

- виробнича (технологічна) - технологічні карти, схеми.

- організаційно-приписуюча документація - інформація про основну діяльність підприємств, яку використовують для оформлення виконавчої і приписуючої діяльності апарату управління. Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), приписуючі, накази, розпорядження і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості і тому подібне).

Для оформлення організаційно-приписуючих документів використовуються спеціальні бланки.

Бланк - це стандартний лист паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.