Режимы создания таблиц и работа с готовыми таблицами

Занятие 5

Режимы создания таблиц и работа с готовыми таблицами

Таблицы – это базовые объекты Microsoft Access, все остальные объекты являются производными. Таблицы создаются с помощью двух режимов.

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Для запуска Мастера таблиц необходимо выполнить следующие действия:

§ открыть базу данных (или создать) и активизировать ее;

§ щёлкнуть дважды левой кнопкой мыши на строке «Создание таблицы с помощью мастера». Появиться диалоговое окно Мастера таблиц;

§ далее выбираем тип Деловые или Личные, чтобы определить список типовых таблиц;

§ выбираем таблицу в списке Образцы таблиц, например, Клиенты . При этом изменится набор полей в списке Образцы полей;

§ чтобы добавить поле к списку Поля новой таблицы, необходимо выбрать имя поля в списке Образцы полей, внести его в список щелчком на кнопке >. Щелчком по кнопке >> можно перенести весь список полей сразу, если необходимы все поля списка или его большая часть;

§ если необходимо переименовать поле, необходимо выделить его в списке Поля новой таблицы и щёлкнуть по кнопке Переименовать поле. В диалоговом окне Переименования поля изменить название поля (например, Клиента на Гость ) и щелкнуть по кнопке ОК;

§ после того как определён список полей в новой таблице, щёлкнуть по кнопке Далее;

§ далее дать название таблицы;

§ при создании таблицы мы должны обязательно определить Первичный ключ таблицы. Это можно сделать самостоятельно или MicrosoftAccess сделает это сам подставив поле типа Счётчик. При этом ни одно поле нельзя выбросить из первичного ключа, не нарушая однозначной идентификации записей;

§  затем щёлкнуть на кнопку Готово.

Создание таблицы в режиме Конструктора

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора необходимо:

§ открыть базу данных (или создать) и активизировать ее;

§ щёлкнуть дважды левой кнопкой мыши на строке «Создание таблицы в режиме конструктора». Откроется окно Конструктора таблиц с незаполненным бланком таблицы;

§ добавить поля и задать их свойства;

§ закрыть окно Конструктора. В ответ на предложение сохранить изменения щёлкнуть на кнопке Да, ввести новое название таблицы и щёлкнуть на кнопке ОК.

§ Если MicrosoftAccess выдаёт запрос с предложением определить ключ, щёлкнуть на кнопке Да, чтобы добавить в таблицу ключевое поле типа Счётчик. Если самим определять ключевое поле или оставить таблицу без ключа, щёлкнуть на кнопке Нет.

Редактирование записей

Для редактирования записей необходимо открыть базу дан­ных (если это не сделано) и, выбрав вкладку "Таблицы", дважды щелкнуть на имени таблицы, которую нужно отре­дактировать или нажать на кнопке "Открыть".

Добавление записи осуществляется выполнением команды «Вставить» à "Новая запись". Курсор перемещается на начало записи и вводятся данные.

Еще проще запись можно добавить, установив кур­сор в конце таблицы, на пустой записи - и ввести новые данные.

Когда поле "Счетчик" превышает значение предыдущего номера больше, чем на единицу, это значит, что из таблицы удалялись записи.

Если хотите отказаться от только что введенной записи, то выполняется команда «Правка» à-«Отмена» или <CNRL><Z>.

Для удаления записи служит команда «Правка» à «Вырезать». Предварительно запись необходимо выделить. Но не все записи можно удалить.

Редактирование полей

Для создания нового поля вызываем таблицу, с ко­торой хотим работать, и щелкнем на кнопке "Конструктор".

Выделим строку, перед которой хотим поместить новую строку и выполним команду «Вставка»à«Строки». Вводим данные в новой строке (в новом имени поля).

Для изменения в имени поля щелкнем на нем, затем нажимаем на клавишу <F2> для его выделения и вводим с клавиатуры новое имя.

Для удаления строки с именемполя ее выделяем и выполняем команду «Правка» à «Удалить строки»". Затем подтверждаем "Да". Не все поля можно удалить.

Для восстановления поля используются либо ком­бинация клавиш <CTRL><Z>, либо команда «Правка» à «Отменить удаление».

Введем новую услугу в на­шей гостинице  - коммерческое телевидение. Добавим в таблицу "Этажи" поле "Комм ТВ" логического типа, фор­мата "Да/Нет".

После этого переходим в режим таблицы. В каждой записи поля "Комм ТВ" появляется "Нет". Изменим на "Да" в номерах - люкс (комнаты 101, 201 и 301) - пусть коммерческое телевидение будет пока только в номерах - люкс.

Не забываем сохранять файл, когда уверены в проделанных изменениях. Ключевым словом в этой фразе является "уверены".