В другому діалоговому вікні майстра ви можете задати, по яких полях даних з таблиці або запиту повинно здійснюватись сортування записів. Підтвердіть установку натисканням кнопки Далі. Після того, як буде обраний стиль оформлення звіту і заданий його заголовок, в останньому діалоговому вікні майстра варто натиснути кнопку Готово. Майстер створює звіт, і MS Access відкриє його в режимі попереднього перегляду. Для виводу звіту на папір натисніть піктограму Друк.
Найбільш швидкий спосіб створення звіту, усього за один крок, полягає у виборі таблиці або запиті у вікні бази даних, а потім – піктограми Простий звіт.
1.2. Звіти з угрупованням даних
Звіти MS Access представляють могутні засоби, що дозволяють сортувати і групувати дані і проводити підсумкові розрахунки найрізноманітнішими способами.
Після запуску майстра в першому діалоговому вікні треба вибрати поля вихідної таблиці або запиту, що повинні бути представлені у звіті.
В другому діалоговому вікні можна задати до чотирьох полів, по яких буде здійснюватись угрупування даних. Наприклад, якщо ви створюєте звіт для таблиці товарів, те тут можна вказати поля Тип і Ціна. У цьому випадку майстер створює звіт, у якому дані вихідної таблиці об'єднані по категоріях і цінах.
Крім цього, якщо в звіті представлені числові поля, для кожної групи майстер автоматично обчислює суму значень, що містяться в цих полях. Так, наприклад, можна створити звіт, у якому товари згруповані по категоріях і цінах і для кожної категорії указана сума цін товарів.
Після вибору полів, по яких буде проводитись групування даних, у наступному діалоговому вікні для кожного з цих полів можна задати інтервал групування. При виборі стандартної установки За повним значенням автоматично виробляється групування даних з однаковими значеннями.
Якщо поля групування не задані, то в наступному діалоговому вікні можна вказати порядок сортування даних вихідної таблиці або запиту. Якщо ж поля угруповання визначені, то дане діалогове вікно містить тільки ті поля, що не були обрані в попередньому вікні, і в ньому можна задати послідовність сортування даних усередині групи. У наступному діалоговому вікні вибирається стиль оформлення звіту й орієнтація папіру. В останньому діалоговому вікні майстра присутня опція Розташувати всі поля на одній сторінці. При виборі цієї опції майстер зменшує елементи управління для всіх полів звіту так, щоб вони всі помістилися поруч один з одним на одній друкованій сторінці.
Якщо ви хочете самостійно внести зміни в груповий звіт, у режимі Конструктора варто вибрати піктограму Сортування й угрупування. Після чого MS Access відкриває однойменне вікно, у якому можна вибрати поля для групування звіту [1, 6].
Завдання керуючого елемента в одній з областей звіту автоматично визначає його функцію. Наприклад, якщо в області приміток групи Тип визначити керуючий елемент із виразу: =Sum ( [Ціна] ) в результаті буде обчислена сума цін на товари по кожній категорії.
1.3. Конструктор звітів
Оформлення звіту здійснюється в режимі конструктора. Перехід з вікна бази даних у режим конструктора здійснюється натисканням кнопки Конструктор.
Режим конструктора для звітів дуже схожий на аналогічний режим для форм. Навіть панель елементів для створення нових керуючих елементів та ж сама. Однак у ньому міститься одна піктограма, що при створенні форм не використовується. Це піктограма Кінець сторінки.
Як правило, MS Access автоматично виконує розбивку по сторінках. Правила розбивки встановлюються у властивостях звіту. Однак, використовуючи піктограму Кінець сторінки, можна здійснювати перехід на нову сторінку вручну і, отже, виконати розбивку по сторінках відповідно до вимог користувача.
За замовчуванням MS Access розрізняє в звіті п'ять областей. Заголовок і примітка звіту друкуються один раз на початку і наприкінці звіту. Обидві ці області ви можете включати і виключати за допомогою команди Формат/Заголовок.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.