Документальное оформление результатов ревизии, страница 2

Акт ревизии с выводами и предложениями составляется в нескольких экземплярах и представляется правлению проверяемой организации, правлению вышестоящей организации, а в случаях хищений и злоупотреблений — судебно-следственным органам.

Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемого предприятия (организации). Последние обязаны при наличии возражений или замечаний не позднее трех дней со дня подписания акта представить письменные объяснения. К акту также прилагаются письменные объяснения других должностных лиц ревизуемого предприятия, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Ревизующие проверяют правильность фактов, изложенных в объяснениях, и дают по ним письменное заключение.

В тех случаях, когда выявленные ревизией нарушения требуют безотлагательного оформления; до ее окончания составляют промежуточные (частные) акты. Это необходимо при установлении недостач денег в кассах, товаров в магазинах, обнаружении неучтенных товаров, выписке подложных или бестоварных документов. Промежуточные (частные) акты со­ставляются также для оформления результатов ревизии отдельных участков деятельности ревизуемого предприятия, например ревизии кассы, инвентаризации материальных ценностей и основных фондов и др. Частные акты прилагаются к основному акту ревизии и являются его неотъемлемой частью. Они подписываются ревизующими и должностными лицами, отвечающими за проверяемый участок работы, или материально ответственными лицами, на которых возложена сохранность средств. Важнейшие факты, изложенные в промежуточных актах, включают в основной акт ревизии.

Промежуточный акт ревизии должен иметь следующую примерную структуру: описательную часть; результаты исследования материалов, относящихся к недостаче; заключение о сумме ущерба, обстоятельствах, способствовавших возникновению недостачи, и ответственности должностных лиц; приложения.

Выявленные факты однородных массовых нарушений группируют в накопительных ведомостях, прилагаемых к акту ревизии, а в акте приводится только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующие приложения. Группировка нарушений способствует сокращению объема акта, а также делает его более компактным.

Записи в ведомости производят по установлению фактов нарушения применительно к разделам основного акта ревизии или по видам однородных нарушений. Ведомости подписываются ревизующими и главным бухгалтером предприятия (организации). Накопительные ведомости обычно составляют по не планируемым потерям и списаниям, на переплату по авансовым отчетам подотчетным лицам, на нарушения, допущенные по расчетным опера­циям, и др.

Завершающий этап ревизии – реализация ее материалов. По материалам, содержащимся в акте ревизии, ревизор составляет выводы и предложения. Они представляются в форме проектов приказов или постановлений как обревизованной, так и вышестоящей организации. Выводы и предложения, являясь одним из главных элементов ревизии, должны быть обоснованными, правомочными, краткими и целенаправленными.

Проекты постановлений могут быть развернутые с рекомендациями по результатам ревизии, и краткие с перечнем основных нарушений. К краткому проекту прилагают перечень мероприятий, предлагаемых ревизующими, а в постановляющую часть вносят пункт об его утверждении. Организационные выводы о работе ревизуемой организации отражаются в постановлении правления вышестоящего органа, назначившего ревизию. Постановления должны быть четкими, логичными, понятными и состоять из двух частей: констатирующей и постановляющей. Первая из них основана на выводах ревизующих, вторая – на предложениях.

Предложения по результатам ревизии должны разрабатываться ревизующими совместно с руководством обревизованной организации и её специалистами и всесторонне обсуждаться.

Предложения по итогам ревизий, произведенных ревизионными комиссиями, рассматривают: руководители предприятий – немедленно после получения материалов ревизии, правления облпотребсоюза – в срок до одного месяца.

Существенное значение для эффективности ревизии имеет правильная организация рассмотрения ее материалов. Заседания правления являются важным методом управления предприятиями и реализации материалов ревизии. На заседание приглашают минимальное число людей и только тех, участие которых действительно необходимо. Приглашаемые лица должны обладать соответствующей компетентностью и правомочностью. Проект постановления по материалам ревизии рассылается участникам совещания заранее.

Контрольно-ревизионные органы обязаны обеспечивать надлежащий контроль за исполнением принятых решений. Для этого в ревизионных управлениях ведется книга учета проводимых ревизий и контроля за выполнением принятых по ним решений. Контроль за выполнением решений, принятых по результатам ревизий, может осуществляться в различных организационных формах. Одной из них является своевременное представление обревизованными организациями письменной информации о принятых ими мерах.

Контроль за выполнением решений может производиться на местах путем выезда в командировки работников контрольно-ревизионных служб.

Также, методами контроля за принятыми решениями могут быть вызов руководителей организации с отчетом, закрепление ответственных, работников из ревизующей организации для наблюдения за ходом реализации решений, проверка исполнения предложений в процессе проведения очередной ревизии.

В ходе проверок ревизующие должны отметить своевременность и полноту исполнения предусмотренных мероприятий, указать на повторное принятие постановлений по одним и тем же недостаткам и вопросам, отметить возможные факты беспринципности и некомпетентности в решении вопросов. По результатам составляют докладную записку или акт.

Таким образом, качество ревизии зависит не только от уровня её организации и правильности проведения, но и доброкачественности оформления обобщающих документов, докладных записок, актов, справок, постановлений и прочих документов, на основании которых принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений, разрабатываются мероприятия, налагаются штрафные санкции, привлекаются к условной ответственности виновные лица.