Иногда создается форма, которая накапливает и отображает данные. Иногда требуется создать форму, которая только отображает данные, — специальное "окно" в документ, имеющее формат, отличный от используемого для сбора данных. Подобные формы часто используются в качестве специальных документов, выводимых на печать.
Когда создается специальная печатная или подобная ей форма, используемая только для отображения данных, имеет смысл сделать все поля только отображаемыми. Можно также создать представление с формулой формы, которая указывает распечатываемую форму. При этом пользователям не придется постоянно вызывать команду меню View | Switch Form (Представление | Форма). При каждом открытии документа в представлении указанная в формуле форма будет отображать документ!
Перед тем как приступить к проектированию формы, следует определить ее представление и функции. Поскольку большинство баз данных содержат более одной формы, следует учесть связи между формами и определить назначение формы. Предназначена ли она для простого сбора данных или также для выполнения действий? Какую информацию форма должна отслеживать? Каков источник данных? Вводят ли данные пользователи, поступают ли они от внешних источников данных или вычисляются? Существуют ли какие-либо соглашения по защите?
Для каждого поля формы следует определить следующие характеристики:
Описание
Имя поля
Тип поля
Редактируемое/вычисляемое
Скрытое ,
Обязательное для выполнения
Стандартные значения
Формулы
В процессе проектирования форм базы данных может обнаружиться, что некоторая информация повторяется во многих формах. Примерами могут служить сведения об авторе и история редактирований, характерные для всех документов Notes. Может существовать несколько форм, для которых необходим поиск информации о сотрудниках, такой как имя, отдел и местонахождение. Для хранения и отображения подобной информации очень удобны подчиненные формы. Они также могут придавать формам более логичный представление. Применение подчиненных форм позволяет согласовывать представление не только форм, но и содержимого полей.
Общие поля (Shared Fields) могут также использоваться для обеспечения согласованности проектирования. Для общего поля можно задать формулу и тип данных, а затем повторно использовать эти параметры во всех формах базы данных.
На стадии проектирования внешнего представлениеа формы следует поискать подобные формы в другой базе данных, чтобы использовать их в качестве основы для проектирования.
Существует три типа форм Notes: "документ" (document), "ответ" (response) и "от-вет-на-ответ" (response-to-response). Стандартным типом форм является документ. Этот тип используется наиболее часто. Опция Туре (Тип) содержится во вкладке Form Info (Информация формы) окна FormProperties (Свойства формы).
Тип формы "документ" также называется главным (main) или главной тематической формой (main topicform). Он находится на вершине иерархии. Главные документы могут иметь несколько связанных с ними ответных документов. Подобным же образом, ответные документы могут иметь несколько связанных с ними документов типа "ответ-на-ответ".
Эта иерархия документов может использоваться в приложениях для сбора данных. Например, можно создать систему управления контактами, которая накапливает информацию о клиентах и каждом контакте между ними и компанией. Сначала создается форма главного документа для сбора информации о клиентах, включающей название компании, адрес, телефон, факс и т.п. Чтобы создать форму для контактов с клиентами, следует выбрать тип документа "ответ", включить в него данные, такие как дата и время контакта, инициатор контакта и результат контакта, а также все действия своей компании. Поскольку это ответный документ, он будет всегда связан с главным документом.
Связи между главными, ответными документами и документами типа "ответ-на-ответ" подобны связям между родительскими и дочерними объектами в реляционной базе данных. Эти связи обслуживает ряд функций (@Functions), таких как
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.