Пути совершенствования бухгалтерского учёта реализации товаров

2.4. Пути совершенствования бухгалтерского учёта реализации товаров

С развитием вычислительной техники, и в частности, с появлением ПЭВМ и компьютерных систем, встал вопрос об организации  бухгалтерского учёта товарооборота в розничной торговле с применением этих технических средств. Из года в год всё большее количество организаций потребительской кооперации пытается решить проблему автоматизации учёта. Для этого существуют объективные причины, которые и влияют на окончательное принятия руководством организации.

При ручном способе учёта около 40-45% времени бухгалтер расходует на выполнение своих функциональных обязанностей: работа с первичными документами, предварительный и последующий контроль за правильностью выполнения хозяйственных операций; анализ текущей информации, а остальные 55-60% составляют непроизводительные затраты времени (размещение информации в учётных регистрах). Последние операции с успехом решает компьютер.

Процесс комплексной автоматизации учётных работ организации представляет собой систему, работа которой зависит от ряда факторов. Все эти факторы можно разделить на внутренние и внешние. К внутренним факторам относятся:

1)  личное участие главного бухгалтера

На всех этапах работ, связанных с автоматизацией учёта, должен принимать участие главный бухгалтер. Он должен понимать и знать основные принципы работы любой бухгалтерской программы, должен сам работать на компьютере и знать все АРМы после внедрения.

2)  наличие единомышленников и специалистов

Основными неблагоприятными моментами, с которыми приходится сталкиваться на практике в ходе автоматизации – это непонимание, нежелание и неподготовленность отдельных бухгалтеров к работе на компьютере. Для преодоления этого негативного влияния от руководителей организации требуется применение различных методов убеждения, объяснения важности и необходимости, а иногда помощь, связанная с организацией предварительного или дополнительного обучения бухгалтеров работе на компьютере.

3) обеспечение финансовых и организационных условий 

Как и любое мероприятие, связанное с улучшением процесса управления организацией, автоматизация учёта требует определённых финансовых затрат. Нельзя приступать к автоматизации учёта зная о том, что денежных средств хватит только на программу и часть компьютерной техники, а на соответствующее сетевое оборудование и монтажные работы можно заработать через 3-6 месяцев.

Не менее требовательное отношение должно быть предъявлено и к оценке внешних факторов, которые связаны с выбором программного обеспечения или принятия о его разработке.

Условие первое: необходимо провести конкурсный отбор как можно большего количества предлагаемых к продаже пакетов бухгалтерских программ. Это позволит выбрать программу, которая соответствует отрасли деятельности данной организации, принятой в организации системе учёта и учётной политике, а также целому ряду других особенностей.

Условие второе: прежде чем принимать решение о покупке программы, необходимо узнать информацию о репутации фирмы (период работы на рынке, является ли фирма разработчиком и продавцом или только продавцом, каким документом подтверждается разработка и права разработчиков, отзывы о работе непосредственных покупателей и т. д.). Эта информация позволит сделать правильный выбор и избежать ситуации покупки некачественного и без сервисной поддержки программного обеспечения.

Условие третье: нужно сформулировать чёткие требования к программе (по конкретным участкам учётных работ, удобство работы, наглядность представление экранов, по ценам, по срокам и количеству предлагаемых дополнительных сервисных услуг и др.), обобщив информацию в виде таблицы. Это позволит сделать правильный окончательный выбор.

Условие четвёртое: приобретать программу можно при условии, что фирма – продавец предполагает или обеспечивает комплекс услуг (выступает как разработчик или продавец сертифицированного продукта, обучает бухгалтеров или настраивает программу с учётом конкретных условий, обеспечивает гарантийное обслуживание не менее 1 года, выполняет работы по обслуживанию за небольшую плату после истечения срока гарантии).

Условие пятое: надо определить операционную систему, под управлением которой работает бухгалтерская программа. Существует 2 системы DOS и WINDOWS. Программы, работающие под управлением DOS, обеспечивают надёжность, быстроту информации, менее требовательны к оборудованию, но не позволяют выводить документы на печать с высшим качеством. Пользовательский интерфейс у таких программ значительно ниже, чем у программ, работающих под управлением WINDOWS. Программы, работающие в среде   WINDOWS более требовательны к компьютерам, уровню подготовки специальных компьютерных знаний бухгалтеров.

В настоящее время существует 2 подхода к организации  автоматизированной системе бухгалтерского учёта товарооборота в розничной торговле:

1)  Основывается на суммовом учёте. Данный подход характерен для небольших магазинов и магазинов, действующих в системе потребительской кооперации. Система потребительской кооперации обладает широкой сетью организаций розничной торговли, которая расположена преимущественно в сельской местности. Торговое обслуживание в этих магазинах связано со значительными издержками; поскольку уровень платёжеспособности населения невысок, оснащение каждого такого магазина средствами вычислительной техники нецелесообразно, поэтому в розничной торговле потребительской кооперации используется централизованная форма обработки данных. Материально ответственное лицо в магазине в ручную заполняет товарно-денежный отчёт и сдаёт его в розничную торговую организацию. Бухгалтер заносит информацию по каждому документу отчёта итоговыми суммами. Таким образом, справочник товаров не ведётся и организация количественно-суммового учёта невозможна, поэтому в таких условиях решаются следующие функциональные задачи:

ü  аналитический учёт движения товаров и тары в разрезе материально ответственных лиц,

ü  учёт выручки от реализации товаров,

ü  учёт поставки товаров и расчётов с поставщиками,

ü  учёт переоценки товаров, товарных потерь, инвентаризация.

2)  Основанный на количественно-суммовом учёте. Данный подход используется в крупных магазинах, которые имеют средства на закупку вычислительной техники, и основой этого подхода является штриховое кодирование товаров. В данном случае цепочка движения товаров будет следующая: закупка у поставщиков, оприходование  на складе магазина, передача в торговый зал и продажа покупателям. При закупке и оприходовании товаров на складе могут быть три принципиально различных варианта:

ü  товар расфасован, упакован и имеет штриховой код; при оприходовании на склад материально ответственное лицо считывает код сканером и заносит количество тары,

ü  товар упакован, но не имеет кода, в этом случае материально ответственное лицо при помощи компьютера в ручную формирует код, распечатывает ярлыки с ним и наклеивает на товар,

ü  товар весовой; в этом случае его фасовка производится на электронных весах, которые связаны с компьютером  и   автоматически формирует штрих-код.

В любом случае на складе формируется информационная база по товарам, передаваемым в торговый зал, и эта база передаётся на кассовые терминалы. Кассовые терминалы могут быть пост-терминалами или фискальными кассовыми аппаратами. Кассир вводит в ручную штрих-код или с помощью сканера, при этом происходит корректировка информационной базы передаваемой со склада. После окончания смены, если система работает по принципу off-line или в течение смены по принципу on-line, сведения о продукции и поставщиках передаётся в бухгалтерию. На основании переданных отчётов формируются сводные машинограммы.

Особенности программного обеспечения:

·  возможность организации учёта товаров в продажных ценах,

·  цена на товар может зависеть от времени приобретения партии и других признаков, таким образом, на один и тот же товар может быть установлено несколько цен, причём каждая из них распространяется на определённое количество товара, поэтому программа должна хранить «историю» изменения цены во времени,

·  программа должна давать возможность проведения переоценки товаров, как всей совокупности, так и отдельных частей, при этом должны составляться соответствующие документы,

·  должна быть обеспечена работа с выручкой, желательно с возможностью указать сумму в целом по магазину или с указанием конкретного товара,

·  должен вестись учёт задолженности торговой организации  по заключённым договорам,

·  должен автоматически формироваться товарно-денежный отчёт и учётные карточки по продажным ценам,

·  формирование проводок должно осуществляться с учётом специфики организации.

Автоматизированная форма меняет технологию ведения бухгалтерского учёта. Процесс создания первичных документов, их регистрация, обработка и хранение, формирование синтетических регистров происходит параллельно с помощью ПЭВМ и непосредственно на рабочем месте бухгалтера, повышает достоверность сводных данных ЭВМ и качество выходной информации, что значительно сокращает время обработки, ввода и контроля входной информации, повышает творческую отдачу работников учёта при решении ими задач бухгалтерского учёта, исключает промежуточные и непроизводительный ручной труд бухгалтера.[42, с.22]