Деловая документация, служебная корреспонденция. Точное положение реквизита на странице, страница 2

17.  Проверьте правильность созданной электронной формы, заполнив ее, и убедитесь, что нельзя изменять основной текст в шаблоне, а можно изменять только Текстовые поля электронной формы. При заполнении используйте клавишу [Tab].

ЗАДАНИЕ 2. Создать на основе шаблона (электронной формы) Довереннность.dot новый документ Дов1.doc, введя следующие данные в поля формы:

Совет. При заполнении Текстового поля электронной формы для получения подсказки нажимайте клавишу [F1]. Переходы по полям формы осуществляйте клавишей [Tab], обратные – [Shift—Tab].

Рекомендации по выполнению

1.  Найдите шаблон Доверенность.dot в вашей папке и откройте его.

2.  Откроется документ с именем Документ1, в котором вы заполните  поля форм и получите новую доверенность.

Убедитесь, что вы не можете изменять основной текст в шаблоне (постоянную информацию), кроме полей форм (переменную информацию).

3.  Сохраните документ под именем Дов1.

ЗАДАНИЕ 3. Создать элементы автотекста для подготовки служебной корреспонденции. Сохранить документ под именем Запросы.

Служебная корреспонденция – это коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и/или направить предложение на поставку товара.

Рекомендации по выполнению

Примечание. Элементами автотекста могут быть, например, названия фирм, банковские реквизиты, адрес электронной почты, рисунки, логотипы, фотографии, бланки типовых документов и т. д.

Чтобы элементы автотекста были доступны в любом документе Word, их следует сохранять в шаблоне Normal.dot. Онине редактируются, их можно только удалять и заново создавать.

Чтобы при сохранении абзаца в качестве элемента автотекста сохранить и его форматирование, следует вместе с абзацем выделить и маркер абзаца.

1.  Откройте новый документ Microsoft Word.

2.  Введите и отформатируйте текст, который необходимо сохранить в качестве элемента автотекста, например,

Уважаемые господа!

Итальянская торговая палата в Мюнхене любезно предоставила нам Ваш адрес.

Мы шьем женские костюмы и постоянно нуждаемся в шерстяных тканях хорошего качества популярных расцветок. Просим Вас как можно скорее выслать предложение с образцами материалов Вашей фирмы и подробные данные о сроках поставки, ценах, условиях поставки и условиях оплаты.

Информацию о нашей фирме Вы получите в любое время от “Дрезднер банк” в Мюнхене.

Если Ваши изделия конкурентоспособны, то у нас могли бы завязаться долгосрочные деловые связи.

С дружеским приветом Хартман & Ко.

3.  Для создания автотекста выделите набранный и отформатированный текст вместе с маркером и вызовите команду Вставка ► Автотекст► Создать.

4.  В диалоговом окне Автотекст назначьте имя создаваемому элементу текста Запрос.

5.  Аналогичным способом сохраните в качестве элементов автотекста адреса всех партнеров, с которыми вы ведете интенсивную переписку, например: