Коллективная работа над документами в MSOutlook 2000.
Цель работы:
Освоение принципов работы с документами в папках Exchange.
Общие сведения:
Exchange как средство коллективной работы позволяет с помощью механизма общих папок организовать совместную работу над документами. На сервере Exchange размещается используемый для коллективной работы набор папок. Просмотреть структуру и содержимое «Общих папок» можно через панель папок, которая имеет древовидную организацию. Все общие папки имеют тип «Почта», поэтому все записи в них имеют тип почтового сообщения (у них присутствуют атрибуты «От:», «Кому:» и «Тема:»). В папках могут храниться записи двух видов: записи обсуждения и документы MS Office. Пользователь может создавать любые документы MS Office прямо в папках и добавлять свои замечания по поводу документов.
Любая папка имеет заданный список доступа, в котором определяются права пользователей. У папки существует следующий набор прав (рис 1.):
Рис. 1.
Кроме этого, существуют права на документы находящиеся в папке
Возможны следующие права на редактирование документов:
§ редактирование запрещено
§ редактирование разрешено только для документов, которые были созданы самим пользователем
§ редактирование разрешено для всех документов, находящихся в папке
Возможны следующие права на удаление документов:
§ удаление запрещено
§ разрешено удаление только созданных пользователем документов
§ разрешено удаление всех документов.
Комбинируя эти права можно разграничить доступ к папкам и записям в них. Для удобства администрирования прав пользователей можно использовать механизм ролей (шаблона прав). Существуют следующие роли:
§ Нет доступа – нет никакого доступа к папке.
§ Корреспондент – обладает правами только создания документа.
§ Читатель – обладает только правами чтения документов.
§ Автор без прав редактора – обладает правом создавать и удалять только свои документы.
§ Автор – обладает правами создания, редактирования и удаления своих документов.
§ Ответственный автор – обладает всеми правами автора и может создавать папки в этой папке.
§ Редактор – может создавать, редактировать и удалять все документы в папке.
§ Ответственный редактор – обладает всеми правами редактора и может создавать папки.
§ Владелец – обладает всеми правами на папку.
Задание
1. Создать документ в папке Students.
2. Отредактировать документ.
3. Определить свою как владельца папку и назначить права двум другим пользователям для создания документов и их редактирования.
4. Написать комментарии к любым двум документам.
Рекомендации.
1. Для работы с папками рекомендуется либо создать ярлыки на используемые в лабораторной работе папки, либо открыть панель папок с помощью пункта меню «Вид – Список папок». Создать документ можно с помощью пункта меню «Файл – Создать – Документ Ms Office». После создания документа его нужно сохранить и закрыть.
2. Для редактирования документа определить свои права на папку. Для редактирования документа следует его раскрыть двойным щелчком правой кнопки мыши.
3. Для выполнения этого пункта воспользуйтесь знаниями, полученными из второй лабораторной работы и из общих сведений по этой лабораторной работе.
4. Для создания комментария к документу перейти в папку документа и создать «Записку в папке» с помощью панели инструментов, либо с помощью пункта меню «Файл – Создать – Записку в папке».
1. Какой механизм в Exchange используется для организации коллективной работы ?
2. Какой тип имеют общие папки на сервере ?
3. Какого вида записи могут храниться в общих папках ?
4. Может ли пользователь, обладающий только правом на просмотр папки, прочесть документы в ней ?
5. Может ли пользователь, обладая ролью «Корреспондент», читать документы находящиеся в папке ?
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.