Лабораторная работа N 4
Работа со списками документов
После формирования запроса и осуществления поиска документов по запросу система открывает окно, где представлены списки найденных документов.
Возможности работы со списками.
1. Получение общей информации о документе.
В окне со списком, который называется «Текущая папка», можно получить общее представление о каждом документе, его статусе и объеме. Можно провести дополнительную сортировку документов, чтобы затем приступить к изучению самих текстов.
Примеры возможности получения соответствующей информации.
Пример 1.
· Очистить Карточку реквизитов, заполнить поле «Вид документа» словом РАСПОРЯЖЕНИЕ, осуществить поиск всевозможных распоряжений.
· Рассмотреть список полученных документов. Каждый документ в списке представлен следующим образом:
ü указывается вид документа;
ü наименование органа, принявшего этот документ;
ü дата принятия документа;
ü регистрационный номер;
ü название документа;
ü сообщение «Без текста», если текст данного документа отсутствует в база данных системы;
ü объем документа в килобайтах;
ü слева от названий документов находятся пиктограммы, показывающие статус документа: недействующая редакция; утратил силу; все остальные. После названия недействующих или утративших силу документов имеется соответствующая запись.
· Документы отсортированы по времени. В зависимости от настройки документы представлены в списке либо в прямой хронологической последовательности (первым в списке идет документ с наиболее ранней датой принятия, а последним – с наиболее поздней датой принятия), либо в обратной хронологической последовательности. Изменить имеющийся порядок сортировки. Для этого нужно нажать на кнопку «Настройки» пиктографического меню. Активизировать нужный переключатель в открывшемся окне настройки.
2. Возможности просмотра текста документов из формированного списка.
· Двухоконный просмотр список/текст
В системе реализована возможность просмотра текста без выхода из списка документов. Для этого окно «Текущая папка» делится на две части. В верхней части остается список, в нижнюю помещается текст текущего документа. Размеры нижней и верхней части окна устанавливаются по желанию пользователя. Для перехода в данный режим необходимо выбрать пункт Вид/Список и текст главного меню. Вернуться к первоначальному виду можно с помощью пункта Вид/Список главного меню.
Пример 2.
Находясь в списке распоряжений, полученном в примере 1, нужно выбрать пункт Вид/Список и текст главного меню. Окно «Текущая папка» разделится на две части. В верхней части находится список документов, в нижней – текст того документа, на котором установлен курсор в списке.
· Быстрый просмотр текстов документов из списка
Если сформирован
некоторый список документов, то, находясь в тексте любого документа, можно
перейти к следующему или предыдущему документу из списка, нажав
кнопку или кнопку пиктографического меню.
3. Папки документов
При работе с документами часто возникает необходимость создать определенные подборки документов (например, тематическую) для постоянной работы или для облегчения поиска нужного документа. В этих случаях документы сортируются по определенным папкам, папки получают имена в соответствии с содержанием документов и в определенном порядке размещения.
Аналогом таких папок в системе КонсультантПлюс служат электронные папки, которые создает и дает им имя пользователь по своему управлению. Кроме того, имеется особая папка под названием Карман, которая всегда присутствует в системах и которую нельзя удалить.
Все папки сохраняются после выхода из системы. Наполнять папку документами можно постепенно, по мере поиска документов, в том числе и за несколько сеансов работы. Ненужные документы из папок можно удалить, также можно удалить и папку целиком.
Создавать папки можно в Карточке реквизитов через основное окно «База
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
