Учебная аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Армада-22»

Учебная аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Армада-22»

Проверка расчетов с подотчетными лицами проводилась на выборочной основе. Для проверки были предоставлены:

- авансовые отчеты за декабрь 2010 года;

- приходные и расходные кассовые ордера в части учета подотчетных сумм;

- регистры бухгалтерского учета: Главная книга за декабрь 2010, Главная книга за 2010 год;

- карточки счетов 50 «Касса», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- формы бухгалтерской отчетности.

Проверка началась с сопоставления данных по счетам бухгалтерского учета в части расчетов с подотчетными лицами за 2010 год. Согласно данным главной книги в учете были сделаны проводки:

Сальдо начальное                                                   0

Дт 71 Кт 50                                                             514 600 рублей

Итого оборот по дебету                               514 600 рублей

Дт 44 Кт 71                                                             16 505,08 рублей

Дт 50 Кт 71                                                             502 225,00  рублей

Итого оборот по кредиту                                      518 730,08 рублей

Сальдо конечное                                                    3 465,15

Все рассчитанные значения соответствуют данным, указанным в Главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за декабрь 2010 года.    Но хотелось бы отметить, что при составлении Главной книги за весь отчетный год не заполнены строки «начальное сальдо» ни по одному счету, включая 71, соответственно нельзя правильно рассчитать сальдо конечное. Рекомендуется заполнять остатки на начало и конец каждого месяца, а в годовой книге это обязательный реквизит. Также осталось не разъясненным, почему все расходы по данным учетных регистров списаны на счет 44 «Расходы на продажу», а не на счета учета затрат 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие, хотя в авансовых отчетах указаны именно эти счета. Влияние на финансовый результат это не окажет, так как в любом случае будет списано на себестоимость продукции (и дополнительные расходы), а вот фактическая себестоимость может быть занижена. Обращаем внимание главного бухгалтера на данное замечание и рекомендуем вести учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета.

Согласно данным карточки счета 50 «Касса» операций с подотчетными лицами было совершено в несколько раз больше, чем указано в карточке счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это указывает на неправильность ведения бухгалтерского учета  и вводит в заблуждение аудитора.

Также при проверке карточки счета 71 было замечено, что подотчетному лицу Банниковой Лидии Петровне систематически (один раз в 2-3 дня) выдается под отчет относительно большая сумма денег, через несколько дней эта сумма возвращается обратно в кассу, при этом факта покупки чего-либо установлено не было, ни один авансовый отчет к отчету не приложен.

При проверке авансовых отчетов выявились следующие грубые нарушения:

1.  Авансовый отчет от 13.12.2010 года на имя Кузьмина Е.Л. зафиксирован под номером 1, что наталкивает на мысль, что авансовые отчеты принимаются к учету не совсем правильно, как минимум неверно ведется нумерация. Главному бухгалтеру проверить правильность учета авансовых отчетов и впредь вести нумерацию с начала года.

2.  На том же авансовом отчете от 13.12.2010 на имя Кузьмина Е.Л. нет росписей генерального директора и главного бухгалтера, а отчет принят к учету. Далее в строках расшифровка подписи руководителя и главного бухгалтера указаны не существующие сотрудники организации:

Таблица:

Должность	По данным зафиксированным в Уставе	По данным авансового отчета от 13.12.2010
Генеральный директор	Альбах Э. И.	Агафонов В.И.
Главный бухгалтер	Метелкина В.А.	Шумов В.А.

Возможно, этот авансовый отчет попал в учетные регистры случайно, но проверка наименования организации (Армада-22) и подотчетное лицо (Кузьмин Е.Л.) соответствуют данным организации. Рекомендуется незамедлительно переоформить документ в соответствии с правилами заполнения авансовых отчетов, проверить правильность указанных сумм по предоставленным оправдательным документам.

Следующее нарушение зафиксировано по назначению полученного аванса (авансовый отчет также от 13.12.2010 года). В строке «назначение аванса» в авансовом отчете указана «приобретение ТМЦ», что подтверждается проводками отраженными там же:

Дт 71 Кт 50           4000 рублей

Дт 10 Кт 71           550 рублей

Дт 20 Кт 71           1500 рублей

Дт 50 Кт 71           1950 рублей

Но согласно расходному кассовому ордеру деньги в подотчет Кузьмину Е.Л. выданы на командировочные расходы, при этом ни приказа, ни служебного задания, ни командировочного удостоверения к отчету приложено не было. Также необходимо отметить, что расходный кассовый ордер от 01.12.2010 года зафиксирован под номером 2, что еще раз позволяет усомниться в правильности ведения расчетов с подотчетными лицами.

3.  В авансовом отчете №18 от 17.12.2010 сделана проводка:

Дт 76.08 Кт 71                622 рубля