Учет продаж продукции “ Канцелярские товары и компьютерные принадлежности ” по каталогу

Предметная область.

Предметной областью является задача учета продаж продукции “ Канцелярские товары и компьютерные принадлежности ” по каталогу. Учет продаж проводится на основании документов:

·  каталог товаров

·  продажи агентов

·  справочник агентов

·  справочник заказчиков

Весь перечень продукции содержится в каталоге по определенной цене за единицу. Агенты занимаются распространением продукции, продавая изделия по договорной цене, причем каждая продажа оформляется отдельным документом «Продажи агентов». Данные об агентах в виде инициалов и адресов  содержатся в документе «Агенты». Суть задачи заключается в расчете прибыли, полученной агентами в результате продажи продукции заказчикам. Прибыль равна разнице между ценой товара, по которой он приобретается агентами и ценой, по которой он ими реализуется.

Данные о заказчиках, приобретающих продукцию по каталогу содержатся в документе «Заказчики». В последствии некоторые заказчики  станут агентами, что необходимо будет отразить  в таблицах « Агенты» и «Заказчики», не изменяя и не удаляя операций купли-продажи за учтенный период.

В предметной области были выявлены следующие особенности:

-период учитывается по месяцам;

-общий объем продаж учитывается за 1 год;

- один агент может продавать продукцию одному и тому же заказчику несколько раз за год.

Согласно предметной области можно определить логические связи между документами (информационно-логическую модель) для  создания учетной базы данных:

Вся информация содержится в четырех вышеуказанных документах, которые связаны между собой операциями учета, причем каждый из них в своем содержании имеет ключевое поле, т. е. поле, данные которого были бы уникальны для этого документа.

Например: В документе «Каталог» наименование каждого товара содержится под определенным, неповторяющимся  номером. Номер товара и будет являться ключевым полем для этого документа.

Каталог

Связь между документами осуществляется на основании ключевых полей:

	Агенты				Заказчики

 

Продажи агентов

                           

Создание базы данных

После загрузки Microsoft Access появится следующее диалоговое окно:

В диалоговом окне выберите Новая база данных – ОК.

В следующем окне Папка выберите свой личный сетевой каталог  или какой либо другой каталог и в окне Имя файла введите имя создаваемого Вами файла*. Например: Db1, нажмите кнопку Создать.

Создание таблицы

В окне БД выберите режим  Таблицы, а затем кнопку создать. В диалоговом окне Новая таблица выберите режим Конструктор и нажмите кнопку ОК.

! (Режим Конструктора предназначен для создания, разработки и определения полей таблицы. Иначе, режим Конструктора предназначен для создания и изменения структуры таблицы.)

Создание структуры таблицы.

(определение полей таблицы)

Введите имя поля* в ячейку столбца Имя поля. В ячейки столбца Тип данных нажмите кнопку раскрытия списка и выберите один из девяти типов данных. .

Создайте структуру таблицы в соответствии с таблицей 1.

Таблица1:Структура таблицы Каталог

№	Ключ	Имя поля	Тип данных	Размер поля	Свойства поля
1	Да	№ по каталогу	Текстовый	3	Обязательное Поле	Да
					Индексированное поле (совпадения не допускаются)	Да
2		Наименование товара	Текстовый	50	Обязательное поле	Да
3		Цена за единицу	Числовой	Длинное целое	Формат поля	Денежный
					Обязательное поле	Да
4		Описание	Текстовый	50

Определение в таблице Каталог ключевого поля:

Определение простого ключа.

В режиме Конструктора, в таблице Каталог установите курсор в ключевое поле с именем «№ по каталогу».

На панели инструментов нажмите кнопку Ключ:

Таким образом Вы задали ключевое поле и построили макет (структуру) таблицы Каталог. Ее вид в режиме Конструктор:

После завершения создания структуры таблицы закройте окно (      ),при этом и подтвердив изменения и переименовав* таблицу, присвоив ей имя Каталог.

Маска ввода

При создании макетов этих таблиц используется  свойство поля Маска ввода. Для типов данных Текстовый, Числовой, Денежный и Дата/время можно задать Маску

Значение свойства Маска ввода (InputMask) может содержать до трех разделов, разделяемых точкой с запятой (;).

Первый  раздел представляет саму маску ввода (например, !(999) 000-0000). Перечень символов, используемых для определения масок ввода приводится ниже в таблице.

Второй   указывает нужно ли сохранять постоянные символы маски в этом