Работа со списками документов в системе КонсультантПлюс (Лабораторная работа № 4)

Лабораторная работа N 4

Работа со списками документов

После формирования запроса и осуществления поиска документов по запросу система открывает окно, где представлены списки найденных документов.

Возможности работы со списками.

1.  Получение общей информации о документе.

В окне со списком, который называется «Текущая папка», можно получить общее представление о каждом документе, его статусе и объеме. Можно провести дополнительную сортировку документов, чтобы затем приступить к  изучению самих текстов.

Примеры возможности получения соответствующей информации.

Пример 1.

·  Очистить Карточку реквизитов, заполнить поле «Вид документа» словом РАСПОРЯЖЕНИЕ, осуществить поиск всевозможных распоряжений.

·  Рассмотреть список полученных документов. Каждый документ в списке представлен следующим образом:

ü  указывается вид документа;

ü  наименование органа, принявшего этот документ;

ü  дата принятия документа;

ü  регистрационный номер;

ü  название документа;

ü  сообщение «Без текста», если текст данного документа отсутствует в база данных системы;

ü  объем документа в килобайтах;

ü  слева от названий документов находятся пиктограммы, показывающие статус документа: недействующая редакция; утратил силу; все остальные. После названия недействующих или утративших силу документов имеется соответствующая запись.

·  Документы отсортированы по времени. В зависимости от настройки документы представлены в списке либо в прямой хронологической последовательности (первым в списке идет документ с наиболее ранней датой принятия, а последним – с наиболее поздней датой принятия), либо в обратной хронологической последовательности. Изменить имеющийся порядок сортировки. Для этого нужно нажать на кнопку «Настройки» пиктографического меню. Активизировать нужный переключатель в открывшемся окне настройки.

2.  Возможности просмотра текста документов из формированного списка.

·  Двухоконный просмотр список/текст

В системе реализована возможность просмотра текста без выхода из списка документов. Для этого окно «Текущая папка» делится на две части. В верхней части остается список, в нижнюю помещается текст текущего документа. Размеры нижней и верхней части окна устанавливаются по желанию пользователя.  Для перехода в данный режим необходимо выбрать пункт Вид/Список и текст главного меню. Вернуться к первоначальному виду можно с помощью пункта Вид/Список главного меню.

Пример 2.

Находясь в списке распоряжений, полученном в примере 1, нужно выбрать пункт Вид/Список и текст главного меню. Окно «Текущая папка» разделится на две части. В верхней части находится список документов, в нижней – текст того документа, на котором установлен курсор в списке.

·  Быстрый просмотр текстов документов из списка

Если сформирован некоторый список документов, то, находясь в тексте любого документа, можно перейти к следующему или предыдущему документу из списка, нажав кнопку             или кнопку           пиктографического меню.

3.  Папки документов

При работе с документами часто возникает необходимость создать определенные подборки документов (например, тематическую) для постоянной работы или для облегчения поиска нужного документа. В этих случаях документы сортируются по определенным папкам, папки получают имена в соответствии с содержанием документов и в определенном порядке размещения.

Аналогом таких папок в системе  КонсультантПлюс служат электронные папки, которые создает и дает им имя пользователь по своему управлению. Кроме того, имеется особая папка под названием Карман, которая всегда присутствует в системах и которую нельзя удалить.

Все папки сохраняются после выхода из системы. Наполнять папку документами можно постепенно, по мере поиска документов, в том числе и за несколько сеансов работы. Ненужные документы из папок можно удалить, также можно удалить и папку целиком.

Создавать папки можно в Карточке реквизитов через основное окно «База