Работа с архивом в воинских частях внутренних войск МВД России

 «Работа с архивом в воинских частях внутренних войск

МВД России».

Главными этапами работы по подготовке дел к сдаче в архив являются:

1) Работа в текущем делопроизводстве.

2) Подготовка дел (документов) для передачи их в архив воинской части.

3) Подготовка дел (документов) в воинской части к их передаче в архив вышестоящего штаба.

4) Приём дел (документов) в архив управления округа (соединения) из воинских частей.

5) Подготовка дел (документов) в архивах управлений округов (соединений) к сдаче в ЦАВВ.

Основным содержанием работы при подготовке документов к сдаче в архив управления округа (соединения) считается:

1. Формирование документов в дела согласно Номенклатуре дел и установленным срокам хранения.

2. Отбор документов и дел в ходе проведения экспертизы ценности документов (ЭЦД). Работа экспертной комиссии (ЭК).

3. Составление архивных описей дел и документов, направляемых в вышестоящие архивы.

4. Обеспечение сохранности дел и документов.

5. Сдача и приём документов в архив управления округа (соединения).

6. Уничтожение документов со сроком хранения до 10-ти лет.

1. Формирование документов в дела согласно Номенклатуре дел и установленным срокам хранения.

Документы, образующиеся в деятельности внутренних войск МВД России, после их исполнения формируются в дела.

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с их номенклатурой.

Этот этап считается основным. На нём закладывается основа содержания будущего дела.

Дела формируются и хранятся в режимно-секретном подразделении, за исключением мобилизационных документов и дел с документами, образующимися в финансово-хозяйственной деятельности воинской части и службах управления воинской части, которые формируются работником, непосредственно ответственным за их учёт, и хранятся в этих службах до истечения срока хранения.

Дело должно содержать правильно оформленный и правильно к нему отнесенный документ, чтобы на последующих этапах не приходилось расшивать дела и заново их формировать.

Сроки хранения документов устанавливаются Перечнем документов, образующихся в деятельности внутренних войск МВД России и исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

1.1. Работа по формированию дел состоит из:

Ø  Подготовки обложки дела.

Ø  Распределения и раскладки исполненных документов по делам.

Ø  Расположения документов внутри дела в определённой последовательности.

Ø  Закрытия дел.

Ø  Постановки дела на инвентарный учёт в журнале учёта законченных производством дел.

Работа по формированию дел должна выполняться ежедневно на протяжении года.

Оформление документов (дел) должно соответствовать требованиям, изложенным в Наставлении по режиму секретности и документационному обеспечению управления во внутренних войсках МВД России, утверждённом приказом ГКВВ МВД России № 025 от 05.11.2006г. и Наставлении по архивному делу во внутренних войсках МВД России, утверждённом приказом МВД России № 345 от 05.09.1995г.

Подготовка к сдаче в архив документов общего делопроизводства проводится кадровым составом режимно-секретных подразделений